服务型社会中档案人员素质的现状与对策分析

卢秀英

(四川农业大学 档案馆，四川 雅安 625014)

所谓服务型社会，是指所有部门或行业，所有生产或消费的运行、管理与经营等均在服务的标准下以服务为理念、以服务为手段、以服务为形式、以服务为目的方能取得成功的这样一种社会类型。在这里，服务成为衡量当代社会的运行标准，服务贯穿于整个社会运行之中[1]。档案工作的本质就是服务,提供利用是基础。因此在服务型社会中档案人员所应该具备的素质是指档案工作者在档案工作岗位上所应具备的专业知识、业务技能以及各种素养的总称。档案人员的素质直接影响档案工作的效率、质量和水平，影响档案文化的发展。档案作为记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的一项重要工作。为了适应现今的服务型社会,档案人员必须紧随社会的发展,不断提高自身素质。

1 档案人员素质的现状分析

1．1 缺乏忧患意识

档案管理人员由于工作性质和职场环境的影响往往安于现状，对工作缺乏主动性、前瞻性、创造性，对自身工作未来的发展缺乏忧患意识。但随着科学技术的进步、管理方式多元化的出现给档案管理人员的传统观念带来巨大冲击：

1．1．1 科学技术进步的冲击

随着科学技术的迅猛发展，计算机技术的广泛应用。资源共享，虚拟档案和“无界墙”档案馆的出现。档案管理工作远不能适应时代的发展，不能适应现代化管理和科学发展的需要。这就使档案管理职能和工作环节面临重大挑战。首先，未来档案馆的作用将由档案的保管基地和利用中心转化为档案信息控制管理中心，其管理对象由案卷实体转向信息内容。档案人员也不再是整天埋首库房，而是通过操作计算机及网络来管理动态的档案信息，维护其在运转和利用中的安全性、完整性和可靠性，履行一个信息管理员的职责。其次，档案的手工管理方式越来越显得无能为力，难以适应信息化的要求，取而代之的是档案管理的标准化、自动化和现代化。另外，由于计算机应用技术和网络技术的透明程度较高，档案部门必须采用各种技术手段防止档案信息被删改、破坏及非法利用。先进知识的严重短缺需要档案管理人员充满忧患意识，不断学习各种专业知识,不断完善自我，充实自我才能与时俱进。

1．1．2 档案管理方式的多元化对传统管理观念的冲击

目前，许多档案馆的档案管理仍采用传统的手工管理方式，自动化程度不是很高。一方面，是因为档案管理人员业务素质差，没有为学校的发展提供高质量、高水平的主动服务，档案人员素质制约了档案现代化管理。另一方面，是由于计算机等先进的技术设备极少进入档案部门，现代信息技术手段，如高校数据库、校园网络等没有切实应用到高校档案管理工作中。另外，长期以来档案管理方式主要以行政为主，根本没纳入法制管理、科学管理轨道。从库藏来看，科研、具有时代信息、具有特色的历史档案、科技含量高的档案所占比例很小，教学、行政管理方面的较多。这些状况的改变就需要档案管理人员摒弃传统落后的观念，学习先进的科学技术和管理方法，密切关注学科前沿的学术发展动向，增强自身的危机意识，不断提高自身实力，真正融入到数字时代中去。

1．2 缺乏沟通能力

服务型社会中服务是一切工作的灵魂，而“沟通”是做好服务的关键。现在档案管理人员在工作中严重缺乏沟通能力，主要表现在：第一，不能很好的与领导沟通，领导无法全面了解档案工作的具体情况，看不到档案馆的作用，意识不到档案馆存在的重要性，导致档案馆得不到领导重视。第二，档案宣传工作力度不够，与兼职档案员沟通少，很多制度流与形式、档案工作不到位造成档案收集不完整，整理不规范，从源头上就不能保证档案工作的质量。第三，与利用者沟通受阻。管理人员缺乏“换位思考”的理念，对工作没有认真负责的态度，在服务型社会中“沟通”是服务的主要形式，而档案工作提供服务是主要工作内容。因此，保证“沟通”渠道的畅通是做好一切工作的基础。

1．3 缺乏工作热情，引起职业倦怠

档案工作是一项基础性工作。它相比其他职业，更具枯燥性、复杂性、繁琐性。而有一些单位重业务重发展，却忽视了对档案管理人员的重视。由于经费和管理体制问题，档案人员缺少培训、进修的机会，知识落后，档案工作缺乏先进科学的管理模式，在职称评定、工资待遇上也体现出不平衡，难免产生失落感。因此，档案工作人员更易产生职业倦怠。对档案工作丧失热情对前途感到无望、情绪烦躁、易怒，对人和事漠不关心。工作态度消极、对档案管理工作没耐心、敷衍了事甚至经常出错、对从事档案工作的意义和价值评价下降，由于个人能力得不到发挥，人的创造性发挥不出来，很难出成果，没有成就感。

