如何做好文书档案的鉴定工作

吴新丽++闫明

摘要：很多或超过保管期限或已经失去保存利用价值的档案，给文书档案工作带来了一定的困难，也使得文书档案鉴定工作显得更加紧迫。本文针对文书档案鉴定工作存在的难点问题，分析产生的原因并提出对策。

关键词：档案鉴定 问题 对策

文书档案鉴定工作，就是鉴别和判断文书档案的价值，挑选有价值的档案由档案机构继续保管，剔除无保存价值的档案最终予以销毁的工作。它是档案管理工作中的重要组成部分，决定档案存毁命运的重要手段，也一直是档案工作的难点。

1 文书档案鉴定存在的问题

目前文书档案鉴定工作的开展还很落后，不是没有正常开展就是力度不够，所以存在诸多问题。当前，随着学术研究的持续推进，档案资源数量激增，但参考价值良莠不齐，使得档案管理面临诸多考验。那么，国内文书档案鉴定工作的现状及难点有哪些呢？

1.1 大量文书档案需要鉴定

随着时间的推移，有些档案失去了保存价值，却仍在保管，致使库存档案显得庞杂起来。一方面，也是人们思想上的误区所导致，就是认为馆藏数量多少是衡量档案部门好坏的标准，所以一味追求入馆档案数量便成为档案部门追求的重点，这样，本来不具有参考价值的档案也被列入馆藏资源。另一方面，一些档案人员掌握的标准不精准，也造成了归档量增加的局面。因此，档案部门所面临的问题就是过期档案的处理。应该及时清除到期的档案资源，尤其是那些已无实际利用价值却因为是永久档案而迟迟未能清除的档案。并且档案工作人员没有进行有计划、定期对文书档案进行甄别鉴定，客观上也造成档案激增。长此以往，导致文书档案鉴定的负担也日益加重。

1.2 文书档案鉴定流程较为复杂

当前，案卷装订依然是档案管理的通用形式。案卷装订通常有厚卷皮、子母卷小卷皮两种。在进行档案鉴定的过程中，一旦发现卷中有判断错误保管期限的文件，在进行处理时就变得复杂了：第一，拆卷。从档案目录和档案内容中剔除已无实际利用价值的档案，若要剔除的档案过多，则需重新抄录、组卷；重新设置档号。重新审核档案的资料保管期限和案卷内容，剔除档案后重新编拟档号，以确保档案资料与档号一一对应，便于查询和利用。第二，根据调整后的档案体系及时调整专题目录、案卷目录和全引目录等检索工具。档案管理任务的繁杂恰好体现在此，可谓牵一发而动全身，甚至让档案的管理者望而却步。

1.3 文书档案鉴定工作的标准需加强掌握

文书档案的鉴定与专业档案不同，文书档案的内容庞杂，涉及面也比较广泛，再加上鉴定理论不够完善，在某种程度上很难完全有效的指导鉴定工作，造成了鉴定时困难较大。另外，2006年12月18日，国家档案馆新颁布的《机关文件材料归档范文和文书档案保管期限》，虽然相对于1987年期限表是一种改革，解决了一些问题，但不是全部问题，仍存在抽象等难以掌握的东西，需在实践中不断调整。

2 解决文书档案鉴定工作问题的对策

2.1 健全文书处理与档案部门的连锁责任机制

它是文书档案鉴定工作得以顺利开展的前提。公文制作的审核本身就是一种档案前期的鉴定，是由文件管理者承担的，初始鉴定的主要任务是分清归档与否。公文归档鉴定是先由文件管理人员清点归档材料是否齐全、完整，并查办个体文件手续和相关材料是否完整，审核完毕后才正式移交档案部门，但实践中文件管理者往往没有认识到归档的程序和责任，将文件一股脑儿移交给档案部门，责任随之移转，不利于档案的完整。针对现存问题，解决的途径应概括为“两监督一执行”，一是监督的制度化，二是监督的跟踪化，三是执行的规范化。

2.2 提高档案工作人员素养，注重进馆质量

档案人员流动性强，而且学历很多也不达标，所以要加强档案人员专业培训，同时完善调阅制度，严格审查程序，做到进有序、管有据、出有规。认真界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，做好档案收集、整理、利用、移交工作。对保管期限届满的各类档案及时开展鉴定工作。需销毁的档案，应制作销毁清册后，严格按照相关规定进行销毁。确保档案管理的规范化、制度化、科学化。

2.3 把好档案归档鉴定关。是做好档案鉴定工作的关键

经历了公文处理和立卷阶段的鉴定工作，就要转入正式档案的鉴定，该阶段是档案鉴定工作的关键，涉及档案的完整性、准确性及质量是否符合标准。

2.4 改进立卷方式

革新档案立卷形式，使文书档案管理更加顺畅。以件为单位组卷并且辅助以计算机管理的立卷方法，虽然处于尝试的阶段，但它的优势却是显而易见的。我们在鉴定时，如果需要剔除某份文件，可以不必考虑拆卷这个棘手的问题，使得工作效率大大提高了。

2.5 在实践中，不断完善现行文书档案保管期限表

档案保管期限表对档案鉴定工作有着特殊的意义，对其起着指导性作用。对于其数次的修订，表明我国档案部门对于档案的认识的不断变化。但是，也远不可能完全达到档案的真实价值，保管期限会继续随保管期限表的修改而不断有所调整。

2.6 在档案馆开设专业的档案审定机构，根据档案类别指派相应的审核人员，确保各部门分工明确，责任到人

档案审定机构的工作内容：一是全面统计超过保存期限的档案资料，制定合适的审定方案；对档案去粗取精，提高管理效益的科学举措；调查分析部分已失去实际利用价值却仍在永久档案之列的档案资料，针对是否剔除提出审定意见，提高馆藏资源审核的针对性。

参考文献：

[1]江西林，张爱珍.浅谈文书档案鉴定工作[J].浙江工商职业技术学院学报，2009.3.

[2]刘玉宝.文书档案鉴定工作之见[J].锡林郭勒职业学院学报，2005（Z1）.

[3]郭小青.关于提高文书档案案卷质量的探讨[J].内蒙古师范大学学报（哲学社会科学版），2007（S1）.endprint