试论办公室工作对文书的要求

康孝菊

【摘 要】办公室文书工作不但要求工作人员的素质较高，由于同时还要为领导同志服务而且要求文书工作人员的知识较为渊博、专业能力较强、严谨的工作态度和良好的工作作风。先根据笔者对文书工作的经验对办公室文书工作的要求做一阐述。

【关键词】办公室工作 文书 要求

在现代社会，经济文化的发展日新月异，对各行各业的要求也是越来越高，同样对于办公室文书工作的要求也是随着社会的发展要求越来越严了。现代社会条件下，办公室文书的工作内容也不仅仅限于工作运转传送枢纽、机关窗口等基本的要求了，要求文书工作要有管理协调、参谋助力等新的工作职责了。基于这些，现代办公室文书工作人员不但要有扎实的专业知识，同时还要对信息能做到及时地处理和反馈。在日常工作中要做到小事能办细不遗漏、急事能办对不出差错、大事能办好快速解决问题等快速的反应能力。对于领导交代的工作，要能做到提笔能写、准确传达、通知到位，同时还要能对各个部门各个领导之间的合作与协调进行沟通。所有这些都对办公室文书工作人员提出了更高的要求，特别是随着计算机技术的发展、办公自动化的提出，办公室文书工作人员要紧跟时代步伐，学会利用网络工具对信息进行收集和处理，提高工作效率和办事能力。

1 树立严谨的工作态度和良好的工作作风

1.1 作为办公室文书工作人员，由于其工作性质的特殊性，要求文书工作人员要把服务意识放在第一位，在日常工作中要时时刻刻把敬业与奉献放在首位。同时由于文书工作性质的特点，在日常工作中肯定会有因工作做得不到位和自身职责的原因而受到同事和领导的不解，所以文书工作人员在日常工作中要养成开阔的胸怀、培养远见卓识、养成平稳的心态。在工作中淡然处事的工作作风，针对具体的事情而不针对某个人，负责敬业高效地完成文书工作。

1.2 由于办公室文书性质的使然，其工作态度可以很大程度上影响到整个办公室的精神面貌和工作态度。所以，办公室文书工作人员在日常工作中不但要发挥爱岗敬业、积极向上的工作作风，还要在平常工作中积极向上、保持工作激情、利索果断，以此来提高办公室其他工作人员的工作效率。办公室文书工作人员必须充分地认识到自己的工作中的每一个细节都会关系到整个工作是否可以按时完成，所以对自己的工作绝对不能有丝毫的懈怠。所以办公室工作人员必须具有较强的执行力，随时听候领导的工作安排，对于可能发生的紧急情况要有随时待命，立接立办的责任意识。

1.3 对于办公室文书工作人员，要保持时时学习的能力，同时也要时时进行学习。为了能够妥善、正确处理领导交待下来的每一项工作，办公室文书工作人员必须利用工作中的机会多交流、多沟通，多向身边的每一个同事学习。在工作中要多向领导学习，深入学习与认真领会各项工作的内涵与性质；多向身边的同事学习，并要学会不断的反思和总结。在工作中不应避重就轻，要敢于做大事、敢于承担重任。在实际工作中不断地锻炼自己的做事能力，也要发现自己所不知道的办事潜力，从而提高自身素质。在工作中不断的提高自己的道德修养和思想境界，并最终提高自身业务素质。

1.4 由于办公室文书这一岗位的特殊性与机要性。在实际工作中，接收邮件与收发公文的过程中，经常会有涉密与受控性文件出现。此类文件只要求领导知道，作为办公室文书，不仅要有严格的岗位操守，还要有强烈的保密意识。身处领导左右，信息来源多，信息量大，办公室文书应明白什么可以说，什么不能说，什么可以做，什么不能做。特别是对于办公室的公章管理来说，要严格遵照公章管理规定执行，对于使用公章的场合一律要求盖章人签字，经办人签字，领导层最后审批后，方可加盖公章。对于公章的禁忌应明白于心，不得发生公章外借，空白书面上盖章等事宜。保证任何加盖公章的前提下都是看见有领导签字在前。

2 如何提高办公室文书日常事务处理能力

2.1 工作中的要点和技巧

由于文书工作是相当的繁杂和琐碎的，比如文件处理、接电话、资料归档、会议安排、完成领导实时指令与要求、接待来访等等工作，为了每一件工作都能出色完成任务而且不出任何的差错，技巧在文书工作中就显得特别重要。而备忘录的作用就显现出来了，把每一项工作按照一定的顺序记录在备忘录上，处理事情按照轻重缓急的顺序来进行。重要的、紧急的事情要优先处理，不是紧急的、重要的事情可以适当的延后。对于会议安排，要提前进行通知并进行标记，临近会议时要再次提醒通知。还要对工作中细节进行安排并落实，以免由于细节中的问题影响到大局面。

2.2 操纵办公自动化系统的能力

随着计算机技术的发展，办公系统在文书日常的工作中得到了越来越广泛的应用。办公自动化的应用可以提高工作效率，使工作中的每一步都可以记录在案；可以标准化、统一化工序，提高整个办公的效率。所以，作为办公室文书工作人员，其对办公自动化系统的掌握程度就可以决定其工作效率和业务素质，所以作为办公室文书人员一定要掌握办公自动化系统，提高工作效率。

总 结

文书工作就是为领导服务，其工作的核心内容就是要以领导为核心，时时刻刻以领导的安排为宗旨。在工作中要做到多而不杂、忙而不乱、主谓分明、不拖沓大事、不遗漏细节，对办公室各类的日常事务妥善处理、有所侧重，以更好更快地完成领导交代任务。

【参考文献】

[1]金力.浅谈新时期企业办公室文书应具备的素养和技能[J].现代企业教育，2012（18）.

[2]马润新.如何提高办公室文书处理质量和效率[J].陕西档案，2011（4）.

[3]徐菲，邸德海.西安交通大学办公自动化系统的发展与应用[J].中山大学学报（自然科学版），2009（1）.endprint