2 档案人员素质提高的对策

2．1 加强人员的职业培训、培养理性的超前意识和具有一定的创新能力的高素质人才

2．1．1 加强人员培训，提高整体素质

首先，提高领导干部的档案意识。高校应配备有强烈责任心、思维具有前瞻性的领导干部。其次，加强计算机专业人才的配备。档案现代化管理离不开网络和计算机知识的应用，无论是电子文件的归档和管理，还是馆藏档案的数字化转换、档案的网络利用等，都离不开计算机知识和档案知识的有机结合。第三，加强对在职档案管理人员的培训。档案现代化管理不能只靠计算机人员去完成。档案部门除配备计算机专业人员外，还应提高在职人员的计算机操作技能和网络知识的应用水平，有针对性地对他们进行培训，采取有力措施，保证培训的效果。

2．1．2 培养理性的超前意识

档案馆应预先制订出中长期计划，有效规避风险，有意识的培养档案管理人员的超前意识。超前意识是忧患意识的理性表征，而忧患意识是在深刻领悟客观事物复杂性、文明进步非线性基础上的一种理性自觉，一种防患于未然的积极的心理酝酿和理智谋划，同时也包含着对事物的未来发展趋势和发展道路所作的合理预见和科学判断。这种思维实际上意味着对事物发展的超前应对，是一种典型的超前意识的表现。

2．1．3 培养创新意识

档案管理属于知识管理，档案工作者不仅要有忧患意识也要有创新意识，而创新也是所有知识管理者追求的直接目标[2]。管理创新是实现知识的转换和社会财富转化的过程。档案管理必须利用自身优势，充分开发档案信息资源，将关注的焦点从信息转移到知识上，从知识存储转移到知识服务上。档案管理创新就是为了最大程度地实现知识的转换，将档案事业各构成要素更紧密地结合起来，综合运用各种知识寻求成功的管理经验与规律，最大限度地满足知识经济对档案信息的需求。

2．2 创造良好的沟通环境、提高管理人员的沟通能力

这种沟通分为三个方面：第一，是与上级领导和上级档案部门的沟通，档案工作是一项综合性工作，没有领导的重视和支持，工作很难正常开展。这一矛盾的解决，就需要依靠档案工作人员积极努力，在工作中出成果出绩效，引起领导的关注。同时定期与领导沟通，反映具体问题，争取合理的人员配备、必要的设备、充足的经费是发展档案工作的基础。第二，是档案管理人员与利用者之间的沟通。档案人员的素质、服务态度、专业知识的熟练程度都直接影响档案的利用率。现在高校除了要做好“教书育人”更多的要做好“服务育人”“管理育人”“环境育人”要做好这些都与档案人员本身的服务质量密切相关。在服务中实现自身价值，在档案的利用过程中赢得公众的认可和信任，获得重视和支持。第三，是档案管理人员与平行部门沟通。档案馆的各种档案都来源于各个平行部门，各部门具体负责各个部门材料的收集、整理、归档、信息录入等基础工作。因此，沟通、协调、宣传的效果直接影响档案工作质量。这就要求档案人员要从办公室的纸堆中走出来，深入到各部门中去开展各种宣传，与相关人员及时沟通。“沟通”出一个“和谐”档案工作氛围，把高校档案工作推向新的高度。

2．3 加强自我修养，提高管理人员自身的人格魅力

注重细节，平凡做起，档案工作非常具体、工作量大、业务工作多且繁杂，还要去适应现代化档案管理方法，又难以出成绩。久而久之就会产生职业倦怠[3]，因此，档案管理人员要树立正确的职业观，保持积极向上的良好心态、增强自信心、客观的认识自我，调整自我认知、学会驾驭压力、合理调整情绪、增进人际沟通，建立和谐的人际交往氛围。档案工作是一项服务性很强的工作，它又不同于一般的服务性工作。它虽然不能通过服务对象直接创造服务价值，客观存在的服务价值也不明显，但它是档案馆管理面向社会、面向最广大民众的一个最直接也是最主要的窗口[4]。因此，档案管理人员保持一颗平常心尤为重要，只有保持了一颗平常心，才能平心静气的面对档案管理单一枯燥而又复杂、细致、繁琐的日常工作。同时档案人员还要具有严谨细致的工作作风，强烈的事业心，高度的责任感。在服务方式上，变被动服务为主动服务，单一形式服务方式为多形式的服务方式。在服务过程中，档案人员扎实的基础知识、良好的服务能力、深厚的学术修养、胸怀全局的大气、淡泊名利的底气、文化修养的才气形成独有的人格魅力，这种人格魅力能够产生特有的吸引力和感召力，从而提高服务的质量、提升服务型社会的品质。

综上所述，在服务型社会形态下，服务是工作方式、服务是宗旨、服务是目的。充分提高档案人员的服务水平、服务能力。最大限度的满足社会发展对档案利用的需求，最终实现档案资源利用率的最大化，是档案管理工作的最高目标。

［1］孙希有.服务性社会来临[M].中国社会科学出版社，2010.

［2］彭波.论档案管理人员的职业素质[J].边疆经济与文化，2006（4）.

［3］王云庆，苗壮.现代档案管理学[M].青岛出版社，2002．

［4］郑惠萍.高校档案馆员倦怠探究[J].焦作大学学报，2009（3）.