对我国档案工作中信息管理技术的分析

邱鹏

摘 要：经济的快速发展，使人类的社会实践活动不断的增加，档案信息量也在不断增加，传统的档案技术和管理方法已无法适应当前社会快速发展的需求，信息化技术的广泛应用，有效的解决了档案发展过程中所遇到的问题，对于现有的档案管理方式在信息管理方面要有所改革。文章分析了当前我国档案信息管理中存在的问题，并对存在的这些问题所需要采取的具体措施和对策进行了阐述，从而使我国的档案信息管理更加完善，为档案管理工作创造有利环境。

关键词：档案工作；信息管理；技术措施

引言

档案工作现代化，是要树立先进的管理思想，学习科学的管理理论，继而采用与之相适应的组织机构、组织行为、管理方法和手段，以达到预期目的。面对我国档案事业建设与发展的新形势、新任务，必须树立依靠科技进步和科技管理的概念。档案信息化，建设是项耗资巨大、复杂的系统工程，必须明确目标，抓住机遇，加强协调，统一建设，重视培养一支高素质的档案管理人员队伍，确保档案资源的安全和保密，以实现档案信息化，推动档案工作的改革。

伴随我国的信息化建设取得了飞速的发展，在国家信息化战略的决策下，信息化建设的力度在不断的加大，信息化技术开始渗透到各行各业中，并取得了非常好的效果。在此情况下，国家档案局也提出了档案信息化的概念，并对我国档案的信息化建设进行了具体的规划，从而使档案信息化建设得以正式的启动和发展，在档案信息化建设的过程中取得的成绩是很显著的，但我们也不能忽视建设过程中所存在的问题，为了保证档案信息化建设的良性发展，需要对建设过程中的信息管理问题和难题采取合理的措施进行解决，从而完善我国档案信息管理技术，使档案信息化建设得以健康的发展。

1 档案信息管理存在的问题

1.1 管理的滞后性

信息化进程的不断加快，档案信息在建设的过程中也不断的利用先进的信息技术进行管理与应用。但是在众多档案管理中，管理现代化技术并没有随着档案信息化的建立而改变，仍旧延续着传统的管理制度进行对档案的管理。这在很大程度上并不能推动其档案的信息化建设，对此，在档案管理过程中，我们必须引进先进的管理理念与技术，不断加以改革，只有这样才能更好的跟上档案信息化建设的脚步，最终推动其档案管理的进步。

1.2 档案信息管理缺少规划

档案信息管理对于档案信息化的建设有着极其重要的作用，随着经济建设的不断变化与发展，人们对于管理的重要性越来越重视，传统的管理制度已经很难适应时代发展的需要。在档案管理中，由于其管理效率的低下，管理人员素质较低，对于档案信息的管理并没有一个系统的认识与了解，信息检索不规范，这些因素将严重影响档案信息的管理与质量，对此，在今后的管理中必须建立完善的管理制度体系，统一规范标准要求。

1.3 数字档案资源短缺且结构不合理

受经济条件的制约，传统的档案资源都是以纸质媒介进行存储与管理的，对于数字化的使用在某种程度上受到了一定条件的限制，大多数的管理人员并不能利用信息技术进行有效的资源整理与利用，这对于档案信息的存储将是一个很大的威胁，信息质量随着时间的推移难以保障。

1.4 档案信息化专门人才缺失

在我国，由于受经济条件的制约，档案管理人员因区域不同存在着很大的差异，尤其是在经济相对于落后的地区，专业的档案管理人员更是缺乏，这就导致在很大程度上制约了档案信息化的发展建设，对此，必须重视档案管理人员的培养，推动其档案信息工作的开展。

1.5 档案信息化立法和规范化管理体系不够健全

对于我国而言，档案管理相对起步较晚，在相应的管理制度上并沒有一个很好的规范与管理标准，甚至对于档案管理的法律依据也没有相应的完善与建立，这在很大程度上制约了档案管理的发展，对于管理而言，更是难以发挥其应有的作用。

2 加强档案信息管理应采取的对策

2.1 档案信息管理要统一规划、统一原则

随着信息化的不断加剧，人们生活质量的逐渐提高，对于档案管理也有了新的认识与理解，为了有效的将信息资源进行整合利用，达到档案信息资源的共享，以便更好的为各级机关领导部门服务，对此，对档案信息资源进行统一管理与制定是十分必要的。根据档案信息管理的特点，可以将信息进行有效的分类，利用信息化的手段开展各项措施的管理活动。运用统一的管理规划原则进行文档管理，确保其信息的安全。

2.2 加强数字档案的信息管理

传统的档案信息管理由于其技术手段相对落后，随着时间推移，信息的质量以及服务水平都将难以适应现代社会的发展要求，所以对档案加强数字化管理是十分必要的。数字化的管理方式不仅仅能够将信息进行统一管理，而且方便快捷便于查找以及信息的网上传输，使其档案资源更加丰富化，系统化。

2.3 加强档案信息化技术人才的培养工作，提升档案信息管理质量

信息时代的到来，要求档案管理人员必须提高其专业的档案知识管理工作技能，因其档案人员管理水平的落后，严重制约了档案信息管理化的水平，这在很大程度上也影响了经济的健康发展，对此必须加强对档案管理人员专业知识的学习与培训，建立一支信息化的管理队伍更好的为档案管理服务。

首先，应对现有档案管理人员进行相关的培训工作，使其熟悉的掌握计算机和网络知识，并对数字化、信息化等管理知识有一定的了解；其次，要与各科研院所建立联系，以各种形式加强合作和交流工作，从而为档案从业人员提供接受再教育的机会，使其能及时的对新技术和新知识进行了解和掌握；最后，要做好人才的引进工作，特别是对于一些复合型人才的引进工作要加大力度，为其提供良好的工作环境，从而加快档案信息化建设的进程。

2.4 抓紧档案信息化法制与标准建设

一是加快推进档案信息化法制建设。加快研究和制定电子公文归档、电子档案管理、档案信息公开和上网安全、网站建设与管理等方面的行政规章，形成有效的激励约束机制，推动档案信息化建设有序开展；二是完善档案信息化标准体系。学习、宣传与贯彻国家档案局制定的档案信息化建设标准规范，制定和完善地方性标准规范和实施办法，是档案信息化建设中要解决的一些重要问题。

3 结束语

在我国的档案信息化建设进程中，往往更多的是对信息化、电子化的关注，而对档案的信息管理重视度不够，其实档案信息化建设的核心应该是对档案信息管理流程的精简、优化和重组。但在我国现在的档案信息化建设中，却仍在沿用传统的管理体制，使档案的信息化建设与档案管理明显脱离，与为公众提供优质的服务具有很大的差距。对于档案的信息进行有效的管理，能够提高档案信息的开发利用，对于公司的发展提供优质的服务。随着信息技术的不断发展，对于档案的信息管理工作应该不断的创新，适应现代化的发展模式，投入一定的资金，建设一支优秀的管理队伍，为档案信息管理工作创造更加有利的环境。

参考文献

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