ERP与OA系统合同和财会业务的数据整合探究

杨亚静

（陕西财经职业技术学院,陕西咸阳,712000）

ERP与OA系统合同和财会业务的数据整合探究

杨亚静

（陕西财经职业技术学院,陕西咸阳,712000）

文章将ERP与OA系统合同和财会业务的数据进行整合，实现OA系统对ERP中的合同信息进行提取并进入OA系统，按照设定好的工作流程进行相关财务的管理和审批，并最终将结果回传到ERP系统当中去。通过该系统，可实现基于业务流的企业采购到自动财务的审批，传阅以及流转，实现了对企业级的从每笔业务的财务监控和审批，具有很强的实用性。

OA系统；ERP；数据整合；SAPR/3

随着近年来国家对信息化的大力发展，越来越多的大型企业开始使用办公自动化系统（OA系统）与企业资源计划系统（ERP系统）。但是两种不同的系统来自不同的软件商，导致在实际使用的过程中不能形成整合的效应，以此帮助企业更好的提高工作的效率，基于此，本文对此进行探讨和研究设计，使其能充分的融合，从而给企业带来最大的效益。

1 OA系统与ERP的特点

ERP即为企业资源计划，是对企业的物流、资金流以及信息流的全面集成的一个系统。主要包括财务、人力、后勤、业务工作流以及网络连接的功能。这些功能不仅可以单独的进行使用，同时可以和其他的方案进行结合，实现对企业财务、物流以及人员信息的统一管理。但其最大的不足之处在于其审批的架构比较简单，审批的层次浅。

Domino的数据库为数据和设计元素的集合。其中的数据存储在文档中，而文档的界面体现为表单和设计元素。Notes是可反应主文档和子文档关系的视图。Domino的开发部件主要的设计元素包括数据库、表单、代理、JavaScript等元素。而从使用特点来看，OA办公自动化系统有效的弥补了上述ERP的不足，OA系统具有很强的灵活性，如在工作流方面可实行灵活的定制，并简单易用，可将多层次的、复杂的审批功能放到该系统中，从而实现与ERP系统的交互。

2 OA系统与ERP系统交互可能带来的关系影响

（1）软件的应用存在不协调 由于OA系统软件一般属于行政部门使用，ERP系统多属于财务和采购部门使用，因此，在使用的时候，因此行政和财务方面的审批程序等的不同，导致在使用上无法达到协同的作用，从而在应用上存在不协调。

（2）管理方式不同带来的影响 OA系统是基于网络开放式的管理系统，而ERP系统则采用封闭式的管理方式。因此，其管理的方式截然不同给整合中的 数据安全带来很大的隐患，甚至造成混乱。

（3）信息孤岛带来的影响 OA与ERP系统的使用分别属于不同的部门，从而形成信息的孤岛，数据的共享性很差，而对系统的整合中很多复杂的问题是由很多的 工作细节来进行支撑的。随着企业的不断发展和业务的扩大，对业务的处理也体现出个性化的倾向。而企业在适应这些业务需要的时候，往往有很多的特

殊的业务需要处理，而针对这些业务，就必须建立一套业务部门和财务部门之间的，都认可的正规程序，以此形成系统效应，处理这些业务。

3 ERP与OA系统合同和财务业务的数据整合的实现

我们以生产销售企业为例，通过制定计划的生产，在企业产生订单后，将通过OA系统将货物进行发送，并产生相关的会计费用，同时系统再将相关的数据回传到ERP系统中。因此，按照商贸公司的应用分类，我们将其为ERP系统中的会计管理、生产管理模块、库存模块、质量管理模块与OA系统中的合同管理系统、审计管理系统整合，从而实现在线的财务管理、审批以及分类。

3.1 系统设计的原则

①安全性原则 根据上述对系统整合的关系的描述，在对系统进行设计时，必须注重系统的安全性。如通过进行身份的验证，登陆合同管理系统，以此保证登陆服务器的用户为合法用户。同时系统的管理员对不同的角色进行授权，从而对不同的角色进行条件约束。

