浅谈以物资管理信息化推动项目物资管理标准化的工作思路

袁莲娣 吕松青

摘要：标准化管理是一种管理手段或方法，即以标准化原理为指导，将标准化贯穿于管理全过程，以增进系统整体效能为宗旨、提高工作质量与工作效率为根本目的。

关键词：物资管理信息化 项目物资管理标准化 思路

中图分类号：C36文献标识码：A

引言

随着我公司生产规模的不断扩大，跨行业、跨地区的国内外工程项目越来越多，公司共有海内外施工项目共33个，物资管理作为施工企业项目管理的重要组成部份，其事务管理工作中包括物资计划管理、物资采购供应、物资到货质量和数量验收、库存物资的保管保养、物资领料出库及现场材料的使用管理等等。在业务管理流程中它包括物资采购计划的控制、物资价格信息的收集及材料的采购比价、物资验收信息及供应商资料的收集、物资领用的使用用途及库存状况的信息、物资出库及退料凭证记录、物资的统计及财务核算成本核算等一系列的相关信息的提供。

1.项目物资管理信息流：

2.现有物资管理信息化的应用及成效

2.1应用

系统以采购计划为先导，重点是对物资从入库验收开始到领料使用后的全过程的活动进行管理，通过几种原始凭证信息的输入，形成可按物资、供应商、领用单位、用途项目、入库、出库、单号、日期、单价、金额等多渠道的查询及汇总，并自动生成一系列的报表，能准确、及时地提供成本核算分析资料。

主要功能特点：通过填制原始记录凭证《物资入库验收单》、《物资领料出库单》、《物资退料入库单》、《物资调拨出库单》完成各项资料信息的采集录入。为了减少原始凭证的种类报废（损）、盘盈、盘亏物资通过设置制定的用途项目通过领料出库单和退料单处理。单据输入时，系统增加了自动提示功能，提高了输入的准确与速度。根据原始记录凭证的任何一输入项进行查询，对预点入库的物资（或输入有误的物资）只须点击原单据即可进行冲单处理，可直接查询某时段物资的入库、出库数量。结合施工生产和物资管理各项工作的不同需要，设置了多方面多层次的查询功能，对一些常用的报表制定固定表式，可直接点击生成报表。通过物资库存查询，可及时反映某一时点的库存量，直观地了解库存结构，以保证生产需要和库存架构的合理；月物资收发存情况可以按各分类物资（或明细）统计当月及累计收入、领料、退料、调拨、库存；物资收发存明细帐是对所选定的物资的收发存来源、去向、库存进行逐一记录；以用途项目为内容的多项查询，可以满足对单一项目，单机核算的统计需要；对领用单位所领用材料的查询，可直接监督部门用料情况；根据供应商供应物资情况汇总，可跟踪材料价格和付款等情况。

《物资采购价格信息库》，目的是使公司内部的采购价格信息共享，为了解货源、选择供应商和“采购比价”等采购工作提供依据。物资采购价格信息库是建立在公司BS结构物资管理软件里面的一个功能模块，它的数据来源是各个项目部的入库验收单据。全公司的价格信息库可以从以下几个方面查询统计，物资名称、价格信息、采购时间、采购单位、系统也可以通过供应商，生产厂家等查询。在计算机网络时代，通过网络充分及时利用价格信息资源，挖掘价格信息潜能，进一步提高企业物资管理水平，为企业管理创造价值。

2.2成效

现在公司全面推行使用网络版物资管理系统，各项目所有的信息资料按要要求及时输入系统，公司及项目部的各级管理人员按相关领导授于的权限，即可查询得到经管理系统程序开发的相关信息，如各项目的材料采购单价、数量及供应商资料，同一物资各项目的价格情况，各项目按用途项目分类所反映的材料费用情况，库存物资的详细记录及库存资金情况等等。因此，本系统能为相关部门及领导及时掌握公司采购价格信息、材料成本及库存资金情况提供资源平台。

2.3特点

本系统按物资帐务管理的流程编制，每个环节的工作都经系统严密控制，促进了流程管理的执行；通过采购价格信息资源共享，对比价和控制生产成本提供了方便；提高了核算资料的准确性，加速了核算速度；系统构思完整，结构严谨，留下了一系列管理程序中的工作接口。系统生成各种相关原始凭证，既能满足各项管理需要的同时，着重提高企业物资管理的信息化，科学化水平。

