医院信息系统的切换方案及实践

刘晓东，刘 洋，田丽丽，朱旭玮

0 引言

随着医疗改革的深入推进，医院的信息化建设步伐不断加快[1]。许多医院因原有系统无法满足现在及未来的各项要求，纷纷引入新的信息系统，其中最为关键的就是新旧系统的切换工作，其涉及面广、风险巨大，是系统建设成败的第一步[2]。我们认为，衡量系统是否切换成功的重要标志是：短时间内数据迁移完整准确、业务流程保持正常运转、各项数据报表符合要求。我院近年进行了一次全院医院信息系统的大规模切换工作，我们在厂家的密切配合之下，顺利地完成了此次切换。

1 切换前准备要充分

1.1 组织准备

组织动员要充分。新系统上线需要全院多个部门的参与配合，重点是财务、药学、医务、护理等关键部门。需要有强力的领导组织，明确管理细节，建立层级权责，及时、果断地对有关问题进行决策。对确定了的问题，通过会议、文件等形式尽快通知到临床科室和相关操作人员[3]。

1.2 确定符合本院实际的切换方案

常见的系统切换方式有3种：直接切换、平行切换、逐步切换[4]。我院结合前期信息化应用情况、管理方式、各业务流程特点、上线系统的准备情况等方面情况，选择了符合本院实际的系统切换方案。

这次系统切换采用的是以直接切换为主，其他2种切换为辅的切换方式。如医院整体业务采用直接切换方式，这种方式前期工作量大，切换存在一定的风险，但因整体业务模块统一用一套系统，接口处理少，有利于各项业务数据报表的统计分析。若前期做好充分的准备工作，并制定好应急预案，可将这种风险降至最低；对于旧系统中没有的模块即新模块采用逐步切换方式，选择一两个有代表性的试点先试运行一段时间，运行稳定后再全院大规模运行；对于住院模块采用平行切换方式，一段时间内新旧系统并行，新入院患者用新系统处理，切换前住院患者用旧系统处理，待所有老患者出院后停用旧系统，全部使用新系统。

1.3 数据准备

数据准备指基础数据的录入，如：人员信息、科室信息、药品信息、收费项目、卫材、权限分配等[5]。数据准备是一项繁琐的系统工作，需要仔细核对，我们在进行数据准备时遵循以下4条基本原则：

（1）合理分配、专人专管。

（2）保质保量、专人审核。审核不合格的重新维护，并要求必须在规定的时间内完成。

（3）对于较复杂的涉及多个部门的数据，应及时开会协商共同确定，如：科室设置、费用分类等。

（4）数据导入要慎重，对于不能导入的数据，如：药品库存、物资库存等重要数据，需上线当天由相关操作人员加班录入。

1.4 人员培训

我院在教学办公室专门建立一个培训教室，培训计算机40余台，通过上机操练强化实际操作，避免听后就忘。通过培训使各业务科室的软件使用者熟练新系统的业务和流程，减少误操作。人员培训要注意方式方法，主要遵循以下3条基本原则：

（1）人员培训以业务流程为主线，如：按照患者入院、在院、出院的流程来讲解。

（2）重点培训影响面较大的模块，如：挂号收费、护士工作站、医生工作站等。

（3）确定培训的重点人群，如：可对少数有较好基础的操作人员进行先期培训，再由这些人员对其他操作人员进行培训。

1.5 软硬件配置升级

新系统对服务器和客户端计算机提出了更高的要求。

（1）服务器配置。我们这次系统切换保持原系统服务器不动，新系统采购新的服务器。新系统服务器端由2台配置相同的IBM X3850X5服务器做成双机，对外提供高可用服务，操作系统由之前的Windows系列改成Linux系列操作系统，数据库采用O-racle 10g，以满足医院庞大的数据量。

（2）客户端配置。医院统一采购一批高配置新计算机，以往过旧计算机直接淘汰不用。操作系统用Windows系列，数据库采用Oracle 10g。为了保证刷卡器能用，客户端所有键盘采用圆孔式接口，不采用USB接口。上线前，对所有硬件设备和相关配套软件安装调试到位。

2 切换中工作思路要清晰

2.1 确定一个合理的切换时间

我院在上线时间的选择上遵循以下2条原则：

（1）为使系统切换，对医院业务的影响降至最低，应选择就诊患者较少的时间。

（2）为了有利于月数据的完整性，应尽量选择本月的最后一天。

这次系统切换我们选择在周五晚上零点开始。因晚上患者较少，第二、第三天为周末，门诊量不太大，发现问题可在周六、周日进行系统修改，有时间缓冲。待第四天星期一就医的高峰期可对系统的稳定性进行一次全面的检验。

2.2 确定好切换步骤

上线当天有许多事情要做，如何保障系统切换当天各项工作有条不紊地进行至关重要。必须制定详细的切换步骤，将具体实施步骤通过医院内网发至所有科室，要求每个人必须按照步骤严格执行，绝对不允许有切换步骤之外的操作或是流程[6]。我院此次切换的主要流程如下：

