南京地铁企业资产管理系统的物资管理之路

王 迪

(南京地铁运营分公司物资中心，210012，南京∥工程师)

企业资产管理(Enterprise Asset Management，简为EAM)是面向资产密集型企业的信息化解决方案的总称。它以提高资产可利用率、降低企业运行维护成本为目标，以优化企业维修资源为核心，通过信息化手段，合理安排维修计划及相关资源与活动，从而提高企业的经济效益和市场竞争力。

南京地铁EAM系统采用的是瑞典IFS公司的应用系统。它主要包括物资管理模块、设备管理模块、工单管理模块、定额管理模块、文档管理模块等。其中，物资管理模块实现物资的计划、采购、仓储、财务控制等业务流程;设备管理模块采用地铁设备结构树的形式，对设备进行层级管理;工单管理模块实现设备的报修、任务分配、维修、报告、历史记录等，对维修工作进行全过程的计划和掌控;定额管理模块则是对年度维修过程中消耗的物资进行统计;文档管理模块对物资信息、设备资料、历史信息等进行存储及管理。

1 南京地铁的物资管理之路

南京地铁自2005年1号线运营以来，在短短7年时间内生产性物资库存由不足千万元到现在22800万元的规模，增长速度惊人。现回顾一下南京地铁的物资管理之路。

1.1 EAM系统的基础建设

作为夯实基础的第一步，进行了EAM系统的基础建设。在EAM系统上线之前南京地铁已有一套物资管理系统。该系统主要记录生产性物资的收发情况。为实现对资产的全面有效管理，南京地铁运营公司于2007年启动了EAM项目。该系统实现了生产性物资从申报、审核、询价、采购，到货物验收、入库、发料等全业务流程的管理，建立起了统一的物资编码体系;搭建起了高效、开放的数据平台;开发了反应物资管理流程的各类报表，将原来的手工业务改造成在EAM系统运行的电子化业务。这一步打下了EAM系统建设的坚实基础，也实现了EAM系统建设的最初和最基本的期望。

1.2 物资管理业务流程优化

作为摸索前行的第二步，进行了物资管理业务流程的优化。随着南京地铁2号线、1号线南延线的开通，为了更好地满足现场维修保养的需要，对EAM系统的物资管理环节做了如下的改进与优化。

1.2.1 采购计划的优化

采购计划的主要作用是合理地安排物资的采购，保证数量正确的物资在正确的时间内能够及时满足日常运营维护要求。制订合理的采购计划可以减少除正常物料需求和安全库存之外的多余物资，从而达到压缩库存资金的作用。采购计划来源于具体的需求和工班对生产维护的预测，主要包括:生产一线检修工单、项目计划修的物料需求，日常性消耗物资的需求，工班根据生产和维护的实际情况做出的预测，设备委外修、改造等服务或劳务采购的需求，固定资产购置需求等。

EAM系统中，采购计划的主要表现形式是采购申请。为了及时有效地反应生产一线的需求，将采购申请填报单位由各中心细化到班组;在保留年度申购的前提下，将日常申报时间由季度改为月度，即在每月15日前由各生产班组进行申报，过期不予申报;将物资属性划分成生产型与储备型，合理安排采购资金;把物资实际采购价乘以相应系数作为物资采购预算价，采购申请采用中心、部门、财务三级审核。这样填报的采购计划，需求明确、预算真实，为采购计划的制订提供了有力支持。此外，EAM系统新增了采购申请包功能，将经常性申购的物资打包申请，减少了生产班组申报的工作量，提高了工作效率。

1.2.2 新增网上询价功能

为了拓宽采购渠道、提高采购效率、降低采购成本，在外网新建了网上采购系统的询价平台，实现了供应商注册、网上发布公告、供应商报价、报价返回、密封开启报价、价格对比等功能。南京地铁的网上采购系统功能如图1所示。

图1 南京地铁的网上采购系统功能

供应商在规定的报价截止日期前在南京地铁的网上采购系统进行报价，报价截止后结果会转到EAM系统中。采购员就可以根据报价结果(价格、折扣等信息)，综合考虑供应商的运输方式、信誉、质量等因素，并在确定供应商后，提交相关负责人审批，审批通过后直接生成采购订单。对于其余落选的供应商，网上采购系统可以向其打印拒绝信。每个供应商的询价结果会记录到数据库中，以便日后查证或参考。

1.2.3 采购订单优化

由于地铁运营线路的增加，EAM系统内的采购订单也需要按线路生成，因此一个订单会有多个流水号。采购员在EAM系统生成采购订单时会有遗漏或重复现象，为此制作了采购订单模板，将同一个订单下的多个清单页面合并到一起，生成合同文本，以方便采购员与供应商签订合同，同时也将合同保存在EAM系统内(做成电子合同备份)。库管员也可以在采购订单页面选择打印到货物资清单，以确保采购物资与送货物资的一致性。

