高校教学秘书的能力结构与思考

孙宝丰 张帆

摘要：教学秘书工作是高校教学活动的桥梁环节，对学校的教学质量和学校的声誉都有很大的影响。为了高校教学活动的高效运行，教学秘书人员应具有的能力结构包括处理信息、沟通协调、文字写作、计算机操作、创新等能力特征。高校应在教学秘书工作环境、进修培训、工资待遇等方面加以重视。

关键词：教学秘书 教学质量 能力结构

教学活动是各级各类学校工作的核心，高等学校系级人员各司其职，尽最大力量发挥自己的作用，完成上级部门布置的各项任务，提高教学质量，满足社会对人才标准的要求。一个学校的教学水平的高低由很多的因素决定，比如学校的硬件设施、学校基层单位的工作业绩、所培养出的学生在社会上的声誉等等，而系级教学单位的一切工作是学校兴旺发展的前提。在系级组织中，教学秘书的工作尤其重要，它在整个教学活动中起着桥梁的作用。它的作用越大，对它的要求也就越高，教学秘书的这种工作特性要求他们必须具有很强的工作能力。特别是现在社会各行各业的竞争非常激烈，高校之间的竞争也愈演愈烈，作为教学秘书应该更加深刻的意识到自身需要具备的能力结构，进而增强高校的竞争力和生存力。

高校教学秘书的工作是帮助系领导处理日常系里的具体事务，系领导决策的执行者，也是系领导的助手。换句话说，教学秘书不仅要处理一些日常的、事务性的、繁琐的工作，还需要参加校内各机关的会议，与上下级都保持密切的联系。它的这种工作特性决定了它必须拥有更多的能力才可以胜任这份工作。

1 教学秘书的工作性质

1.1 辅助性

高校的发展离不开系领导所做的决策，而系领导的决策很大程度上依赖于教学秘书工作，因为教学秘书是帮助系领导做出正确决策的关键因素。因为在实际的执行决策的过程中，系领导的工作很忙，没办法每件事情都事必躬亲，这种时候就要求教学秘书帮助领导去处理一些事情。针对一些事情教学秘书应该能够提出自己的建议并进行处理，直至事情完成。同时，也应该注意收集各方的反馈信息，及时的汇报给领导，既推进了自身工作的进程，也给领导做决策提供一定的参考价值。

教学秘书的这种特性要求教学秘书在工作的过程中应该重视教学实际的情况，不能只是机械的、消极的、被动的执行任务，应该能够准确的反映教学工作中出现的各种问题。另外，教书秘书应该清楚自己的定位，在工作的过程中应该态度适当，举止得体，不能把自己当成是领导，只有这样才能提高教学质量。

1.2 参谋性

很多人认为教学秘书只需要很强的执行力，认为其主要是负责执行的工作，但其实不然，它也需要协助领导，帮助他们做出正确的决策。而教学秘书的这种特性也让他们成为了高校各系之间的一个桥梁，它不仅了解国家的各项规章制度，也了解每个教学人员的个性和实际从事的各种活动。

教学秘书的这种特性决定了它具有更多的机会为领导提供一些建议，其应该利用自身优势，在领导做决策的时候多提出一些建议和新方案。同时在实施的过程中，教学秘书也应该密切注意收集各个环节的反馈信息，及时的汇报给领导，并且应该注意关注整个实施的进程，保证工作落实到位，最后做好信息的分类整理存档工作。总而言之，这些信息为领导修改和重新决策提供了宝贵的依据，为推进教学改革发挥着重要作用。

2 教学秘书的能力结构

各行各业在自己的岗位上完成自己的职业目标，依靠的都是各种各样不同的能力。同样，教学秘书也需要具备一定的能力，才能完成自己的教学秘书工作。具体应该包括以下几种能力：

2.1 处理信息资料的能力

教学秘书每天的工作都被大量的文件、电话、会议和资料充斥着，如果不能对这些资料进行有效的处理的话，很可能延误教学活动的进程，所以，要想使教学活动更加有条不紊的进行，必须加强自身处理信息资料的能力，做到能够快速有效的处理这些材料。具体来说就是，因为这些资料的时效性、指导性和收藏价值都各不相同，应该先对其进行分类，然后及时的汇报给系领导，系领导做出决策后，教学秘书能够及时把该信息传递出去，并且能够收集来自基层的反馈信息，再把反馈信息汇报给系领导，让系领导决定是否进一步实施决策，或者是修改一下决策，从而使决策更加的具有科学性，更能够满足教学活动的需求。

总而言之，只有教学秘书做好信息的整理工作，才能为系领导做出的决策提供强有力的理论支持，反之，就很可能会影响到系领导的决策的准确性，甚至影响到整个高校的发展。所以，教学秘书必须具有处理资料的能力。适时的对教学秘书工作人员进行短期的职业培训，特别是处理信息的训练是非常必要的。

2.2 具有良好沟通的能力

教学秘书的工作就是协助系主任处理日常事务，从而保证教学工作顺利的进行，这种工作性质决定了教学秘书必须具有良好的沟通能力，不仅需要联系学校各部门机关和广大教职工，也需要收集来自基层的汇报和请示的问题。

