企业档案收集中的若干问题探讨

张治霞

摘 要：档案工作是企业发展中的基础工作，对于企业的发展具有一定的影响。在企业生产的过程中，对于企业的经营内容以及各项人事资料进行收集和整理，对于企业的发展具有重要的意义。档案收集是做好档案工作的基础前提，是保证档案工作高效发展的基础条件。在现阶段的企业发展中，关于档案收集工作还存在一些问题，影响到档案收集的质量和效率。文章对于企业档案收集工作的现状以及影响因素进行了分析，然后提出了相应的解决措施，对于企业的档案收集工作具有重要的意义。

关键词：企业档案；收集；推动；对策

随着市场竞争的日益激烈，企业间的竞争程度逐渐加剧，所以需要不断的提升核心竞争力，在市场中可以获取更大的市场份额。在企业日常经营生产的过程中，需要汲取大量的档案信息，所以需要高效的档案工作来推动企业的发展。在档案整理工作中，档案收集是做好档案工作的基础前提，是保证信息资源的有效途径。所以在档案管理工作中，应该积极加强档案的收集工作，丰富档案信息的多样性，突出档案管理的特色，为企业的经营生产创造有利的基础。

1 企业档案收集工作的现状

档案工作是现阶段企业生产中的重要工作内容，对于企业的发展有重要的影响，但是在部分企业中仍然存在诸多的问题，对这些问题进行分析至关重要，主要存在的问题有以下几个方面。

1.1 归档门类不全

随着社会的不断发展，企业的生产技术不断的提升，在生产工艺方面不断的创新。企业的档案管理部门为企业的生产提供了重要的信息，所以在信息内容方面应该不断的丰富与创新。但是在现阶段的很多企业中在档案管理方面不够完善，归档的类别比较单一，只是单纯的注重文书档案的收集，而在技术类档案方面却比较少。在档案的收集方式方面比较落后，对于比较先进的档案载体应用的不多，缺乏创新性，不利于企业的借鉴参考。

1.2 归档文件不齐全、不完整

档案管理工作应该对企业发展过程中的各种文件进行收集整理，以便在以后的工作有所参考借鉴。但是部分企业对于文件没有及时的收集，致使档案材料的缺失，对于平时的简报、调查报告及统计报表等收集不够齐全，不利于后续工作的有效开展。

1.3 科技档案收集不全

科技档案的收集对于档案信息的利用率有重要的影响，可以为企业的生产经营提供重要的参考依据。但是企业的科技人员并没有认识到科技档案的重要性，对于自己设计的技术资料不愿意交给档案管理部门，造成档案的流失。在日常生产中，对于设备的安装、调试以及更改等技术资料没有收集整理，致使在后期运行中，实际状况与档案记录不符，对企业的生产造成一定的影响。

1.4 档案收集范围窄

除了正常馆藏管理范围内档案的收集。对以下类型的档案则缺乏有效收集：

（1）突发事件档案的收集；（2）实物档案的收集，如印章、奖章、奖杯、锦旗、题词、字画等；（3）口述档案的收集，如利用重要纪念活动时机，积极收集制作，将原始录音录像、现场笔记及说明、记录人签名、主述人资料、电子文稿等材料收集齐全；（4）员工民生档案的收集，如家庭档案的收集。

2 影响企业档案收集工作的因素

2.1 存档意识比较薄弱

在工业企业中，比较重视生产技术的提升，不够重视档案收集工作，在档案收集方面的意识比较淡薄，致使很多相关的档案资料丢失或者没有及时的收集，造成档案资料的缺失。尤其是在部门出现人员变动时，对于本职工作的档案没有进行完整的交接，致使档案资料的丢失。

2.2 人员综合素质不高

一是普遍缺乏从事档案工作的专业人才。二是内部缺乏竞争力和活力。“等、靠、要”思想观念严重，收集手段单一，创新意识和自我发展意识不强。工作缺乏主动性和创造性。通常档案工作者抱着“不求有功，但求无过”的思想，工作中消极被动，致使档案收集工作长期晕现一种落后状态。

2.3 档案管理制度不完善

由于企业对档案管理工作不够重视，致使档案管理部门的人员在行使权力的过程中屡屡受阻，所以档案管理制度无法有效的执行，由此档案制度得不到完善。在企业经营发展的过程中，各种档案资料得不到有效的收集整理，阻碍了档案管理工作的有效开展。

2.4 广泛征集的力度不够

尽管做了很多的宣传，企业员工的档案意识还很淡薄，这在很大程度上影响着档案在企业范围内的征集工作。在全心全意进行企业建设的同时，档案工作未能受到同等的重视，致使散存在企业内部的一些有价值的档案资料未能及时的征集归档。

3 加强档案收集工作的对策

3.1 健全归档制度

建立、健全和完善归档制度。是做好档案收集工作的重要前提，也是保证档案齐全完整的重要条件。归档制度主要包括归档范围、归档时间和归档要求三方面的内容。归档时应注意：（1）归档范围必须明确完整以免少收或漏收档案资料。归档范围完整就是指立档单位形成的各种门类档案应全部纳入收集范畴，全部收集，完整无缺；（2）加强文件管理。为了防止上级各业务部门直接下发到各业务部门有价值的文件材料散失，应制定公文登记制度，即凡是由上级部门下发到各业务部门的文件材料，先由文书部门登记。这样每个部门应归档哪些文件，档案部门了如指掌；（3）档案部门必须同有关部门联系，互相配合，确保归档材料齐全、完整、准确。

3.2 提高人员素质

档案人员的工作态度与综合素质是影响档案收集的重要因素，所以应该加强档案人员素质的提升。改变档案管理人员的思维意识，认识到档案收集工作的重要性，提高工作积极性，主动的投入到档案收集工作中来。只有档案管理部门的工作人员重视档案收集工作，才能够带动其他部门的工作人员认识到档案工作的重要性，从而在工作中赢得同事的信任，保证档案工作的有效开展。

3.3 加强宣传教育

长期以来，员工对档案收集工作的重要性认识不足。因而，档案部门要以各种方式宣传档案工作，将收集工作的目的、作用和意义渗透到各个部门。强化企业的档案意识，引起相关领导对档案工作的重视。另一方面，档案工作人员也要从封闭、半封闭的状态中走出去，宣传、解释档案工作，赢得有关领导的支持，同时还要深入有关部门，及时与他们进行沟通和交流，明确收集工作计划，研究收集工作中遇到的难题。求得他们的信任和理解，从而使档案收集工作经常之，不断深化档案工作实践证明，档案管理制度是否完善和落实，是档案管理工作能否实现规范化、标准化的三个关键因素。

4 结束语

随着市场竞争机制的不断发展，企业间的竞争不断的加剧，为了在市场竞争中获取更高的经济效益，企业需要不断的提升核心竞争力。档案管理工作是企业中的基础工作，为企业的发展提供了重要的信息，促进了企业的生产效益。在档案管理工作中，档案的收集是基础，是档案信息内容是否丰富的前提条件。但是在现阶段的档案收集工作中，部分企业还存在诸多的问题，影响到档案工作的有效开展。所以文章对影响档案收集的因素进行了分析，然后提出了解决的措施，对于档案工作的提高具有重要的意义。

参考文献

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