制造业辅助材料管理

胡文军|文

辅助材料管理是生产企业内部控制的重要环节，加强辅助材料的库存控制对确保企业正常运行，提高企业的经济效益具有十分重要的意义。本文分析了制造业中辅助材料库存管理部分环节，并结合笔者所在企业实际工作中遇到的问题，提出了改善企业库存管理的相应对策。

辅助材料（以下简称“辅材”）是指间接用于生产，在生产制造中起到辅助作用，但不构成产品主要产体的各种材料的总称。辅材作为企业最重要的资产，它的库存管理首先要考虑到材料本身的不同特性，同时还要采用不同的采购周期和库存周期，以做到有序供应，降低库存、减少浪费、效益最大。

辅材库存管理中存在的问题

1.辅材编码系统不完善

辅材编码是做好辅材管理工作的开始，也是辅材管理工作中最基础的关键环节。库存编码系统中存在的问题：（1）部分物料有两个或多个编码；（2）部分物料单位不统一，例如标准单位是个，实际业务中单位是盒；（3）同类物料单位不统一，单位间存在换算关系；（4）辅材组归类不当，物料描述不全或不规范。

2.存在多个库存地

辅材库存在公司有总库，在分厂有二级库，在车间有车间库，甚至在工段和班组也有小库房。因隶属原因和其他原因，企业各库之间信息不能共享，部分辅材在各库之间有的积压、有的无货，无法互相调剂、调拨使用，造成大量库存闲置，却重复申报购买，致使企业库存越来越大。

3.辅材品种的分类不合理

传统的辅材分类法不能满足现有企业辅材种类繁多的需要，通常库存资金占用量大的辅材动态较小，不储存不行但又长期不用；而一些关键性的辅材虽然价格较低但它的缺货会导致设备停机，原燃料和半成品处于滞留状态，最终使得企业不能按时交付产品，这些不仅会使企业有停机损失，效率下降，而且欠交的客户订单还会造成销售损失和客户的损失。因此，没有合理分类辅材，抓不住辅材库存管理的重点，将辅材笼统地混杂在一起，对企业日常管理和采购方式的制定都会造成一定的不便。

4.缺乏严肃的计划管理

企业对库存及消耗缺乏严格的定额管理，使企业的库存大幅增长。使用单位相关人员申报辅材计划时，无法准确预测需求，而是根据自己多年的工作经验估计辅材的需求，然后上报需求计划，直接影响需求计划的前瞻性、合理性与计划性，导致计划滞后。计划部门没有参与到生产单位的需求预测中，完全按照生产单位上报的需求计划“被动式”的供应，为了减少申报补充计划的次数，只能大量订购辅材。同时，因为车间调整生产流程、设备改造、或项目取消、采取代用等原因，造成大量的辅材存放在仓库不被使用，导致库存周转慢并占用大量的资金，而且有些辅材也会因长时间的搁置而失效。

主要对策

1.完善辅材编码

编码应遵循一一对应原则，即同一个代码只能表示同一种辅材，同一种辅材只能有唯一代码。应对所有的物资编码和实物进行核对，对其中的重码物资进行汇总统计后记录在案，并及时在编码管理系统中进行调整，以保证后续产品资料的正确性。

2.实行集中的库存管理和统一调拨模式

取消各二级单位库房，总库直接面对各生产车间以减少库存管理层级。对各单位暂时不用的账外辅材应当有专门的人员负责统一集中管理，要建立账卡，并在网上公布以便查询，鼓励其他生产单位优先领用并及时办理退库以冲减退库车间的成本，采购部门控制不再外购。

3.科学合理分类，采取不同的采购方式

辅材根据不同的形式不同的角度有不同的分类，若根据辅材的使用特性可将辅材分为常用辅材、专用辅材和特殊储备辅材。常用辅材，指在生产或设备维修中经常使用、进货周期短只需少量储备或不储备的一类辅材；专用辅材，指有一定的采购周期且需要一定安全储备又无法替代的辅材；特殊储备辅材，指价格昂贵、进货周期长且备用时间长的辅材。

企业的特殊储备类辅材是指在生产主要流程上对生产有直接影响的关键设备上用的辅材，在全部辅材中占品种少，仅为1%左右，但资金占用额达50%以上。这类辅材采购周期往往在半年以上，但备用周期却很长，所以对这类辅材库存必须严加控制，延长订货周期，尽量实现国产辅材的代用，以减少采购周期。专用辅材约占全部品种的20%左右，资金占用额30%左右，那么对这类辅材的库存可适当控制，根据进货周期保持一定的安全储备，并适当延长订货周期，减少订货次数。常用辅材品种繁多，约占全部品种的80%，但资金占用额较少，这类辅材采购方便快捷，根据需要可减少储备量，缩短订货周期，增加采购次数，加速辅材库存资金周转。

4.严格计划管理

管理者对企业生产工艺流程及设备运行情况要有充分的了解，要了解大修及生产耗用情况，并充分掌握库存辅材各种状态情况，进而做出科学合理的辅材需求计划。并通过采取以下措施来促进管理：（1）制定公司级的库房库存定额及使用单位的消耗定额，使计划申报有据可依。（2）要求使用单位申报计划时，优先申报库内现有物资，同时严格对使用单位需求计划的审核，以提高计划的准确率、执行率，杜绝新的积压产生。（3）对于大修用量较大且施工周期较长或分批施工的，根据施工进度分批申报计划。（4）对申报计划不准或生产流程改变、设备改造而使用辅材发生变化未提前通知且造成积压的相关责任人进行处罚，以预防长期库存的形成。

5.采取多种渠道降库存

（1）实行寄售制和零库存管理。对部分有条件的辅材实行寄售制和零库存管理，采取寄售制需求方只有在使用货物时才办理相关出入库手续，以降低辅材库存资金占用。对于有固定消耗的一些物资可采取零库存管理即一进一出模式，货物到货后直接送到使用单位，采购部门和仓储部门到现场验收，月底直接办理出库手续。这样既节省了二次倒运的费用，又可使物资在第一时间到达生产使用单位。对一些消耗固定且使用量较大的专用辅材实行供应商大包模式，即对一台设备使用的专用辅材以近期的平均消耗量为依据，通过招标程序确定供应商和承包费用定额，以促进供应商不断提高产品质量，实现企业和供应商的双赢。

（2）正确处置积压辅材，盘活流动资产。对仓储部门上报的积压辅材要及时进行鉴定，对于有使用价值的辅材采取代用或降价消耗等措施，奖励各单位优先使用，使大量积压物资在企业内部得到“再利用”。对内部无法使用而企业外部又可使用的辅材，同供应商置换企业可使用辅材。对内部无法使用且不能进行置换的积压辅材，由仓储部门提出处理申请报告，相关部门核定，经公司主管领导批准后面向社会公开拍卖。

结语

企业应通过采取多种措施来管理辅材，合理制定库存水平，不断优化库存结构，避免产生积压报废物资，减少库存给企业带来的资金占用和损失，有效地保证企业生产经营活动的连续正常进行，从而提高产品的竞争能力，确保企业持续、稳定、健康地发展，使企业获取最大的利益。