3.项目物资标准化管理

3.1物资采购计划

物资采购计划包括物资总采购计划、月度物资采购计划、补充物资采购计划、零星物资采购计划等。项目物资部门接到专业技术人员提交的物资需求计划时，首先要核对计划提交的及时性、内容的准确性、审批手续的合规性等内容，发现有不符合采购要求的地方，须及时同专业技术人员沟通，直至专业技术人员修改完善，书面确认后方可接收。同时材料人员接收正式的物资需求计划后，要及时登记需求计划管理台帐。在项目的实际应用过程中，物资需求总计划不仅给项目总的成本预测提供了依据，也为物资管理工作的开展提供了总体思路。物资采购计划根据物资需求计划编制而成，上报公司后为公司总体了解项目的实际情况提供了指导依据，对人力、资金的布局和掌控更为客观和全面。

3.2物资采购

物资标准化采购保证了企业管理的先进性,使物资采购的各个环节于可控制的范围之内,达到相互监督、相互制约的管理机制。并求做到资源互补,信息共享,节约人力物力和财力。公司实行由公司物资中心和区域/专业公司物资部门统一组织实施(公司集中采购以外的物资由区域公司集中采购)，各相关部门和项目部配合进行的两级集中采购制度。物资采购采用分级集中制度，优势十分明显，效益也非常显著，有效避免了很多常规物资采购方式的弊端，权责明确，在确保经济效益的同时也保证了物资的质量。

3.3物资验收

(1)采购产品到货验收由项目保管员负责组织相关技术人员及质检员共同验收。特类劳动保护用品、安全防护用由项目部安全员负责验收。

(2)供方送货时，必须提供加盖物资合同签订方(供方)公章的送货清单。清单中必须标明规格型号、数量、单价、合价。项目材料员应及时核对送货清单与物资采购合同所附清单或批价单，核对无误后，方可在送货清单上签字。

(3)进货物资需进行见证资料的核查和实物核查。所购物资必须具备相应的能证明其物资质量的“产品质量证明”资料，如：产品合格证;材质化验单;检验试验数据报告等能证明其产品质量的资料。

(4)对分包方自行采购的物资(主材)，项目部材料管理部门负责对其实物进行核查并督促其收集保管相关质量证明资料。

(5)对验证合格的物资，保管员会同专业技术人员对物资进行见证资料核查和实物核查后，填写进场材料自检情况一览表(工程监理有要求时)。保管员在验收时，采用检斤、检尺、量方、过磅等方式对物资的外观、型号、规格、数量、包装等方面进行检查核对确认无误后在验收单上签字。

3.4 物资标识

材料标识管理是为防止物资使用前或在使用过程中的混用和误用，达到对工程物资可追溯的目的。物资标识是满足对工程形成过程具有可追溯性的重要管理环节，项目保管员应负责材料验证前存放区域、验收入库后及材料发放前标识的移植：在材料标识过程中应当注意：

(1)仓库保管员必须经常保持标记清晰、明显、正确，发现标记不清时及时恢复。

(2)保管员根据物资的物理性质、化学性质、形状、体积、重量等不同情况分类入库保管，并按材料标识分类和材料标识方法标识清楚。

(3)保管员应在仓储设备材料的种类、规格型号、数量等信息变更后的24小时内更新标识卡中的相关内容，保持“账、物、卡”相一致。

4.结束语

标准化物资管理是公司打破传统企业物资管理模式的局限性，利用管理制度标准化、人员配备标准化、过程控制标准化，充分发挥企业管理技术优势、优化资源配置、降低工程成本、全面提升工程项目管理水平，实现社会效益和经济效益最大化。

参考文献：

[1]李会太.现代物流管理的八大核心思想[J].企业管理,2007(3).

[2]刘彬.施工企业项目物资管理信息化的探讨与实施[J].铁道建筑技术，2012(2).

[3]孙广臣.论建筑工程的物资信息化管理[J].科技博览,2010(10).