浅析企业科技档案的鉴定工作

郜彦

(北京汽车股份有限公司汽车工程研究院,北京 101300)

浅析企业科技档案的鉴定工作

郜彦

(北京汽车股份有限公司汽车工程研究院,北京 101300)

本文结合作者从事科技档案管理多年的实践经验,分析了企业档案鉴定工作中存在的主观、客观方面的诸多症结,并针对症结,提出做好企业档案鉴定工作的应对策略。

企业档案 鉴定

企业科技档案鉴定工作是一项必不可缺少的，也是不能回避的一个重要环节，但由于方方面面的因素，始终未得到应有的重视。长期以来，其与收集、整理、编目等具体业务相比，一直是个“老大难”的薄弱环节，且处于最为滞后，且总被忽略的劣势地位。

目前，不少企业的现状仍令人堪忧。科技档案鉴定工作尚停留在法规和制度层面，普遍存在“存而不鉴”、“鉴而不销”的现象。对过期档案的鉴定销毁，基本上处于静止状态，形成了“只进不出、只增不减”的局面，现已成为严重制约企业推进科技档案信息规范化进程的瓶颈，困扰着企业难以实现科技档案规范化管理。

1 诸多症结

1.1 主观方面

(1)保守思想的影响:档案安全是档案工作的生命线。多数企业人员因“保管保险，销毁危险”的求稳怕误、消极保守的思想的影响，认为把档案都保存在库房中，相安无事，心里就踏实。部分企业领导也认为只要能查到就行，无需鉴定。一些企业虽制定了到期鉴定销毁制度，但缺乏相应的执行力，导致到期档案仍继续存放。由于历史原因，丰富馆藏早就成为不少企业追求的目标，“有文必档”的思路已很普遍。企业科技档案管理把主要精力均放在丰富馆藏、收集整理、保管利用上，致使一些本不具有查考价值的文件材料也归档了。因此，档案部门需要鉴定的已不仅是到期档案，还有部分冠以永久、长期之名，却早已失去实际保存价值的档案。(2)畏难情绪的顾虑:企业科技档案多为孤本，属于不可再生的资源。与其它业务工作的区别在于，鉴定工作结果往往不是科技档案的移位或保管体系的变化，而是“决定科技档案的生死存亡的命运”。部分企业档案员唯恐对档案价值判定不够，略有不慎，发生有保存价值的档案的不当销毁，造成难以弥补、无可挽回的损失，顾虑承担历史责任。畏难情绪严重，而放宽了鉴定的尺度，对无保存价值的档案不予鉴定。加之，部分企业档案员岗位编制较少、平日工作任务重，无能力对载体多样、种类繁多的档案进行再鉴定，在大量积压的科技档案中，要逐一进行直接鉴定，毕竟令人望而生畏，致使鉴定工作迟迟无法开展。鉴定在科技档案管理的各个环节中，程序最复杂，要求最高。是困惑性和疑难性最大的一项工作。它是结合收集、整理、编目等各个环节进行，是牵一发而动全身的关键。倘若得以顺利地开展，在一定程度上，就意味着对以前整理成果的否定、推翻，会给整个科技档案的管理流程，带来了一系列的连锁反应。另外，鉴定工作使得原整理好的归档案卷中，会产生一些需要销毁的文件，处理的手续也会特繁:(a)拆卷:要从已归档的案卷中，将其剔除，并在《卷内文件目录》、《备考表》中，加以注明。(b)调整检索工具:对各种检索工具，需作相应地调整、更改。(c)更改机读目录:利用档案管理软件，对销毁档案进行条目删除。(3)浮噪心态的驱动:若库房不紧张，鉴定并不显得十分迫切。倘若实质性地操作，难度大、责任重且又特繁琐，费时耗力，劳而无功，难见成效，且显不出政绩。只要库房储存容量允许，谁也就不会轻易提出鉴定、销毁意见了。急功近利的浮噪心态的驱动，使档案进馆前价值的鉴定工作受到忽视，周而复始，鉴定工作愈加被动，负担会越来越重，逐渐导致恶性循环，也使原本就复杂的进馆后档案的鉴定工作，更日趋复杂化，压力更与日倍增。(4)效益观念的缺乏:随着每年有大量的档案接收进库，保管需要多方面的费用投入，如保存空间、装具、人力等。而到期待鉴定的档案也有增无减，库容日趋饱和，促使企业不得不增加投资，以满足存放需求。由于部分企业缺乏效益观念，未从长计议，而不计较投入成本，仍认为尽管企业面临再多的矛盾、困难，但与鉴定失误相比，责任还是要小很多。鉴定工作停滞不前，只进不出，存而不鉴，鉴而不毁，使大量的有价值、无价值的档案鱼龙混杂，库存量急剧膨胀。档案数量无限增长，内容繁杂，出现馆藏全而不清、库存过量，质量低下的现象。不仅降低了档案工作的效益产出，对人力、物力、财力形成了极大的浪费。也使档案员和库房的负担沉重。终将会导致企业科技档案慢慢由企业财富，而逐渐地变成了企业的负担，而拖累着企业的发展。

