人事档案双套制整理方法探析

胡丽娟

（ 铜仁学院 组织部，贵州 铜仁 554400 ）

我国人事档案工作历史悠久，在从古至今的发展过程中，形成了一系列较为成熟的管理理念和方法。但是随着我国市场经济的不断深入，以及电子信息技术的飞速发展，传统的整理方法无论是从内容还是从提供利用的手段方面都已无法适应现代化发展的需求。

随着市场经济的蓬勃发展，社会事务管理和制度社会规范的基本出发点逐步由“官本位”向“事本位”和“人本位”转变[1]。在人员的使用和选拔中，更看重的是个人的能力和水平，而不是背景和身份。在人员的管理中，人事管理逐步转向人力资源管理，强调人是一种宝贵的资源，组织和个人之间是一种战略伙伴关系。其中，不仅考虑到个人对组织的价值和利益，同时也考虑到组织如何满足个人需求。人事档案不仅为组织人事管理服务，同时也为当事人服务。因此，人事档案的内容在其构成上也应该进一步充实和完善。人事档案的来源不应该仅仅只限于人事管理活动，也应该包括一些业务部门产生的档案材料，如诚信、医疗保险等与个人密切相关的材料。人事档案功能的这种变化促使人事档案内容的变化，继而使得人事档案的整理方法也要随之变化，这样才能更好地发挥人事档案的作用。笔者试着通过对人事档案功能特点的分析找到更为合适的人事档案整理方法。

一、人事档案的含义

人事档案是国家全部档案的重要组成部分，是档案的一个门类，与个人密切相关。对于人事档案概念的相关讨论，不少的论著中都有涉及，王法雄先生在他的《人事档案管理概论》一书中将人事档案表述为：“凡记述和反映某人经历和德才表现等情况的档案，就是人事档案”[2]。在《档案学词典》中，人事档案的定义是:“人事档案是专门档案的一种。人事、组织、劳动工资等部门在对人员的考核管理活动中形成的档案。记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位整理，集中保存。主要有干部档案、工人档案和学生档案三种”[3]。邓绍兴、陈智为则认为“人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人员经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存供备查的文字、表格及其他各种形式的历史记录”[4]。朱玉媛在《现代人事档案管理》一书，将人事档案定义为“人事档案是在组织人事管理活动中形成，并经组织审查或认可的，记录、反映人员经历和德才表现等原貌，以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图像、照片等形式的原始记录。简而言之，人事档案是记录和反映个人德能勤绩等方面情况的，经组织认可归档保存的个人材料”[5]。

从上述对人事档案的定义中可以看到，虽然描述的语言及角度有所不同，但在以下方面的认识是一致的：首先，人事档案是组织、人事、劳动部门在人事管理活动中形成的材料；其次，人事档案所记录的内容是有关个人经历、工作表现情况的原始记录。概括起来就是，人事档案来源于人事管理，服务于人事管理。

建国初期，人事档案主要是干部档案，受这种思想的影响，干部档案所包括的内容，非常重视一个人的身份、社会政治背景。“其实这一时期所形成的人事档案就是中国干部制度的附属物，是干部身份的典型符号”[6]，这就是为什么我国干部档案具有较浓的政治色彩的原因。随着计划经济时代的终结，市场经济、信用经济的蓬勃发展，人员开始由“单位人”走向“社会人”，人员的流动性开始加大。同时，管理社会事务和制定社会规范的基本出发点发生转变，逐步由“官本位”向“事本位”、“人本位”转变[1]。人事档案不仅为组织人事管理活动服务，也应该为人事档案当事人服务。因此，人事档案所包含的内容应该更为丰富。人事档案不仅包括国家、组织机构、在人事管理活动中形成的人事文件材料，同时也应该包括一些专业部门形成的公民情况文件，如财产收入材料 、诚信记录材料、违法违规材料等与个人密切相关的档案。“如美国将一些业务部门的数据纳入人事档案。在美国，每一位成年人都有一个类似于我国身份证号的保障号，无论人员怎么流动，这个保障号都是固定的，在这个保障号里，不仅记录了雇主或雇员交纳保险金的情况，政府可以以此作为日后获取诸如退休金、老年医疗、退役军人收益等各种社会保障的凭证。同时，这个保障号里还清楚地记录每一个人的信用信息”[7]。任何银行或公司都可付费查询这份报告。我国人事档案可借鉴该方式，在其内容上更为广泛。

