高校人事档案管理的现代化

吴冬梅

（黄冈职业技术学院 人事处，湖北 黄冈 438002）

高校人事档案管理的现代化

吴冬梅

（黄冈职业技术学院 人事处，湖北 黄冈 438002）

为实现高校人事档案管理的现代化，本文对传统人事档案存在的弊端进行剖析，提出实现人事档案管理现代化建议：培养全员档案意识。提高管理人员的专业素质和业务能力。开放管理，资源共享，主动接受群众监督。加大资金投入，完善档案信息化支撑体系建设，使人事档案更好地为高校教学、管理及各项工作提供优质服务。

人事档案；高校；管理；现代化；研究

高校人事档案是高校党的建设和组织人事工作的重要信息支撑之一，是高校党的干部工作的基本凭证和公道正派地选人用人的重要依据。因此，档案工作人员应提高认识，增强责任感和使命感，增强全局意识和服务意识，为提升组织工作满意度、选人用人公信度、组工干部形象认可度贡献自己的智慧和力量。

一、传统人事档案管理存在的问题

1.观念上的神秘。过去人事档案严加保密、戒备森严，给人一种“神秘莫测”的感觉，档案资料中的个人资历、经历的记载，亦偏重于政治，内容多是套话；且对个人能力及业绩的现实资料也没能及时收集归档。人事档案改革和创新后，仍然过分保密的作法依然存在，致使该归档的资料不能及时归档，甚至遗漏丢失，不齐全、不完整或不真实，无法在实际工作中发挥其重要作用。

2.管理上的沿袭。由于制度的不健全，档案人员多为兼职，对资料收集不重视，导致有失真资料的出现。同时，因过去长期处于一种封闭状态，人事档案收集审核归档制度不完善，加之人员队伍不稳定，致使人事档案长期未收集整理，亦无人问津。对于资料方面，亦未审查、核实、严格把关，对交来的资料塞入档案袋了事，使部分资料出现失实甚至有虚假内容，给日后工作带来诸多麻烦，也降低了其使用价值。

二、高校人事档案管理现代化的必要性

举目当今，信息化已成为国际经济和社会发展的关键环节。显然，高校人事档案管理的现代化，是适应社会主义现代化建设对高校档案事业的需求。采用现代科技管理软件，运用到人事档案管理工作中，是势在必行的。只有逐步实现人事档案工作的现代化，才能更好地为高校教学、管理及各项工作提供优质服务。

1.管理现代化是当前档案工作的需要。人事档案工作的发展，有赖于科学技术的使用。实现人事档案管理的现代化，是当前档案工作的必需。因此，管理信息化、现代化，是人事档案管理的必由之路。为此，要将人事档案的管理重心，从实体管理转移到信息化管理上来。通过信息统计，对个人业绩、政绩的评价提供量化依据，实现计算机对人事档案完整、准确和动态、立体的管理体系。从而极大地提高组织人事部门的工作效率。

2.管理现代化是时代发展的需要。随着干部队伍的不断壮大，人才流动的增加，信息复杂性逐步提高。传统的手工检索和统计方式，已远远不能满足时代发展的要求，如反映干部个人能力的业绩、教师从事教研的成果，业务能力进展、专业特长等收集不全、不及时，使档案资料不能体现本人个性发展和实际水平的真实记录，成为陈旧的、静态的历史资料；而电子计算机具有高效率的信息处理功能，能实现人事档案的统计、编目、检索等方面的现代化，使档案管理人员从烦琐的具体手工操作中解脱出来。

三、实现高校人事档案管理现代化的建议

近年来，高校组织人事部门虽配备了现代化办公设备，但工作仅停留在打字及简单数据资料处理上，造成了设备的严重浪费。当前仍存在手工处理方式多、电子方式少；原始信息多、加工整理少；孤立分散者多，可共享者少；部门自我服务的多，可向社会提供的少等弊端。若使用人事档案管理信息系统，即可逐步节省大量人力、物力和财力，实现信息资源共享。因此，必须重视和加强人事档案信息基础建设工作，并把此项工作向更深一层的现代化方向发展。

