浅谈新形势下如何创新档案服务工作

邵月娥

（泰州市发展和改革委员会，江苏泰州225300）

档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，具有政治性、社会性、文化性、系统性、服务性、效益性的特点[1]。随着经济社会的不断发展进步，档案事业面临着新任务新要求，档案工作要在发展全局中发挥好应有的作用，就必须把握形势、与时俱进，科学定位、开拓创新。每个档案工作人员都应该认真思考，如何紧贴时代，加快转变思想、转变形象，如何紧贴用户，加快档案服务工作的理念、方法、机制创新，以扎扎实实的举措，努力实现档案服务工作的新突破。

1 当前档案服务工作中存在的问题

纵观当前档案服务工作，问题不少，亟需引起高度重视。一是服务理念比较落后，多数时候注重“完整无缺收进来”，不注重“开发价值用出去”，以致很多极具价值的档案资源被束之高阁、蒙尘沉睡。二是档案整合不够到位，多数时候注重文书档案的收藏保管，而不注重影音、图像、实物等特殊载体档案的收集整理，导致了一些珍贵档案资源分散、遗失。三是服务水平不够理想，服务方式简单低级，多数时候是被动地提供一些查询问讯、复印一些佐证资料等等，主动向用户提供服务的很少；同时，档案信息开放方面限制很多，透明度偏低，制约了档案价值的发挥和服务水平的提升。

2 创新档案服务工作的几点思考

2.1 主动更新思想观念

思想是行动的先导，推进档案服务工作创新，第一位的就是要创新服务理念。要强化精益求精的创优意识，把基础性、一般性服务做得更精更深；要强化与时俱进的创新意识，积极探索行之有效的现代服务方式；要强化服务至上的责任意识，摒弃“坐、等、靠”，坚持个性服务、主动服务、超前服务。认识提高了，思路拓宽了，工作才能不断提升，档案事业的发展才有希望。

2.2 积极转变履职方式

创新档案服务工作，关键在于抓好履职能力的创新、提升，要紧紧围绕改革开放、转型发展这个中心，努力在三个方面加以转变：一是由一般性服务向高层次服务转变[2]；二是由被动服务向超前服务转变；三是由内部服务向社会服务转变，最大化发挥档案的作用。具体来说，在履职上要做到“三个强化”：

一是在服务上不断强化。服务意识强不强，直接决定了服务效果好不好。档案工作人员要始终确立牢固的服务意识，按照全方位服务的要求，注重研究各类档案资料的来源、保藏、运用，做好信息的反馈工作，并力求科学合理地利用，为档案用户更好地提供参谋和咨询。

二是在联络上不断强化。作为一种十分重要的信息资源，档案被充分利用后，将转化为巨大社会财富。档案工作人员不应总是呆在办公室，而是要多方接触社会、贴近档案用户，加强沟通联络，主动了解本单位和社会的需档情况，及时提供服务，由过去的用户走进来，变为服务送上门，使档案的利用率和作用最大化。

三是在协调上不断强化。每个用户都有各自不同的档案需求，档案工作者要想用户之所想，科学协调各方关系，合理有序地予以满足。协调时，要注意讲究工作方法，不推不拖不挡，巧妙妥善地安排。

2.3 切实创新服务方法

（1）搞好网站服务。档案部门要充分利用档案馆（室）内部局域网，精心建设好档案网站，突出服务功能，严格落实保密要求，将能上网的数据及信息尽可能都上传网站，并科学设置检索工具，让用户体验网上利用档案的便利。

（2）收好电子文件。随着办公自动化的普及，电子文件在档案中所占比例不断上升。电子文件与传统的纸质文件在形式上有着根本不同，收集工作也必然有很大差异，如何安全、完整、迅速、及时地收集好电子文件，是档案工作面临的新课题。因此，要针对电子文件的特点，着力探索形成技术型工作模式。研究和运用电子文件自动上传、存储的软件工具，确保电子文件在档案馆（室）的服务器上顺利归档，把原来依靠人工进行的分类、整理、编目等工作，用智能工具来完成，实现分类、编目、检索、组卷、存贮、利用全程一条龙服务。

（3）做好在线服务。目前，信息化发展突飞猛进，信息系统和网络正在深刻地改变着人们的工作、学习和生活。高效、便捷、准确、及时地获得所需信息，成为人们的普遍追求。人们希望在利用档案时采取先进的信息化方式，因此，要建立在线服务机制，强化硬件、软件、人力等要素支撑，做到在线服务全天候、即时服务零距离。

（4）搞好阅览服务。随着经济社会的加快发展，人们的用档意识也在不断增强。因维护权益、咨询政策、创业就业等各种需要，前往档案馆（室）查阅档案的人数呈上升趋势。档案部门作为党和政府与人民群众联系的一个窗口，要切实加强作风建设，优化服务、提升效能，为维护好广大群众的根本利益作出应尽的努力。

2.4 创新完善服务机制

良好的服务机制是档案馆（室）发挥好职能作用的重要保障。要强化组织协作机制，坚持统一领导、合理分工，各负其责、密切配合，把每一个档案工作者的智慧和才能充分发挥出来，积极性和创造性充分调动起来，推动档案服务工作上水平、上台阶。强化教育培训机制，通过多种形式、多种途径，有计划地、经常性地开展职业道德教育，促使每个档案工作者自觉遵守职业道德规范。强化督促检查机制，定期检查制度执行情况，评议服务行为，确保服务质量不断提高。要强化考核奖惩机制，制定科学的考核办法，严格进行考核，发挥好考核这个“指挥棒”的导向、激励作用。

2.5 不断提高队伍素质

档案服务工作的创新，归根到底是靠“人”来推动，同时也是为了促进“人”的更好发展[3]，这就需要我们致力提高档案管理队伍的整体素质。在队伍建设中，要着力树立好“三个精神”：一是牢固树立爱岗敬业的精神。不敬业就不可能有创新，每个档案工作者都应该热爱本职工作，业务上做到精益求精，每个环节都一丝不苟，每个细节都认真对待，每个瑕疵都不放过，力求完美。二是牢固树立敢闯敢试的精神。要潜心思考、积极钻研，善于发现工作中存在的问题和不足；要勇于质疑、敢于设想，向传统观念、条条框框挑战，以新办法、新思路有针对性地进行探索创新；要不惧困难、不怕失败，始终保持旺盛的工作热情。三是牢固树立求真务实的精神。档案工作者要正确把握新形势，准确掌握新情况，“不唯上、不唯书、只唯实”，客观总结经验教训，积极借鉴先进做法，努力探索发展规律，不提不切实际的口号，不搞花架子，真正做到一步一个脚印，在学习中提高，在实践中创新。

档案服务工作创新是一个长期的、持续的过程，不可能一蹴而就，所有档案工作者都要以饱满的激情、实干的姿态，求索进取，不懈奋斗，开创档案服务工作新局面，为加快改革攻坚、转型升级步伐作出应有的贡献。

[1]张灵.浅论如何创新档案服务工作[EB/OL].（2012-04-10）［2014-01-20］.http://www.chinaqking.com/yc/2012/221723.html.

[2]张秀凤，潘正月.转变思路服务公众 不断推进档案开发利用工作[J].档案与建设，2007，（12）：21-22.

[3]张疆.档案管理工作的创新[EB/OL].［2014-01-20］.http://www.doc88.com/p-14968575757.html.