综上所述笔者将人事档案定义为:人事档案是以个人为单位，集中反映一个人历史活动的、具有一定保存价值的真实数据与客观记录。人事档案的这一定义主要包括以下几方面的含义：首先，人事档案的来源不仅仅限于人事管理活动中产生的人事材料，只要是该人历史活动的真实记录，能反映该人的情况，并具有保存价值的材料，都属于笔者所讨论的人事档案范畴，如健康状况材料、财产收入材料、诚信记录材料、医疗保险缴纳材料等都属于笔者所指的人事档案范畴；其次，从形成的时间范围来说更为宽泛，可指从出生到死亡所形成的各种与个人自身活动直接密切相关的、具有保存价值的材料，如学前时期的妊娠确诊材料，学生时代的各科成绩、各类奖励、恋爱时期的书信、婚前财产公证、结婚证书、工作后的成果档案等直到死亡证明、悼词都可放入档案中。也可以将笔者所定义的人事档案理解为以个人为单位集中保存的“个人档案”或“人头档案”。

二、人事档案双套制的意义

目前，我国人事档案仅仅面向组织提供利用。对个人而言，法律明确规定任何个人不得查阅自己的人事档案。大家都不知道自己的人事档案里装了哪些内容，这给人事档案蒙上了一层神秘的面纱，在实际情况中经常会遇到当事人对某些情况记忆模糊。如果要求从人事部门将自己的档案拿出来查阅，这在当前的制度下是绝不允许的。但是在美国，当事人是可以依照一定程序了解自己的人事档案。人事档案受《信息自由法》保护，只要是在法律允许的范围内，人事档案必须向符合条件的调用者开放。在我国的人事档案管理观念中可突破这一封闭的历史观念，依据“以人为本，立党为民”的思想，把尊重人、爱护人作为出发点，赋予人事档案当事人应有的权力。同时，档案管理部门也应该清醒地认识到，建立人事档案的根本目的之一，是为了保障当事人依法享受医疗、保险、晋升等各方面的权利。既然人事档案主体应该享有人事档案的知情权，那么从整理的角度来说为人事档案当事人建立一套副本是可行的。人事档案当事人可以通过本人的档案了解自己的发展历程，奋斗经历，以此来教育自己的后代，也可以此来维护自己的合法权益等等。人事档案的内容应该反映一个人全貌的，而组织所保存的内容主要是从组织利用的角度出发，不可能把所有的内容都纳入其中，这样会使人事档案不完善，无法实现其在组织人事管理方面发挥应有的作用。人事档案双套制的建立可以更加全面地反映一个人发展历程，值得进行深入地探讨。

人事档案双套制的做法，并不是突发奇想，早在干部档案整理方法中就已经实践过，如干部档案副本的建立。当然干部档案副本的内容以及建立的意义与笔者所讨论的双套制有所不同。首先，服务的主体不同。干部档案副本的建立主要是为了实现分级管理，安全管理的需要。我国人事管理制度，特别是对领导干部的管理，实行主管和协管的双重管理体制：即上级主管和本级协管。为此干部档案建立了正副本，正本由上级组织、人事部门保管，副本则由本级组织、人事部门保管。也就是说现有的干部档案副本的建立与正本一样都是为了组织部门的人事管理服务，具体地说，一般只为领导干部建立副本。而人事档案第二套管理体制的建立主要是从人事档案应该为当事人服务的角度来考虑，也就是说人事档案第二套管理体制的建立是为人事档案当事人服务，且每人都可建立第二套人事档案。其次，其所包含的内容不同。对于现有的干部档案副本来说主要是第一套的复制，内容与第一套大同小异；而笔者所讨论的人事档案第二套管理体制除部分内容与第一套相同外，还包括了人事档案当事人生活中各方面具有保存价值的材料，如出生时的医院记录、婚前财产公证、结婚证书、生病住院记录、各类医疗保险、养老保险缴纳情况的证明等。最后，其所保管的地方不同。现有的干部档案副本是为了实现分级管理的需要，存放于本级组织、人事部门，而笔者所讨论的人事档案第二套管理体制是保存于人事档案当事人自己手，用于回忆自己的精彩人生和维护自己的合法权益。