1.2 客观方面

(1)需鉴定的档案量急剧膨胀:伴随着企业新产品的不断研发和更新换代，产生的科技文件不断补充和修改、完善。研发活动的各种变动，而图纸和文件却未得到充分、及时、准确地体现。还由于多种原因，使本该鉴定和销毁的档案，未得到及时地实施。又因科技档案随企业生产经营的变化而变化，不同比例、版本、年代的更新替换后，许多档案早已无任何保存价值。存档文件质量不高，形成了库存量愈加增大，而准确性却愈来愈低的怪圈。且徒增人力、物力和财力的损耗，并将真正有价值的科技档案淹没其中，有害无益。(2)标准缺乏具体的可操作性 :《科技档案保管期限表》虽是鉴定的标准和依据，但由于受到档案内容的重要性和独特性的制约，部分企业划分得不太科学，许多条款的概括性很强，具有一定的局限性，使档案员的理解随意性加大，可操任性减少。在工作实践中，往往感到现行标准无从下手。(3)法规制度不健全:在我国现行档案管理法律规章中，没有关于过期档案不开展鉴定销毁应追究责任的条文，致使对档案鉴定工作指导力度不大，缺乏监管，无制度约束，故部分企业一直未将其纳入到档案管理的计划之中。少数企业虽有科技档案鉴定工作制度，但从未曾实施过销毁，使鉴定工作名存实亡，没有真正落实下去。甚至有的单位在制度中，还明确地规定了无须鉴定和销毁。(4)鉴定人员素质不尽如人意:鉴定人员不仅要求有较高的专业知识，具备对企业过去、现在均有较全面的综合了解，还要对被鉴定文件的性质、背景情况有较充分的了解，才能对文件的现行效用和历史价值做出比较准确的评估。多数企业档案员的主要精力均放在科技档案的收集、整理、提供利用上，而对鉴定工作研究得不深，实践经验也不足。鉴定人员的素质参差不齐，缺乏系统的专业性知识，心有余而力不足，苦于无法独立完成鉴定工作。这不仅影响着鉴定工作的质量，还制约着档案的现代化化管理的水平。(5)临时性的鉴定机构难以健全:因企业档案涉及的内容和专业众多，时间跨度长，临时性的鉴定小组虽已成立，但组织结构较松散，难以适应工作要求。加之，部分人员流动频繁，随着时间推移，使某些项目往往找不到熟悉情况的人员，在机构和人力上均无法保证针对档案的准确性，进行有效地鉴定，鉴定工作自然也就无法正常开展。部分企业虽有鉴定小组，但从未曾开展过实质性的工作。甚至有个别企业本来就无鉴定小组的存在。

2 应对策略

2.1 消除顾虑,更新观念

(1)要更新观念，与时俱进。不断强化优化意识、价值意识，转变“只进不出，多多益善”的思想。要充分认识到:丰富馆藏不仅要求数量丰富，更要求的是质量优良。在最低馆藏量情况下，保存最大限度的信息量，精炼的档案，反映全面的真实面貌。(2)应突出重点。集中精力管理和保存最有价值的档案，树精品意识，建精品档案。摈弃“宁多勿滥，宁滥而勿缺”的保守思想，打消不必要的顾虑，因地制宜地开展本企业的科技档案的鉴定工作。(3)应尽力争取企业投入。把档案的鉴定销毁工作纳入企业内控制度，每年按内控流程定期开展对过期档案的鉴定销毁工作。在流程中，明确规定各环节人员的工作职责。将鉴定工作纳入企业领导的议事日程 ，纳入到相关人员的岗位责任制中。逐步完善考核指标，和应承担的权利和义务，通过程序的合理性、科学性，尽可能地减少人为因素对档案鉴定销毁工作产生的风险，促使鉴定工作有序、稳妥地开展。

2.2 制定出台切实可行的规章制度

为确保有法可依、有据可凭，使科技档案的鉴定和销毁有组织、有监督地进行，须逐步建立、健全科技档案管理鉴定工作制度。要充分依据相关法律法规，科学制定企业档案鉴定工作制度，并将其纳入日常工作程序，作为一项常规性工作来抓，才能做到有章必循，还应根据企业发展和变化，不断补充和改进。

企业档案部门应制定出详细的咨询表，发放到领导、管理人员和专业技术人员手中，集思广益，最后制定出操作性比较强的一系列标准，标准应尽可能做到:简单、明了、可行、稳定。

