浅析医疗机构仪器设备档案的管理及利用

苏春康

(福建省永定县医院 检验科，福建永定364100)

浅析医疗机构仪器设备档案的管理及利用

苏春康

(福建省永定县医院 检验科，福建永定364100)

目的：探讨医疗机构仪器设备档案的管理要求。方法：结合工作实际和有关文献报道，对医疗机构仪器设备的论证、购置、调试、运行、维护、维修、报废等过程进行管理，并对利用情况进行探讨，以期促进仪器设备档案管理更加规范化。结果：政府部门对公共卫生的逐步重视，对医疗机构的投入明显增加，医疗机构设备档案管理工作应更加严密完善。结论：加强设备档案管理工作，同时加强对档案管理人员的培训，提高责任心，加强业务素质和政治素质的培养，才能保证仪器设备的科学合理使用。

医疗机构；仪器设备；档案管理；利用

医疗机构在保护人民健康、控制传染病的爆发流行等方面作出了较大贡献，随着政府部门对公共卫生的逐步重视，医疗机构的投入也明显增加，特别是各种仪器设备的投入也逐步加大，也对加强仪器设备档案的管理工作提出了更高的要求。为此，笔者结合工作实际和有关文献报道，对医疗机构仪器设备裆案的管理及利用情况进行探讨，现阐述如下。

1 仪器设备的档案管理工作内容

仪器设备的档案管理是针对仪器设备进行管理，内容包括仪器设备的论证报告、仪器型号、购买、验收、调试、运行、维护、维修、参观人员进入重大仪器设备间的时间及人员登记、报废等全部过程；其中要求在每个环节都要注明时间和经办人签字，特别是仪器出现异常时，要及时登记并上报有关部门或生产厂家或经销商，维修过程等均要有详细的文字记录。

2 仪器设备档案的资料收集

在仪器设备购买前，要收集购买仪器设备的论证报告、招标文件、购买合同、价格、付款方式、保修合同等。在仪器设备来到单位后，仪器设备档案管理人员要会同采购人及有关领导共同开箱，检查仪器设备是否齐全、完整，查看有无破损等，档案管理人员要认真登记仪器设备的型号、出厂日期、生产单位、购入价格、保修时限、出厂合格证书、环保证书、操作手册、相关的SOP文件等。在上述资料完善的情况下，开始安装调试，要做好安装调试记录，发现问题及时处理并做好记录。在试运行过程中，每天均要做好记录，有的仪器设备对运行情况均有记录，可以根据仅器设备资料打印出来进行存档保存。在正常使用后，做好开始正常使用时间，维护时间和处理方法，特别是对于仪器设备发生故障时，要做好故障现象、原因、维修措施和维修效果，在每年的技术质量监督局进行仪器设备检测时做好记录，并保存好技术质量监督局提供的检测合格证书。仪器设备转移使用单位时，仪器设备档案应一同转交，凡报废的仪器设备，应尽快处理，在仪器档案中做好报废仪器注销记录，仪器设备报废后结档。仪器设备档案管理人员在对仪器设备档案进行立卷时，应进行科学系统的整理、分类、编目、建账。建档时将仪器设备验收单，连同使用说明书、产品合格证、保修卡、配件表及其它所有的相关资料一并装入档案盒，登记建档，并进行整理编排，归为一个案卷，并填写卷内目录、档案编号。对于档案的借阅，要严格按照借阅手续进行办理，不得涂改、丢失，对于重要的如合同、说明书、线路图等一般不外借，特殊情况需有关领导审批后方可借阅。

3 仪器设备档案利用

3.1 组织领导机构情况。在进一步加强档案管理工作进程中，要将档案工作纳入到领导议事日程中，成立领导和管理小组，党委书记、中心主任任领导小组组长，分管领导任副组长，办公室主任牵头负责。并将职能部门主任全部纳入到管理体系中，齐抓共管，责任到人，形成稳定、严谨的档案管理网络。

在档案管理人员的配备上，本着强中选强，优中择优的用人原则。我院现配备档案管理责任人1名，专职档案员1名，兼职档案员2名，并明确了工作职责。

3.2 健全规章制度，确保规范运作。为了防止档案资料收集的流失，保证档案的健全，我们制订和印发了“三合一”制度、档案立卷、保管、保密、利用、鉴定销毁、安全保卫等管理制度，制定了相关人员工作职责。我们还注意结合工作中的新情况、新特点及时进行修订与完善，做到了传递有手续、拟办有记载、传阅有登记、阅文有专实、立卷有规定、销毁有鉴别、利用有效果，从而为档案管理有章可循、规范运作起到了积极的制度保障作用。

3.3 加强学习培训，提高人员素质。要求特别注重专业人员、保密员、公文交换员、网络档案员的政治学习和业务学习。采取请进来和走出去学习的办法，运用柜窗宣传、知识竞赛的形式，增强了档案管理人员的责任心和法制意识，促使档案管理人员树立良好的保密观念和服务意识，熟练掌握和运用现代管理知识，提高档案管理技能水平，掌握更好地为疾控机构工作服务的本领。

综上所述，对于医疗机构设备档案管理工作，领导要给予足够的重视，加强对设备档案管理工作的管理，同时加强对档案管理人员的培训，提高业务素质和政治素质，提高责任心，加强管理，为仪器设备管理工作作出应有的贡献。

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2014-03-06

R197.323.1

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1002-2376(2014)09-0074-02