三、人事档案双套制整理方法

人事档案双套制整理，主要是指把一个人的人事档案根据服务主体和内容的不同，分为两套来整理：即一套为人事管理服务，里面的内容大多来自于人事管理活动产生的文件；一套为人事档案当事人服务，除部分内容与第一套相同外，还可根据当事人的需求增加和补充相应的内容，如旅游照片、门票，恋爱书信，住院记录、病历、化验报告、处方等。人事档案双套制的建立是一个相辅相成的关系，也就说虽然分为了两套，但两套材料都是有关一个人的情况说明，因此这两套材料是一个有机的整体，相互之间可以相互补充说明，但在整理方法上会存在一定的差异。这是因为人事档案第一套整理是为组织服务，因此整理的结果要尽量突出自己的优缺点、工作能力，以便组织能够根据个人的特点，调整人员与岗位以达到最佳匹配，使组织的管理实现最优化。而第二套管理制主要是为人事档案当事人服务，其整理结果尽量反映人的成长历程。

在双套管理体制中，第一套为主本，第二套为副本，第二套是第一套内容的复制与补充。在人员的流动或管理中，主要以第一套为主提供个人信息。第一套整理方法是大家都非常熟知的，在此不做过多讨论，但需要说明的是，在第一套管理制中，除以往所包含的内容外，还应该增加相关业务部门的信用记录。建立征信体系，符合时代发展的要求，是提升人事档案价值的有效途径。目前我国已经有很多城市已经开始建立信用档案，因此档案部门完全可以与这些业务部门进行沟通，使信用记录纳入个人的人事档案，并为相关部门提供一定的资信证明。同时，在社会主义建设中，强调以人为本，各类保障体系开始建立和不断完善。人事档案作为个人信息的记录，不仅是组织机构选拔人才，制定人才计划的信息来源，也是当事人合法权益的保障。因此有必要将公积金、合同的签订、各项保险等社会福利材料纳入人事档案内容。

对于人事档案的第二套整理主要是为了满足当事人的需求，因此对其可做适当的调整。如在分类时，可以按时间采取以下方式对人事档案材料进行分类：（1）学前档案，如妊娠确诊材料、胎儿 B超检查材料，幼儿育苗接种证，幼儿照片视频；（2）学生时代档案，包括上学期间的各科成绩以及所获得的各类奖励；上学期间的各类证件，如学生证、团员证、毕业证等；上学期间的日记书信、贺卡；照片、录像等等；（3）恋爱婚姻档案，如书信、日记、婚前财产公证、结婚证书；（4）工作成果档案，包括工作上获得的各类证书，如优秀员工、职称证明以及各类科研成果等；（5）医疗保健类，包括体检表、住院记录、化验单、病历以及医生所开的处方等；（6）资产档案，包括房屋财产证明、土地使用证明、银行股票类相关证件等；（7）社会医疗保险类，如各类医疗保险、养老保险缴纳情况的证明等；（8）其他综合类。随着电子信息技术的发展，人事档案双套的整理会面临数字化、电子化的环境。因此，无论是第一套管理体制，还是第二套管理体制都会涉及到对人事档案数字化的处理。相对于个人来说，人事档案的材料数量不多，很多时候采取一些简单的方法或软件就能完成，如我们可以利用excel建立人事档案目录，以方便日常查找和利用。

总之，人事档案双套制整理的提出不仅充实和完善了人事档案的内容，同时还提高了人事档案的利用价值。人事档案双套制整理把很多以前没有包含的内容纳入进来，使人事档案的内容更加丰富。随着市场经济和信用经济的发展，用人单位更希望从人事档案中获取个人业务能力、学历、信誉等方面的信息。陈旧的人事档案内容必然会影响人事档案价值作用的发挥。根据原有的人事档案整理方案整理出来的结果，不能很好地突出一个人的特点，大多信息都是大同小异，可读性不强，如在考察个人品德时，除了大量的千篇一律的套话，没有具体的、客观的记录凭证。因此，只有改变观念，认识到人事档案不仅要为组织人事管理服务，同时也要为当事人服务。在此基础上对人事档案管理进行调整，才能使人事档案发挥应有的作用，才能改变人事档案“沉睡”和被大量“遗弃”的现状。

[1] 冯湘君．信用经济建设视角下我国人事档案制度改革研究[J]．档案学研究，2009，（6）：39．

[2] 王法雄．人事档案管理概论[M]．武汉：湖北人民出版社，1984：2．

[3] 吴宝康，冯子直．档案学词典[M]．上海：上海辞书出版社，1994：157．

[4] 邓绍兴，陈智为．档案管理学[M]．北京：中国人民大学出版社，1996：332．

[5] 朱玉媛．现代人事档案管理[M]．北京：中国档案出版社，2002：14．

[6] 沈 卫．论社会转型时期人事档案管理制度的改革[D]．上海： 复旦大学，2007．

[7] 黄霄羽．国外人事档案管理的特点及启示[J]．北京档案，2006，（1）：21．