浅谈高校学生档案管理利用的改革创新

冯金兰

（广东技术师范学院，广东 广州 510665）

浅谈高校学生档案管理利用的改革创新

冯金兰

（广东技术师范学院，广东 广州 510665）

在新的时期，高校学生档案存在着由命根子逐步变为鸡肋的困境，学生档案在利用方面存在较大的问题。档案的价值在于利用，在十八届三中全会掀起全面深化改革的大时代背景下，作为档案工作者如何顺应改革的潮流，积极探索高校学生档案工作新思路，是我们探讨的一个重要课题。

高校学生档案；网络化；诚信档案；青春梦想档案；心理档案

一、高校学生档案在利用方面存在问题

在新的时期，随着高校教育体制改革的不断深化，却出现了令高校档案部门十分尴尬的现象，即毕业生档案遭遇冷落，出现许多毕业生“弃档”的行为。各市县级人才中心存放相当数量的毕业生档案，由于长期置之不理而被纳入“死档”范围。有报道称，贵州近七万份档案无人问津，其中90%是学生档案；济南近五万份学生档案中，有两万份超过派遣期无人问津等。这一现象，还有进一步扩大的趋势。主要有三大原因：

一是管理水平不高，学生档案没有质量。首先，档案管理未能做到规范化、制度化。到目前为止，高校学生档案管理包括归档内容、归档格式、归档方式都还没有一个统一的标准和参照，比如对于什么内容应该纳入档案，各高校都有自己的一套思路，各自有创新，各自有“自选动作”，虽然有百花齐放的效果，但始终略显凌乱；又比如档案的分类，卷内材料排列等也没有一个标准，导致学生档案的归档质量不高，利用价值难以体现，档案管理工作在制度化、标准化、规范化上还有很长一段路要走。其次，档案管理模式守旧。很多高校的学生档案管理工作有着很浓重的“闭关锁国”“固步自封”问题，没有很好地“走出去”，基本上所有档案都是“单向”式的，也就是单纯地收集资料，甚至完全没有或者不用学生的参与，不考虑新元素的更新，只把学生学籍成绩等基本资料归进去，造成档案与学生分离，与社会脱轨，与时代落伍。这样的档案对于教学质量的提高，对于用人单位的考察，也对于学生本身的记录都难以体现自身的价值。最后，管理技术落后，虽然多数高校的档案部门大都配置了计算机，但是并未真正实现学生档案管理的信息化，计算机仅作为辅助工具来进行登录及馆内查询，未实现远程查询服务。档案管理方式并没有因配备了计算机而产生质的飞跃。

二是重视程度不够，学生档案缺少能量。一方面，高校对学生档案不够重视，很多高校都没有很好地认识档案管理工作的意义，认为学生档案只是学生成绩、奖惩的记录，对档案工作只当成普通的日常工作，没有将学生档案工作提到议事日程，也没有相关的规定制度将档案工作以绩效的形式挂钩，更得不到学校在人力、财力、物力等方面的支持，最终成为恶性循环，档案的价值得不到体现，没有学校的支持，缺少能量和动力，学生档案工作在创新发展的道路上更是举步维艰。另一方面，学生自身对档案不够重视。根据调查，绝大部分高校学生进入校园后都没有接触档案，甚至“档案”这个词在学生的四年大学生涯中都没有出现，只有到毕业时才有所关注，学生在高校得不到关于档案知识的宣传教育，大多数都认为这是学校方面的事，与自己无关，难以形成关注档案、参与档案建设的理念，没有学生的参与互动，学生档案更显老调陈词，利用价值不高，只能进入档案馆深藏。

三是创新理念滞后，学生档案不够份量。随着时下许多新兴网络技术、网络工具的诞生，学生档案的管理更显滞后，学生在校期间在QQ空间、微博、微信朋友圈所发表的内容更像是自身成长的记录和展现，学生也热衷于更新和完善，而学生档案的唯一优势只是有官方的公信力，但由于资料的缺乏，籍贯、年龄、考试成绩等这些具有公信力的资料，对于用人单位了解学生能力和对于学生自身都意义不大，只能通过档案证明他本人是在这个学校学习，用人单位更希望从中获取学生在综合素质、成就、创造能力等信息，而学生本身更关切的是档案能细致地记录自己成长的经历而不是一些数据。因此，学生档案在用人单位，甚至学生的眼里都显得“分量”不足，档案对于学生和用人单位而言，只相当于一个“入职证明”“身份证明”，只有面对考研升学、转正定级、人事调动时，才会用到档案。

