浅析医药企业重组档案处置问题及建议

2014-03-12 09:26:17彭丹林
沿海企业与科技 2014年3期
关键词:人员工作企业

彭丹林

浅析医药企业重组档案处置问题及建议

彭丹林

文章浅析医药企业集团在并购扩张及结构调整过程中,企业法人性质的独立立档企业在采取兼并、收购、关停、并转等方式重组后,档案处置工作存在诸多问题,进而实践探索企业重组档案处置的具体有效办法。

医药企业集团;重组;档案处置;实践探索

在市场经济竞争大潮中,医药企业为了保持和增强竞争优势,由单一品种生产、经营发展为集团化的企业,发生了一系列的变化。其扩张之路从中、西药产品生产、研发、营销,到医药商品经营等行业相关产业链,甚至涉足其他产业领域。地域上跨界生产经营;所有制上由单一主体向混合所有制转变。其间兼并收购、优化组合等重组事件贯穿于企业发展的每一个阶段。笔者就职的医药企业从1000万产值小厂发展为1000亿产值的大型集团企业,先后兼并收购大小法人企业几十家,涉及医药工业、医药商业、医药科研、中药种植、包装业、食品加工、报业、旅游、农业、房地产等行业。当扩张之路走到一定阶段,又面临优化组合、结构调整,集团成员企业合并、注销、转让等重大重组事件时有发生。在扩张和优化重组的过程中,对被重组企业档案材料的处置存在着一些问题,对集团企业经营管理工作造成一些不必要困扰。

一、对被重组企业档案重要价值的重新认识

本文讨论的“企业重组档案”主要指企业整体兼并、收购外部企业,或内部企业合并、注销、转让后,由续存企业、新设企业、上级企业接收管理的被重组企业原有档案。此类档案除少部分对重组后的企业没有价值外,绝大部分档案都有它继续存在的重要价值。

1.能为重组企业进行并购意向调查、评估、分析论证提供依据性文件材料。

2.能为协议重组成功后办理各种所有权变更提供依据和凭证性文件材料。

3.医药产品、固定资产(如房屋、设备等)档案是新重组企业正常组织产品生产、新产品研发,房屋及设备的使用、维护、改造等必须使用的基础资料。

4.会计档案反映原企业的经营状况,其中与企业资产、债权债务重组相关的原始凭证尤为重要。

5.管理类档案是企业发展及企业文化的缩影,并购重组企业可以从中借鉴原企业成功的经验、吸取其失败的教训。

6.人事档案是原企业员工信息的集中反映,是职工分流、履职、退休的依据材料,需要永久保存,不能因企业重组变化而随意处置。

7.各种权益类证件、证书、经营许可证、产品批件、荣誉、影像等档案是企业有形资产与无形资产的集中反映。

由此可见,被重组企业档案,因其对企业重组前后经营管理工作的有用性及其所反映的企业历史、文化内容,成为企业的无形资产,应作为企业的重要财富对待。必须采取有效措施妥善处置,规范管理,防止其流失损毁,才有利于重组后企业开发利用档案信息为生产经营服务。

二、被重组企业档案处置中存在的问题

被重组企业档案对重组后的企业具有重要价值,不可或缺。但在重组工作中对其档案的处置不同程度地存在着或大或小的问题。

笔者制订所在集团公司档案目标管理五年规划时,对下属40余家二、三级独立法人立档单位进行了深入细致的调查,档案遗留问题作为调查的重要内容之一。经统计,有重大档案遗留问题的立档单位占调查总数的50%,且均发生过企业重组事件。企业接管的被重组企业档案处于严重安全隐患之中,有的已严重流失、损毁。历史较长的被重组企业档案多,流失、损毁就更严重。究其原因如下:

(一)被并购重组企业原领导层档案意识薄弱,未建立完善的档案管理控制体系

1.未执行国家档案行业业务规范标准,集中统一管理。会计档案、生产技术管理档案、科研产品档案、基建档案、干部职工个人档案、行政综合档案等由各职能部门保管。部门各自为政,无统一档案业务规范要求。企业各级领导及部门成员也保存着属于公司的应归档文件材料。企业宣布重组后,人心涣散,在清理文件材料时,有的不侧重于从公司角度鉴定保存价值,而是从“为己所用”角度进行鉴定,将对个人有用的公司文件材料当作私物带走,或有意识地窃取公司有价值的文件材料。这种管理混乱的局面最容易造成有价值应归档材料的损毁、流失。