②稳定性 在进行数据的整合过程中，由于OA系统和ERP系统分别属于不同的业务部门，在整合中可能因为各方面的不同导致系统不稳定，因此，必须根据不同的细节，进行处理，从而保持系统的稳定运行。

3.2 业务流程设计

图1 合同管理系统与会计管理业务流程图

通过上述的流程图设计，我们可以看出该系统的流程主要包含以下主要的步骤:

①企业经过销售计划进行，进行生产。系统产生销售，因此，在ERP系统中，业务员将合同录入；

②ERP系统中，通过接口设计程序将合同的信息传递给OA系统，并在OA系统中生成合同会签单；

③在OA系统中，经部门主管以及生产质量检验部门和库管的签字，进行发运；

④在OA系统中，通过发运，产生应收账款；

⑤在OA系统中，通过应收账款，可能产生销售的费用；

⑥通过相关的会计科目的登记，将相关的数据回传到ERP系统中。

3.3 方案的设计和选择

方案一：对原有的ERP系统进行更换，同时选择能够同时提供OA与ERP的供应商。而针对这种解决方案的供应商，在其设计的初期，就已经考虑到了两个系统的集成。但在进行该方案选择的设计的时候，很多的供应商往往是处于市场的份额进行考虑的，如微软公司和SAP公司共同推出的Duet。而同时，由于该系统开发周期短。在市场中造成了其个性化不强，不能满足企业的个性化的发展，并且在对其进行更换的时候，对数据的要求比较大。因此，该系统只适合刚使用ERP-OA系统合同和财务业务一体化的少部分使用企业。

方案二：采用集成方案进行设计和整合。如采用Lotus Notes 为 SAP、Oracle、JDE 等公司的 ERP 产品提供的集成方案。其主要的方法是在OA和ERP之间同数据库进行连接，其连接的工具采用DECS。同时在ERP的系统的DB当中，建立大量的视图，以此可供OA进行访问，并在OA上建立关系数据库，并定期按照字段映射过来的静态数据，以此作为OA系统的资源和依据。在OA系统中的表单经过ERP中的Interface table，将表单写入到ERP系统当中。

同时，我们在对数据的接入方式进行比较，主要存在五种不同的方式，如表1所示。

表1 接入方式的设计比较

4 系统测试及方案最终选择

通过将上述中的五个方案进行测试，我们发现，方案一和方案二在理论上虽好，但是采取的是一种推的方式，出现了经过层层的推之后，不能确定合同信息是否准确的提交到OA系统中；

方案三存在着操作比较繁琐；

方案四必须人工进行操作。

方案五，采用拉的方式，并且由图2我们可以得知，大部分的操作在OA中完成，而该系统中存在的不足可通过增大定时代理的执行时间来规避，因此，选择方案五。

5 结束语

ERP和OA系统合同与财务业务的数据整合，实现了两个不同系统之间的数据的流转。该论题以简单的企业业务作为案列分析，设计的简单的整合系统，通过将ERP中的数据引入到OA中的工作流中，及保证企业的获取信息的能力，有提供工作的效率，具有很强的实用性。

张华,曹旭光,贾嘉.基于OA系统的企业流程优化探索与实践[J].中国物流与采购,2013,12:74-75.

Research on data integration of ERP and OA system and the accounting business contract

Yang Yajing
(Shaanxi Vocational College of Finance and Economics,Shaanxi Xianyang,712000)

The ERP and OA system contracts and accounting business data integration,implementation of OA system for extraction of the ERP contract information into OA system,related to financial management and approvalaccording to the set of work flow,and ultimately the results back to the ERP system.Through this system,can realize the automatic financial flows to the approval of purchasing based on circulated,and transfer,realize the enterprisefrom financial and monitoring of each business approval,has a strong practical.

OA system;ERP;data integration;SAPR/3