企业档案信息资源的开发利用

宋瑛

(天津振津工程集团有限公司,天津 300222)

企业档案信息资源的开发利用

宋瑛

(天津振津工程集团有限公司,天津 300222)

档案信息资源的利用是档案管理中的重要一环,是实现档案价值的关键步骤,所以档案的利用是档案工作的一个永恒的主题。其内容价值的隐性化及其与档案信息市场的时空距离。这一特点决定了要想不断地把珍贵的档案信息开发出来,积极为现实社会各项工作服务,档案部门除了搞好日常的档案管理工作,必须切实把档案信息的开发利用工作搞上去。本文围绕企业档案信息资源的开发利用工作谈谈自己的粗浅认识。

档案信息 服务 素质定位 资源开发

1 服务形式的精品定位

档案工作的服务性突出地表现在档案利用工作这个环节上。提供档案的服务形式包括档案的检索及开发编研档案信息等。服务形式的精品定位就是使档案检索及传递的档案信息最有效、最具特色。

从企业档案来说，作为企业档案信息管理部门，它的任务，除了要认真负责地搞好本企业档案材料的收集、整理、保管、统计、鉴定等项基础工作，确保档案信息的齐全完整和科学管理外，其最主要的任务就是千方百计为企业的经营发展和各项工作服务，这是企业档案工作最根本的服务方向。如果把这一任务与方向具体化，那就是档案工作要贴近本企业的生产、研发、销售等各项工作，紧紧围绕企业经营发展中的难点、热点问题，开展档案信息的开发、研究、编辑、加工，急企业之包急，想企业之所想，千方百计地为企业经营决策服务，为企业各部门出谋划策，为生产一线排忧解难。这就要求企业档案人员，不仅要关心和掌握企业生产经营活动中的各项信息，还要通过更新观念，强化档案信息开发与服务意识。要采集与本企业相关的信息，丰富信息内容，做到信息灵、收集快，利用这些活的信息，积极主动为企业各项工作提供及时有效的服务。

2 服务人员的素质定位

在生产力的诸要素中人是决定因素档案工作服务质量的好坏服务人员的素质是关键。在档案工作不断深入发展过程中人员素质内涵不断丰富。人员素质包括政治素质、业务素质和时代意识。

2.1 政治素质指档案人员的政治理论水平政治态度及职业道德等

这就要求档案人员要认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平建设有中国特色的社会主义理论，按照江泽民同志提出的“讲政治”去做做到有正确的政治方向、政治立场和政治观点加强政治纪律提高政治鉴别力和政治敏锐性要在涉及档案工作的路线、方针、政策等重大原则问题上同党中央保持高度一致树立正确的世界观、人生观、价值观恪守档案工作纪律贯彻执行《档案法》严守党和国家的机密热爱档案事业全心全意为人民服务甘当无名英雄更新观念开拓进取。

2.2 业务素质是指档案人员履行职责的知识水平和技术实践能力

档案人员应具有较高的、相应的专业知识即不仅学习掌握档案学理论知识还要熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术比如文史知识、社会学、情报学、统计学、心理学、传播学及现代化设备的操作技术，特别是从事信息开发和编研工作的人员必须以“博才”或“通才”取胜。档案人员不但要有继承传统档案工作理论的观念还要有研究探索档案工作发展中出现新情况的意识利用先进技术解决新问题丰富和发展档案工作的理论与实践。

2.3 时代意识就是指档案人员应具备与时代步伐相一致的思想观念

3 正确处理好利用和基础工作的关系

档案信息的利用工作与各项管理工作构成了企业档案工作的全过程。其中开发利用工作居于主导地位，因为只有把蕴藏于档案中的信息资源挖掘出来，主动地为企业生产经营等各方面工作提供利用，档案的潜在价值才能转化现实的社会效益和经济效益，进而推动企业的建设和不断发展。也正由于此，才体现了档案工作的作用和价值。这一体现，不仅把默默无闻的档案工作与企业工作乃至社会联系起来，而且这一体最终势必转变为企业各方面和社会各界对档案工作的重视与支持，给档案工作以生机活动。但是，档案信息的利用工作是建立在基础工作之上的，它不能离开基础荼而存在发展。因为如果没有档案材料的收集、整理、统计、鉴定、保管等前期基础工作，没有完整系统科学扎实的基础工作，利用工作也就根本无从谈起。比如，编辑检索工具，是进行档案管理和利用工作的基本手段，通过科学实的检索工具，可使档案管理人员能够迅速、准确地查找到所需要的档案材料，从而提高查调档案的速度、质量及查全率、查准率。

实践证明，企业档案基础工作是档案信息利用工作的前提和保证，而档案基础工作的成果，乃至整个档案工作的价值，则是通过档案信息开发利用工作体现出来的。因此说，企业档案基础工作与档案信息利用工作二者的关系，既是相辅相成、相互促进、不可分离的。正是这个对立统一的关系，决定了我们在任何时候，都要切实保证二者的协调统一发展，而决不要出现工作安排上的极端片面性和“单打一”的问题。只有这样，才能保证企业档案工作的健康发展。

4 正确处理档案利用和保密的关系

企业档案是企业生产经营及各项活动的真实记录，是企业重要的无形资产，与企业的生存、发展、权益相联系，这就决定了其形成档案的特定性，和为其档案内容保密的重要性。因此，企业档案工作中不能不注重事关企业生存发展的重要档案保密问题。但是，我们又不能因一时、一事、一物的保密而把档案信息全封锁起来，如果那样，档案工作也就失去了存在的价值。因为档案保存的根本目的，正是为了让人们充分地利用档案，为企业服务。档案信息的开发利用工作，在整个档案工作中的地位是绝对的、起主导作用的。相对而言，在开发利用工作中对一小部分档案保密则是暂时的，有条件的，是由这此档案的内容和具体的国内外环境决定的。尤其是当今信息时代，中国加入WTO后，市场竞争更加激烈，我们的国家要屹立于世界民族之林，企业要抢占市场，就要在信息资源上下功夫。在档案利用工作中要紧密联系所在企业档案的具体情况，既要解放思想，逐步扩大档案信息资源的开发利用，又要实事求是地制定出一套科学可行的制度，把保密和利用统一起来，正确处理利用与保密之间的关系，以最大限度地发挥档案在企业发展建设中的作用。

总之，企业档案信息资源的开发利用工作是企业档案工作的根本，我们企业档案工作者一定要以《档案法》为准绳，顺应时代的发展，更新观念，不断提高业务管理水平，增强档案工作活力，努力为企业的腾飞多做贡献。