二、对高校学生档案管理利用改革创新的一些建议

一是创新档案内容板块，充分展示学生个性。学生档案要实现自身利用价值，首先必须从归档的内容抓起，以传统内容为基石，不断创新内容板块，并将诸多新的内容板块融合起来，成为传统内容的“附件”或“拓展”，通过传统和创新相结合的方式，让学生充分展示自我，让教师和用人单位深入了解学生。目前有的高校在这方面作了创新，比如建立了诚信档案，系统、真实、全面地记录学生在校期间的诚信表现，并要求学生在建档的第一时间在诚信承诺书上签字，以树立诚信观念，并建立了一套诚信测评体系，通过学生自评、小组评议、教师评议等为学生的“诚信表现”亮分；比如建立了青春梦想档案，采取与学生互动的方式，由学生提供素材、老师指导编入的形式，记录学生在校成长的点点滴滴，并跟随学生从校园走向社会，为教学提供了切实的参考，也成为学生展示自己的平台；又如建立了心理档案，形成了很多有用的材料，学校通过心理档案能准确地分析学生的个性特征，及时采取相应的心理引导来促进学生健康成长，用人单位也可以通过心理档案了解毕业生的心理健康状况，选拔最合适的人才。将这些新兴的内容都融合起来，建立一个综合性的新增板块，达到更好地展示、记录的效果。

二是搭建互动档案平台，开启现代化服务模式。应牢固树立档案服务于教学、服务于用人单位、服务于学生的理念，进一步完善档案利用体系，提供多样化、个性化、常态化的档案服务，简化利用手续，方便查阅档案信息，取代原有学生就业中的“外调”方式。实施互动式管理，搭建提供查询、自主更新、综合评价、资料审核为一体的高校档案开放性管理平台，对创新内容模块的一些个性化内容实施微博式的管理，学生可自主更新，并配以专门的校方审核体系，使档案内容充实、真实，让用人单位、教师、学生更多地参与进来，而不是档案工作者埋头苦干，从而形成各方关注、认同、参与档案管理工作的良好氛围。

三是加强数字化建设，提高档案管理的软硬件水平。一方面，要建立数字档案馆。当前已经进入了信息爆炸的网络化时代，各种信息资源通过网络快速传播，学生档案管理工作要跟上时代的步伐，首先要实现学生档案管理的信息网络化，进一步完善管理的设备，提高技术水平。目前高校学生的录取、毕业等环节已实行网络化管理，档案管理也应该完成数字化升级改造。高校校园网已基本建成，这为学生档案现代化管理创造了条件。利用成熟的多媒体技术，将学生档案材料中的文本、照片和艺术作品等进行数字化处理，制成电子档案，建立档案信息数据库，实现学生档案信息存储的电子化和检索的网络化按照“存量数字化”的思路，逐步推进传统载体学生档案数字化，让过去形成的纸质等传统载体档案通过数字化，进入社会的信息化系统，充分发挥其作用。按照“增量电子化”的思路进行学生档案原生电子文件的归档接收工作，及时把学生学籍变动电子文件归档接收并纳入学生档案管理部门、档案信息资源体系，并严格规范标准，保证学生电子文件收集齐全、整理有序、格式规范、归档及时。另一方面，要实现档案人员的知识化、专业化。随着科学技术的不断创新，QQ群、微博、微信等新鲜事物层出不穷，没有时尚的观念，最终会被时代所淘汰。因此，要注重档案人员思想观念的提高，使他们具备与时俱进的素质，紧跟时代的步伐。同时加大对档案人员的岗位技术培训力度，使档案人员具备处理各类信息的能力。重点培育既懂档案管理，又懂档案分析研判的综合性人才。并通过学习培训，高校间档案人员交流合作等方式，提高档案管理员的业务能力，致力实现档案管理软硬件两手都抓、两手都硬的目标，努力提高学生档案的管理水平。

四是完善规章制度建设，让档案管理有法可依、有理可据。通过教育部门或省档案学会牵头，联合各高校研讨制定档案管理的制度体系。规范归档内容，什么内容可以新增归入档案，档案的格式要求等都有一个一个标杆，形成统一的标准。规范管理手段，目前虽然进入了电子化档案的时期，但纸质档案还具有重要的作用，应该规范学生档案的接收、利用和转递流程，设置合理的转递方式和周密的转递环节，严格转递手续，以防毕业生档案错漏或丢失。建立完善的审核体系，确保档案材料的真实。形成明确的规定，确定学生档案的主管部门，以制度督促高校落实好档案管理工作，落实好学生档案管理所需的人员、经费、设备、库房等问题，做到人员到位、经费到位、设备到位、库房充足。

五是加强宣传推广，形成良好的档案意识。针对目前学生本人和用人单位对档案的意识淡薄的问题，一方面从上述的档案工作本身抓起，定规范、提质量、求创新，全面改变陈旧古板的形象，提升档案在学校、学生和用人单位心目中的地位。另一方面，学校要重视学生档案知识的普及工作，注重宣传推广的作用，提高学生对档案的重视程度，让学生了解档案在校期间以及毕业后的重要作用。学校可以在新生中开展档案知识的普及工作，对在校学习期间的学生开设档案选修课，对毕业生开设就业课等方法，灵活运用，使学生了解档案和个人利益息息相关。同时把学生档案宣传从学校推向用人单位、推向社会，通过宣传，提高档案意识，使用人单位和社会了解学生档案工作，重视档案的作用和价值，促使更多的人利用学生档案。

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