2.企业被重组变动前后,未按国有资产及产权变动档案处置有关规定,组织人力、物力对全部档案进行集中清理,做好档案清理、鉴定、移交准备工作。

(二)实施重组的企业对被重组企业原档案的重要价值认识不足,重视不够

1.无档案价值评估。实施重组企业重视对并购目标企业调研、评估、协议并购过程形成的文件材料的收集,忽视对目标企业财务会计档案、科技档案、干部职工档案、管理类等档案材料核查和价值评估。

2.无档案处置预案。企业重组工作准备阶段,未意识到档案的重要性。组建重组工作小组时未考虑到让档案人员参与进去,档案人员难以提前介入,提出档案处置预案并组织实施。

3.无档案规范移交要求。在接管被重组企业时,对其档案的移交范围及质量没有约束要求。实际上多数情况下没有正式规范的档案移交程序。被重组企业一哄而散。接管被重组企业后正式运行时,逐渐发现原有档案混乱、缺损,影响经营管理工作中档案的利用,但缺损档案材料已经无法找回或补救。

4.企业并购重组后未及时投入人力和经费对接收的档案进行清理鉴定,安全保管。重组企业接管之初,忙于尽快理顺各种关系,使企业恢复正常生产经营,解决生产经营及人员等方面的遗留问题,未能及时组织人力和经费对档案信息材料进行清理规范处置,而是采取封闭库房、打包堆放方式处理。原档案员分流,新接任档案员不熟悉档案情况,找不到重要档案文件材料的情况时常发生。长期闭库堆放,不按八防要求保管,加之人员频繁变动、搬迁等因素,有价值的档案混杂其中严重流失和损毁。

(三)企业发生重组变动前后,缺乏专业的档案业务指导

1.被重组企业与重组企业达成兼并收购意向后,未认识到国有企业档案是国有资产,未向当地档案行政部门申报,要求派人进行档案处置业务指导。当地档案行政部门也无足够业务人员深入企业指导。

2.重组企业各方严重缺乏具有档案专业知识及技能的档案人员。企业专兼职档案人员往往是由部门文员兼任,多数无档案专业知识与技能。档案管理人员享受文员待遇,个人发展空间有限,能够在档案岗位连续工作两年以上员工很少,都是争取尽快转岗,造成档案人员队伍极不稳定。笔者所在下属约40家独立法人立档单位,具有档案专业知识与技能,能独立开展档案管理及指导工作的人员不到10%,可谓人才急缺。

三、对企业重组过程中档案处置办法的建议

为了保护企业档案无形资产,应根据国家档案局、国资委等部委联合颁发的《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》(1998年3月5日印发),结合企业的实际探索完善被重组企业档案处置的具体办法。

(一)在企业双方磋商并购重组协议期间即开展档案处置工作

重组工作小组应根据《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》规定向重组目标企业负责人、当地档案行政主管部门提出档案移交要求,请相关部门及领导对该企业档案处置进行指导、监督,避免重组过程中造成档案混乱,散失重要档案。

1.要求重组目标企业成立档案处置工作组,收集、整理、统计企业在各项活动中形成的档案,清点库存。

2.要求按有关规定对库藏到期档案进行留存与销毁的鉴定工作。将继续留存的档案分别按移交去向编制移交目录;拟销毁档案编制销毁清册,并由鉴定小组及分管负责人签字确认,为企业并购完成后的档案交接做好准备。

(二)企业应按规定将档案处置工作列入重组工作程序和议程,并同步进行

并购组织内应有富有经验的专业档案人员参与,确保企业变动后档案齐全、完整、规范。

通常情况下重组工作初期,高层领导并未关注到档案的重要性,档案人员一般未能参与到重组工作小组中去。档案人员不能参与其中并提出处置意见。但企业分管档案部门的高层领导往往是董事长、总经理或是常务副总经理,对本企业重组类重大事项动向,应是最早知晓的。档案业务主管部门负责人应关注重组类重大事项,提请领导层高度重视,让档案人员参与档案处置工作,或指定人员负责重组过程中应归档案材料的收集,并协调全部档案规范移交、接收应该是可行的。档案人员参与重组过程要重点做好三项工作:

1.提请重组工作小组将档案移交范围及质量要求条款列入与并购重组相关的合同中,以约束档案移交方的规范移交行为。

2.对拟并购企业档案方面的情况进行调查分析,提出档案处置工作的合理化建议,并协调双方解决档案处置方面的问题。

3.在重组过程中对具体档案业务工作进行指导、监控。既要做好资产与产权变动中形成的文件材料的收集归档,又要充分认识到被重组企业档案的价值。全程会同重组工作小组规范处置被重组企业档案,直至档案交接工作完成。

(三)根据不同的重组形式,研究确定被重组企业档案移交归属地

1.本企业对其他企业的协议收购,原企业法人继续生产经营。此种收购企业看重的是该企业具有市场前景的产品、技术、区域优势或营销网络优势。通过收购取得了对该企业的全部或部分(一般在30%以上)所有权,以扩大经营范围和生产规模,提升竞争力。企业档案保留在原企业,需要在集团档案部门的指导、督促下,由原企业进行清理、规范,集中统一管理。

2.本企业全部兼并其他企业后并入本企业,注销被兼并法人企业。其档案应进行全部清理、鉴定,将有价值的档案移交收购企业集中统一管理。无保存价值档案暂存3年后销毁。

3.本企业集团内部法人企业合并、注销、转让等资产与产权变动形式。内部法人企业合并,档案移交存续方。内部企业全部资产转移注销法人资格的,档案移交上级主管企业。内部法人企业全部转让出售给其他企业的,档案移交让受方。

(四)在企业重组变动过程中要稳定档案专业人员队伍

企业变动时,原有熟悉企业情况及档案业务的人员应稳定不变,才有利于档案的妥善处置工作,达到事半功倍的效果。否则,原档案专业人员分流,新派人员重新熟悉情况需一两年时间。企业应采取提高待遇(如发放特殊岗位津贴),稳定人心的措施,增强档案人员继续工作的信心。同时,指派熟悉档案业务的人员接收并接任档案工作,实现交接工作的平稳过渡。

(五)重组企业要把档案处置经费列入预算,确保有经费用于档案清理、鉴定、移交、接收工作

并购重组企业往往重视重组后应归档材料的收集归档,而将被重组原企业档案搁置一边,检索目录不全,档号编制不连贯,不进行排架管理,造成检索利用困难;有的档案甚至处于灰尘、虫害、受潮、高温等安全隐患之中。其档案如一段沉封的历史,不用时多年无人问津,任其自然消损。并购企业接管后应及时投入经费、人力进行定期清理鉴定,将有价值档案规范保管,无价值档案造册申报销毁,释放库容空间,提高管理效率。

(六)当重组企业档案遗留问题已形成后,集团档案管理部门应及时采取补救措施

企业重组前后,未按以上措施处置档案时,就产生了遗留问题,集团档案管理部门应督促、指导重组企业在2年内清理、鉴定、规范集中管理有价值档案。如,可以制订并强制执行档案目标管理工作内部规范,彻底清理遗留问题;在此基础上,加快提升档案管理水平,限期三年内申报档案工作目标管理达到省级以上规范标准。

综上所述,企业应将档案视为国家财富和企业无形资产,随时加强收集、安全保管,避免因档案流失、损毁带来经济、财产损失事故的发生。

[1]国家档案局、国家经济体制改革委员会、国家经济贸易委员会、国家国有资产管理局.国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法[Z].档发字[1998]6号.

[2]白玲玲,史江.2000-2012年企业集团档案管理文献研究综述[J].档案建设,2013,(4).

[3]魏兆融.企业档案无形资产研究[J].淅江档案,1999,(10).

[4]曹小萍.浅论企业产权变动中的档案管理[J].淅江档案,2010,(8).

[5]黄霄羽.国外档案鉴定实践的共同特点 [J].北京档案,2010,(1).

[6]张妤.外国档案鉴定理论发展研究[J].兰台世界,2011,(2).

彭丹林,太极集团有限公司档案馆员,研究方向:医药企业档案管理实践与研究,重庆,401147

G273

A

1007-7723(2014)03-0061-0003

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