教学秘书的工作常常需要参加校内各种机关的会议，在工作的过程中可能需要和高校各个环节的人接触，再加上每个人的个性都是不同的，他们自身的文化修养也是不同的，要想和每一个人都保持良好的沟通状态，需要教学秘书具有很好的灵活性和应变性，懂得如何传递信息更能够让人们接受。

教学秘书在传递信息的时候，很多的情况是没有时间来组织语言，往往都是想什么说什么，也许就会出现一些误会，这就要求教学秘书在工作的过程中，加强逻辑学、社会心理学等知识的学习，提高自己的语言组织能力，从而达到良好的沟通效果。

2.3 协调合作的能力

教学秘书比其他的教师需要更多的协调合作的能力，因为他的工作需要很多部门和成员的合作才能够完成，不仅是数量的配合，也是各项工作的时间配合以及行动的配合。

教学秘书是系领导的助手，它需要在系领导做出一些部署或安排一些教学活动的时候能够提出一些建议，这就要求教学秘书必须积极主动，且对事物有一定的预见性。教学秘书在安排一些教学活动的时候，应该综合考虑教学活动中的各个因素，比如每个教师的特点、做每件事情所需的时间、容易出现的问题等，只有这样才能更加有理有据的安排系里有关的教学活动。教学秘书不只是一个执行系领导任务的执行角色，它也是一个可以推动系里工作顺利进行的角色，领导在做一件事情之前，教学秘书需要先把该事情的一些环节都认真的思考一遍，把可能发生的情况都推算出来，然后最大限度的预防阻力的产生，帮助系领导协调处理好各种事务。另外，教学秘书还应该有合作的观念和能力，任何时候团队的力量总是比个人的要大的，在团队的合作中，不能把自己等同于领导，应该认准自己的定位，言行举止要和蔼，因为教学秘书有很多需要和上级业务部门合作才能完成的事情，因此一定要处理好和其他部门协同合作的问题。

总之， 教学工作虽然分工不同，但都是在合作、互助的基础上进行的，因此教学秘书不仅要从思想上意识到协同合作的重要性，也要在实际的工作中真正的实践它，因为只有这样才能够真正的帮助系领导解决一些问题，并进一步的优化高校的教学秘书的工作环境。

2.4 文字写作的能力

对于教学秘书来说，拥有一定的文字写作能力是最基本的要求，也是必不可少的一项要求。因为教学秘书在实际的工作中常常需要撰写一些信函或者文稿，如果教学秘书没有文字写作的能力是不能胜任这项工作的，因为它不能通过文字把思想传达出去，这会在很大程度上影响教学秘书工作的质量。

文字写作能力的培养不是一朝一夕就可以练成的，它需要教学秘书进行不断的学习、积累，而且学无止境。对于教学秘书来说，除了必须不断增加自身的文字写作能力以外，还必须熟练的掌握教学公文的格式和术语，只有这样才能在教学秘书的工作中更加的得心应手，反之，如果没有很好的文字写作能力，是很难胜任这份工作的，因为拥有一定的文字写作能力是对教学秘书的基本要求。

2.5 计算机管理操作的能力

现在是一个信息时代，计算机已经渗透到了我们生活的方方面面，在高校里也是如此，计算机因为它功能多、效率高、速度快的特点，教学秘书中的很多日常事务工作都是在计算机上完成的，因此拥有计算机管理操作的能力已经是教学秘书的一个基本技能。

计算机在现代社会中的作用越来越大，尤其是现在我国和国外的交流和联系增多了以后，外语的听说能力也变得更加的重要了，外语和计算机这两大重要的沟通工具就与人们的生活息息相关了。教学秘书要想适用未来工作的各种需要，必须不断的加强使用这些工具的水平。可以假期对教学秘书进行必要的一些计算机使用技巧的培训，来不断提高他们的操作能力。

2.6 创新和开创能力

现在我国的体制是社会主义市场经济体制，它要求社会各行各业都必须进行创新，因为有创新才会有发展。尤其是在现在社会各行各业的竞争压力特别大，高校要想在夹缝中生存并取得发展，必须不断的进行创新。

创新和开拓的能力是教学秘书必不可少的一项能力，因为它必须在最短的时间内获取最新的发展信息，为领导的决策提供科学的依据。具体应做到在日常的生活中注意收集相关院校的一些改革信息、一些新的动作等。然后从中分析出自己的观点，帮助系领导处理一些事物或者在系领导做决策的时候提供一些理论支持。

总而言之，为了高校教学活动的高效运行，教学秘书应该自觉担负起自身的责任，做好教学秘书的桥梁和中介作用，这就要求教学秘书必须具备处理信息资料的能力、良好沟通的能力、协调合作的能力、文字写作的能力、计算机管理操作的能力、创新和开创能力等，只有这样才能更好的为教学服务，发挥推进我国高等学校改革的重大作用。同时，高校应为教学秘书在职称评聘、工作待遇等方面加以重视。

参考文献：

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[2]晃南燕.高校系教学秘书必备素质浅探[J].泉州师范学院学报，2001，19（5）：144-146.

[3]段玉玲.重视高校教学秘书工作，加强教学管理[J].高教论坛，2004，2：151-153.

作者简介：

孙宝丰（1978-），男，天津人，天津职业大学生物与环境工程学院，讲师，硕士，研究方向：教学管理。

张帆（1986-），女，天津人，天津职业大学汽车工程系，辅导员，硕士，研究方向：学生管理。