（1）楼层实施工程师去各自负责的楼层指导医生使用新系统；

（2）门诊收费处、住院收费处测试票据打印走纸；

（3）软件工程师测试医院排队叫号系统、LIS接口、PACS接口、医保接口等接口程序；

（4）清理新系统中业务数据，清理后，任何人员不能再进入新系统进行任何操作；

（5）在新系统里操作药品初始化；（6）对收费员进行发票领用操作；（7）各业务窗口全部退出旧系统，进入新系统操作业务；

（8）增加后台触发器，控制不能再往旧系统写入业务数据；

（9）切换后，关注各业务流程。

2.3 明确重点工作

旧系统内有许多出院未结算的患者，如何在短时间内准确地将这些数据转移到新系统中是当天系统切换的重点工作。为此，我们在上线前就已进行了积极的准备。具体做法如下：提前一周将旧系统中已出院未结算的患者信息导出，安排人员提前将这些人员的费用信息分大类（不录明细如：治疗费、西药费等）录入到新系统中，同时结算部门记录好本周已结算患者的住院号。上线前一天晚上再将本周新出院未结算的患者信息导出，同时检查新系统中已导入的患者信息是否有本周已在旧系统中办理出院，对于这样的患者进行无费退院。采取此方案，保证了数据及时准确地录入，为上线工作打下了坚实基础。

2.4 制定好应急方案

系统切换存在一定的风险，对可能发生的各种意外都必须考虑周全。总的原则是绝不能因为系统的问题影响医院各项业务的正常开展。为此，我们制定了《门诊收费、发药应急预案》、《住院收费、发药应急预案》、《医技收费应急预案》、《服务器故障应急预案》等应急方案，并进行了演练，同时加强各个薄弱环节的技术支持工作，保障了系统的正常切换工作[7]。

2.5 制定责任明确的分工表

此次系统切换基本覆盖全院所有业务科室，如门诊收费、门诊药房、住院收费、住院药房、门诊医生站、住院医生站等，可见其范围广、任务重、责任大。如何高效、合理地组织，充分调动信息中心工作人员指导医生使用新系统是摆在我们面前的难题。我们在制定分工表时遵循以下4条原则：

（1）强弱搭配，分成若干个小组，由厂家工程师和我院工程师共同组成。

（2）合理分工，每个小组划分一片科室，负责科室的上线工作。

（3）保持通讯畅通，将每个人的电话打印出来，发给每个人，可相互联络。

（4）统一指挥，集中保障，安排专人电话值班统一调度人员，并保障人员的可轮班休息、吃饭等问题。

3 切换后要抓住重点问题

3.1 理出关键问题

尽管切换前做了充分的准备工作，但上线实践操作中仍然会遇到一些问题。如：新系统放射费用原定由各科护士站进行收取，但实践表明护理人员根本不知如何收取，于是调整流程由放射科收取放射费；新系统要求护士站使用医用卫材前必须先进行初始化工作，发现该问题后我们及时在数据库中统一进行初始化，减少了科室大量的数据录入工作。

3.2 后续问题的解决

系统切换后，对新系统运行情况进行跟踪，通过会议、电话等多种形式了解新系统的使用情况，搜集整理操作中遇到的问题，对系统中存在的共性问题统一解决；对于使用者提出的新功能，组织人员研究其可行性并尽快进行开发完善，使得系统更好地为广大医护工作者服务。

4 结语

经过数个月的筹备和计划，全院信息系统切换工作顺利完成，各业务流程正常运转、各项数据报表无误。通过这次系统切换实践，使我们更加深入地认识到医院信息系统的切换是一项复杂而细致的工作，医院信息化管理部门应充分发挥自身优势，精心做好系统切换前的准备工作，选择一种或几种相结合的适合医院自身的切换方式；实施过程中要沉着应对，确保系统平稳顺利过渡，保障医院各项业务的正常开展。

[1] 李工，骆晔.谈医院信息系统建设中存在的若干问题[J].医疗卫生装备，2002，23（4）：54-55.

[2] 王霞，彭智才，董超雄，等.对提高医院信息系统切换成功率的思考[J].中国医疗设备，2008，23（4）：76-79.

[3] 陈远，熊霞.新旧信息系统切换问题研究[J].中国图书馆学报，2002，28（5）：48-49.

[4] 张艳，李翠荣，李锋.浅析我院信息系统切换实施策略[J].医学信息，2010，23（12）：89.

[5] 刘浩.浅论HIS系统升级中的数据迁移[J].中国卫生信息管理杂志，2007，4（3）：15-17.

[6] 刘海霞.医院信息系统的切换准备及切换方案探讨[J].中国当代医药，2009，16（19）：119-120.

[7] 黄平，肖扬.医院信息系统机房设备的搬迁方案及实践[J].医疗卫生装备，2013，34（2）：94-96.