鉴定工作制度的基本内容应包括三个方面:一是制发科技档案鉴定的标准文件;二是科技档案鉴定工作的组织领导;三是销毁档案的批准手续和监督销毁的措施。

2.3 成立精干高效的鉴定小组

鉴定工作小组是承担科技档案鉴定工作的临时机构。在企业领导的支持和组织协调下，建立起一支由各级领导、档案员、专业技术人员组成的科技档案的鉴定小组。在人选安排上要按照这“三结合”的要求，经过认真的酝酿和挑选，必要时可选聘课题项目上骨干参加，在征得本人同意后，报请企业领导批准。

其任务是:研究、编制本企业科技档案保管期限表;定期进行鉴定工作;负责处理已失去保存价值档案的销毁。档案员一定要做好销毁记录，填写《销毁清单》，鉴定小组负责人签字后，方可按规定销毁。

鉴定小组力争做到层层负责，逐级把关、相互协作，有组织、有计划、有步骤地定期开展工作，有效地避免鉴定工作的主观性、随意性，确保科技档案鉴定工作准确、无误地进行。

2.4 加大培训力度,提升鉴定人员的业务水平

制定针对性较强的教育培训规划，组织鉴定人员学习科技档案鉴定工作的有关规定、主管机关制订的保管期限表，以及有关科技档案鉴定的经验材料，提高理论素质。同时，通过学术会议、专题研讨和有计划地组织课题研究等形式，开展理论与方法的研究，并尽快使研究成果推广应用。

鉴定人员不仅要求有较高的专业知识，还要具备对企业过去、现在较全面的综合了解。且要对被鉴定文件的性质、背景情况有比较充分的了解，还要树立应边干边学，在干中学，终身学习的理念，多方涉猎，通过多种渠道吸收多方面的知识，提高自身的综合素质。掌握专业所需的信息与知识，专业技能和方法，不断创新工作模式，开拓进取，提高对档案的鉴赏能力，才能面对纷繁复杂的库存档案，对文件的现行效用和历史价值作比较准确的评估，做出全面、准确的识别和判断。

2.5 制定出切实可行的归档范围和保管期限表

企业在制定科技档案的归档范围时，要广泛征求意见，切忌“一言堂”，防止有文必档，才能正确地划分出归档范围。首先要掌握鉴定标准和原则，明确出哪些文件不必归档，分别审查全部待鉴定档案材料。

企业若无《科技档案保管期限表》，在鉴定前，应以国家规定和有关要求为准则，以本企业的实际工作性质为内容，考虑长远性和阶段性，制定出适合本企业的标准和细则，作为鉴定的主要依据性文件。

部分企业虽已确定《科技档案保管期限表》，但不够准确，只能作为参考。则要对其进行认真的研究与审核，以便掌握鉴定标准。对其中不合适的内容，还应按照一定的手续进行修订和补充，务必使之科学、适用，更加完善，以保证鉴定工作的质量，而不能片面、教条地按照既有规定执行。

在具体工作过程中，对部分利用价值不高的档案，不能机械地套用《科技档案保管期限表》。而是根据企业的具体情况和特点灵活掌握，应短则短，降低这部分档案的保管期限。最后由业务部门主管领导和档案员共同划定，才能收到较好的效果。

2.6 统筹协调,密切配合

鉴定工作需占用一定的人力和较多的时间，且要牵涉到各有关业务部门。为既不影响各业务部门的日常工作，又不影响科技档案的日常管理和利用，在鉴定工作之前，应由档案部门牵头。相关部门协助制定计划:包括需要鉴定的档案数量、种类、分管部门、工作进度，以及工作中需要解决的困难和问题等。

鉴定小组根据计划和标准，采用直接鉴定法鉴定科技档案的完整、准确及系统性，要经过初鉴、互鉴、复鉴过程，对鉴定中有争议的档案材料可转作资料保存，或暂存处理。对通过鉴定，需要剔除的档案要编制《销毁清单》，办理审核、批准手续。

在具体做法上，不能简单地根据档案目录和案卷题名来确定保存价值，而要对卷内的每一份文件进行阅审，且要全面地了解立档单位的历史情况和职能活动。若仅凭感觉和经验，进行判断和处置，很可能产生误鉴和错销，从而无法鉴定出档案的真正价值。

总之，为实现企业科技档案管理的全盘工作规范化任重而道远。做好鉴定工作，非常重要且又十分必要。需统筹规划，科学安排，创建良好的内部和外部环境，才能开展实质性的鉴定工作。只有真抓实干，形成全员参与、上下联动、齐抓共管的局面，且常抓不懈，从而全面提升企业的综合实力，才能取得事半功倍的成效。

[1] 王学英.浅谈企业档案的鉴定工作.机电兵船档案,2002(1).

[2] 刘丽萍.企业档案鉴定工作难以开展的原因及对策.兰台世界,2009(1).

[3] 李丽萍.做好企业档案鉴定工作的思考与建议.山东档案,2007(3).

[4] 龚宗仁.浅谈企业档案的鉴定、销毁工作.云南档案,2008(5).