信息时代企业科技档案创新的思考

郜彦

(北京汽车股份有限公司汽车工程研究院,北京 101300)

信息时代企业科技档案创新的思考

郜彦

(北京汽车股份有限公司汽车工程研究院,北京 101300)

本文介绍了信息时代的企业科技档案管理中的创新问题的想法和观点。

企业科技档案 创新

在当今知识经济和信息时代，众多企业虽已搭建起了科技信息平台，但距离真正意义上的信息化管理仍差距很大，而距离档案信息化管理的实现，则更遥不可及。目前现状不容乐观，影响了企业科技档案信息资源的开发和利用，难于适应信息化建设的要求。企业科技档案信息存储和处理的数字化，以及传递的网络化，现早已达成大势所趋的共识而势在必行。

1 企业科技档案管理现状

(1)数字化程度偏低:企业科技文件运行依然是纸质与电子文件双轨，科技档案管理归档和整理的基本策略，现仍是按纸质与数字化档案双套制并行。但由于人们考虑到档案安全性和保密性，加之长期养成的纸质阅读习惯，仍还主要依赖于纸质档案。员工若想在企业系统平台上，直接查阅有些文档的全文仍很困难。因许多科技档案数据库主要记录的对象，大都是档案文件的二次文献信息，即文件的著录信息。结构的确定，其实即是将著录卡上的项目，转换为数据表上的字段信息，而具体信息却并未归入信息系统。现行的档案数据库和档案信息系统，只注重依赖信息系统，却忽略了系统内容质量的提高，以及内部信息资源的整合和利用，致使规范标准缺失、逻辑设计混乱、质量低下等问题层出不穷。不同部门使用不同的标准系统，且各部门之间的系统很难实现相互连通，使得企业内部的信息割裂。不同的标准和部门系统就像隐形的屏障，阻碍了信息的快速共享和交流。(2)编研工作滞后:由于普遍存在重文书轻科技档案编研的现象，加之科技档案编研人数较少，业务素质又偏低，专业技术素质则更不尽如人意，使得科技编研材料只注重追求数量和速度，编研工作与现实则相脱节，编研成果率低下，编研材料的内容普遍单一，档次偏低，一次性编研成果多，而适应形势发展的深层次编研成果却很少。(3)复合型人才缺失:由于主客观原因，复合型人才严重匮乏。现有科技档案管理人员普遍专业知识老化，老龄化，未曾接受过系统的专业教育，以及信息化培训更廖若星晨，业务素质难以满足需要。(4)服务方式被动:由于缺乏与外界的沟通和交流，服务的内容、范围和方式都比较单一，服务的对象有局限性，只能为企业内部提供借阅和复制和利用，服务方式被动，坐等上门、按图索骥。(5)科技文件管理较分散:在工程项目完结后，产生的大量科技文件，均还分散在各形成部门，且同一项目的非同类文件又分散在不同部门中，均不能及时归档，致使科技档案的实体分散，整体信息不全。不少企业科技人员将科研成果据为已有，科技文件实体的私有，阻碍了内部人员知识的共享和交流。随着企业人才的调离和流失，使得企业信息资源，产生一定程度的断层和流失。(6)归档率低:众多企业科技文件归档率低，许多重大科技活动、科研项目的档案，往往只保存着有关立项，以及验收工作的部分档案，然而反映项目研究过程的原始记录，以及研究状况等重要数据，却未作保存。甚至连计划项目承担单位的档案部门也未保存。由于信息缺失过多，它们既不能起到借鉴作用，也不能成为共享信息资源。(7)管理模式陈旧:众多企业科技档案管理模式陈旧，尽管电子档案现已大大超过了纸质载体档案的数量，但仍局限于科技档案实体的收集、整理、保管和利用，缺乏完整、统一的流程规范，还普遍存在档案丢失、损坏以及泄密等诸多问题。由于缺乏严谨、周密的推进计划，致使对科技档案的数字化、网络化管理则一直很少涉及，故工作效率偏低，进展缓慢，甚至停滞不前。(8)服务手段落后:由于部分决策者不够重视，软硬件设施投入均不足，致使经费有限、设施陈旧、人手不够等矛盾日益突出，很难购置先进的设备。科技档案管理部门自动化管理水平低，不能运用现代化计算机网络通信技术，进行科技成果转让和信息交流，只能简单地编制科技档案案卷目录、专题目录，或部分全文检索等，基本处于手工操作状态。

2 企业科技档案管理创新

作为企业信息管理重要组成部分的科技档案管理部门，面对新形势、新要求，应与时俱进，积极探索，锐意改革，并勇于实践，提高整体服务效率和质量，以适应信息化管理的要求，实现科技档案管理信息化的创新。