1.培养全员档案意识。高校人事档案是广大干部教师和科研工作者智慧的结晶和聘用的依据。一般而言，在具备高深学问、追求民主与法制的广大高校教职工中，档案意识理应十分浓厚，然而事实并非如此。许多人认为人事档案不过是人事部门记录自己永远看不到的资料而已，个人往往持“归不归档无所谓”的态度，归档意识淡薄。因此，档案管理部门要利用一切可利用的方法，加强干部档案宣传，使各级领导、干部群众，正确认识人事档案特点、地位和作用，关心并参与档案工作，自觉收集资料，及时归档，促进档案工作良性发展。

2.增强专业素质，提高业务能力。为适应岗位发展的需要，档案人员要努力学习党的建设和组织工作业务，做到应知应会，把熟练掌握档案管理业务，争当档案管理行家里手，作为一种责任，一种追求，加强学习，认真思考，刻苦钻研，努力在档案收集归档、审核整理、保管保护和开发利用等工作实践中探索新方法、新途径、新规律，以改革创新的精神，推动新时期档案工作创新发展，努力把自己培养成为学习型、研究型、创新型、实干型、复合型的人才，进一步担负起服务大局、传承文明的责任，提高档案管理现代化水平和服务能力。

3.开放管理，资源共享，主动接受监督。昔日人事档案唯有少数人能看，其实，掀开其面纱，可发现其大部分内容是可以公开的。可以作为一种资源供社会共享，没有保密的必要。人事档案内容分十大类排序，分别是：履历、自传、组织评价、学识专长、家庭背景（核心关系）、政治信仰、奖惩激励、违纪处理、经济待遇（履职轨迹）和其他类。实际上，可简分两大类分别管理，将学识专长部分归业务档案，其余归人事档案。业务档案内容是可以公开的，经过整理加工后，即可作为人事资源信息。人事档案中的年度考核、党团、奖励等也可以公开。这样，人事档案就可以在作为资源共享的同时，接受群众和舆论的监督了。

4.加大资金投入，完善档案信息化支撑体系建设。针对高校档案管理技术相对落后的实际，有计划、有步骤地加大

投入，完善基础设施，以加强档案管理的技术装备。高校档案管理的核心问题，是信息资源库的建设。因此，信息化建设要抓好三个方面的工作。（1）要建立高校人事档案信息通用数据库。实现人事档案数字化。通过相应管理软件或网络对其进行管理、使用，提高档案管理效率，实现人事档案信息价值，为高校决策层提供有力的信息支持。（2）要建立并完善高校人事档案数据库管理系统。高效地利用人事档案信息通用数据库中的信息资源，才能将人事档案的日常管理，通过计算机实现信息化管理。（3）要建设高校人事档案信息网站。通过网站将档案信息服务直接面向用户，形成用户与人事档案信息管理者之间良好的互动。

实现高校人事档案信息的计算机现代化管理，为档案工作注入了新内容，为更好服务于党的组织人事工作开辟了新途径。同时，也进一步推动了高校人事档案工作的发展。作为人事档案管理的工作人员，必须切实重视思想政治建设、爱岗敬业，忠于职守，不断提高业务水平和能力，为促进高校档案事业的发展作出新贡献！

[1]王彩云.高校干部人事档案管理对策[J].内蒙古农业大学学报，2002，（2）.

[2]王晓燕.高校教学档案管理浅析[J].河西学院学报，2007，（4）.

[3]秦建华.高校档案管理工作探讨[J].机电兵船档案，2007，（5）.

G717

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1674-9324（2014）04-0018-02

吴冬梅，女，湖北黄冈人，副研究馆员，研究方向：高职院校人事档案研究。