1.2.4 采购完成情况统计与分析优化

为了更好地对采购情况进行统计与分析，利用水晶报表(CRYSTAL REPORT)开发工具来统计采购计划的执行情况。计划工程师可以查看每一个已完成和正在进行中的采购订单，并分析具体原因;也可将报表中记录采购的进展情况生成进度表，以便对采购进度能够有很直观的感知。

1.3 业务流程的重组及再造

作为关键的第三步，进行了业务流程的重组及再造。众所周知，BPR(业务流程重组)是ERP(企业资源计划)类软件实施的核心工作，而对于EAM系统，BPR就意味着物资管理业务的重组与再造，意味着需要改变传统的办法，转向更为高效贴近实际的方式。

1.3.1 新增采购任务模块

以前的任务划分是在EAM系统之外用EXCEL表进行，因此会产生错划与漏划，同时采购任务的进度由采购员自行控制，缺乏有效的监督。

为此，2012年在EAM系统中新增加了采购任务模块。采购申请一旦通过审核，计划工程师便会按照采购员和采购物资类别进行划分。采购任务一旦生成，那么采购人员即按照采购管理规定的要求，明确采购类型、采购周期。在采购任务的执行过程中，由计划工程师对采购任务进展情况进行记录和提醒。每一个采购任务都提供备注功能，相关人员可以把采购任务执行中的实际情况在EAM系统内加以备注。

1.3.2 新增二级库管理模式

根据生产实际需要和成本精细化管理要求，2012年南京地铁运营公司在每个生产中心下设立了若干二级库，所有生产性物资由总库调拨入二级库，各生产班组根据现场设备维修保养实际情况，在EAM系统内登记物资消耗。EAM系统新增二级库调拨模块，实现了总库与各个二级库之间的调拨功能;实现了各二级库的工单发料、自助盘点功能，开发了二级库盘点表、库存收发余额表等相应报表。通过近一年时间的推广应用，二级库管理模式较好地满足了现场应急抢险的需要，完善了设备维修定额，同时也真实地反应出物资成本的支出，达到了精细化管理的目的。

1.3.3 制订按修程发料模式

在2012年之前，物资领料模式主要是按需随时领料。这虽然满足了一线的生产需要，但也出现了一些问题:①领料与月度检修计划不对应，随意性较大，领料批次多;②一旦限制领料次数，则需求部门会一次性多领，造成物资积压;③ 由于领料多为即时领料，仓库临时备料时领料人员等待时间较长，同时还对仓库正常工作造成干扰。

随着物资消耗的历史数据不断积累和设备维修管理修程的不断完善，定额从无到有，再到日趋准确。在某些修程定额准确的基础上，根据其月度检修计划，制订了按修程发料的新模式。具体来说就是对某些修程制订了需求定额包，这样每当月度检修计划出台后，需求单位即可按需求定额包领料，减少了申领的工作量。同时，仓库在月初根据需求单位的检修计划提前分包备料，这样既提高了工作效率，又合理地安排了工作计划。如库存不足时可提早发现，避免缺货。

物资管理的前两步要求“把事情做正确”，而第三步则提出了“做正确的事”。换句话说，在物资管理领域的工作分为策略和执行二个层面，再好的执行如果策略不当，其效果也是有限的，甚至是无用的。而EAM系统则是通过BPR进行全面业务的重组与再造，达到这一层次时，EAM系统所能创造出来的就不仅仅是效果而是经济效益了。不再只想着把事情做正确，而是要制定出正确的策略，能够真正应用好EAM系统，以提升物资管理水平。

2 结语

物资管理的信息化之路绝对不是一蹴而就的，而物资管理业务流程的优化和改变更需要一个过程，作为物资信息系统的管理者，要做的就是加速和催化这个过程。在EAM系统应用的现阶段，不仅要夯实基础、探索前行，更重要的是要对物资管理的业务流程改造进行长远规划，不能因其难而生畏。在业务流程改造过程中不宜目标分散，而要集全力去攻一点。一旦在一个点上取得突破，就能够获得更多的支持和信任，毕竟广大的一线员工是EAM系统的使用者和评论者。总而言之，在EAM系统的建设和应用过程中，应重在持续改进和完善。

［1］白小平.EAM系统在物资管理中的应用［J］.物流技术，2006(10):73.

［2］温力强，刘亮，杨卓成.基于ERP固定资产采购管理系统研究与创新［C］∥河北省冶金协会.2011年河北省冶金信息化自动化年会论文集，2011:207.

［3］崔卫麟，陈荔，徐福缘，等.轨道交通企业管理信息系统建设浅析［J］.城市轨道交通研究，2010(4):33.