(1)思想观念创新:科技档案部门要转变观念，对科技档案信息化建设要做到有组织、有计划、有安排。通过各种形式，不断广泛宣传，提高各级领导和管理者的认识，从而统一思想，统筹规划，及时协调，在人力、物力、财力方面争取支持和配合。档案管理人员应打破传统的思维定势，学习新知识，把科学技术应用到档案的管理、开发，以及反馈的全过程中来。积极地开发利用科技档案信息资源，不断提升数字化水平。企业应加大软硬件经费的投入，配置各类先进的设施、设备。应将科技档案信息化建设纳入企业档案信息化建设总体规划，纳入有关职能部门的岗位职责，以及员工绩效考核范围。(2)组织机构创新:在组织机构建设上，设置专门的科技档案室，配备配齐专职人员，建立、健全管理制度。在队伍建设上，要通过多种途径选拔、培养人才，应大力引进档案、计算机应用等相关专业，尤其是既懂档案业务，又具备计算机知识的专业复合型人才。强化继续教育力度，开展计算机应用能力、网络、相关的科技知识等培训，加强职业意识教育。提高人员整体素质，使之从传统的实体保管者，逐渐成为管理者，科技知识提供者及科技决策咨询者，从而实现管理手段由手工型，向技术型转变。(3)管理模式创新:在管理体制上，要实行“统一领导、分级管理”。对本企业履行宏观领导和管理职能，对各部门负责监督、检查和指导。在管理方式上，要应用现代化计算机网络信息技术，对信息资源进行处置、管理和提供利用服务，使之由传统的实体保管，逐步转变为现代化档案实体的数字化、网络化信息管理。在管理机制上，要实行总经理负责、总工程师分管制，需建立、健全和完善的业绩考核制度、规章制度，评价机制，应努力营造出员工齐抓共管的工作机制氛围。(4)管理技术创新:逐步建立科技档案数字化、网络化信息管理系统，实现科技档案案卷、文件目录检索和全文查询。其具有很强的经济性，用户不需投入较高成本，便可提升查阅档案信息的效率，调动其使用档案信息的积极性，提高了档案信息资源的管理水平，实现了资源共享的目的。要依据实际情况，选用适合的科技档案管理软件，其体系结构、系统功能、适用网络结构、后台数据库、与办公自动化系统数据接口、以及科技档案管理模块等，均要符合信息化建设的要求，必须做好科技档案案卷级、文件级目录数据库的录入、查询和维护工作。档案管理人员从收集、整理、鉴定、保管到开发利用，逐步优化管理流程，建立、健全各种管理制度和操作规程，坚持创新和改进工作方法。(5)服务手段创新:首先，可设局域网，进行科技档案查询利用。在企业内部信息网上建立“科技档案信息网”主页，栏目设置主要有组织机构、档案法规、业务建设、档案查询、电子邮件等。其中通过“档案查询”，链接科技档案管理软件系统，档案管理人员负责用户注册，各部门用户可根据权限进入系统，查找科技档案案卷和文件目录，查阅电子档案全文。其次，通过因特网，企业中一些不需要加密的文档，内容即可在网络上公布。由于无加密设置，用户便能直接在网上阅读，或下载后查看，可方便快捷地查询已开放的科技档案信息。将档案信息网并入企业因特网，所属企业科技档案文件、表格、单据、图纸、照片、录音、录像等多媒体资料，通过网络传输到科技档案信息数据库中，实现电子文件的自动归档、网络查询、数据一次输入、多次输出，提供科技档案查询服务。加强数字化档案的利用，建立信息资源数据库，能有效实现众多电子信息的储存、分类、检索和查询。建立、健全和完善电子档案查询使用制度，用制度确保涉密电子档案的安全。特别针对有保密要求的企业内部网络而言，可实现电子档案信息的有效和快速归档，所属部门、社会用户在权限控制下，不仅能完好地保存一些电子文件，还能采用加密技术，保障科技档案的安全，防止重要文档被其他进行查阅和传播。(6)服务方式创新:通过局域网和因特网，不再沿用过去查阅加目录式的单一服务方式，而采取多种查阅方式并重，分别建立不同载体形式的阅览区域:纸质、电子、声像等。同时，还可提供兼有传输、检索和利用功能的在线服务，可跨越时空，突破地域限制，实现科技档案信息资源高度共享，使安全性和保密性，得到更好地保护和利用，充分有效预防和杜绝网上泄密、侵权或违法行为，实现信息网络化、技术现代化及管理智能化。要在保障安全的基础上，多形式、多渠道地拓展服务方式，迅速实现由被动、单一和封闭型服务，向主动、多元化和开放型服务的转变。企业科技档案部门应自始至终坚持“资源共享”的理念，最大限度地整合档案资源。为使收集、处理、完善、存储，以及使用档案信息资源这一系列流程得以实现，应加大信息资源共享的力度，采取切实可行的措施，寻找有用信息，使文献资源得到最大限度地存储。逐步有效改善传统中科技图书、科技情报及科技档案管理的现状，建立一个完善的社会科技信息管理系统。使之具有易管性和整体性，以得到高度整合。应在建立社会信息管理系统的过程中，对科技档案目录的建立工作给予高度的重视，为企业科技档案工作的快速、持续，以及稳定的发展，提供可靠的保障。创新是企业不断进步的永恒主题，更是企业发展无穷的动力。科技档案信息化管理程度的高低，直接影响企业整体信息化的管理水平。利用现代信息技术，充分发挥网络技术及数据库技术优势，建立起科学适用的科技档案管理系统，使科技档案建设与企业信息化建设得到同步的发展，为企业的技术创新能力提供充分的技术支持。对增强企业科技创新能力，提高企业现代化管理水平，具有重要的现实意义和深远的历史意义。

[1] 周兴芳.中小企业科技档案管理模式创新研究[J].中小企业管理与科技,2010(7).

[2] 胡晓霞.新形势下加强企业科技档案管理工作刍议[J].《机电兵船档案》,2008(3).

[3] 张薇娣,张薇娅.新形势下科技档案管理模式创新研究[J].太原城市职业技术学院学报,2009(9).