高职院校科技档案管理与开发

●马 景

（宁夏职业技术学院科研处，银川750021）

高职院校科技档案管理与开发

●马 景

（宁夏职业技术学院科研处，银川750021）

高职院校；科技档案;开发利用

结合宁夏地处西北战略通道的实际和少数民族地区的特点，分析了目前高职院校科技档案管理中存在的问题，提出相应的管理措施，以更好地为学院科研教学的发展服务。

重建丝绸之路，加快西北战略通道建设，具有战略性的意义，对职业人才的培养提出了新的要求。当前，随着高职院校办学规模不断扩大，教学设施不断完善，实训条件不断加强，如何加强科技档案的开发利用，培养适应宁夏经济工作发展的人才的重要性日益凸显。

1 高职院校科技档案管理中存在的问题

加强高职科技档案的整理、编研、综合管理，能够科学设定专业人才培养的方向，调整高职院校与企业的合作模式，为地方经济、社会发展提供人才支撑。目前，职业院校科技档案管理中还存在很多不完善的地方，比如科技档案管理意识薄弱、科技档案管理内涵缺失等。

1.1 科技档案管理意识薄弱

科技档案是科学技术研究和实践的直接记录，是文化活动的客观反映。随着生产力水平的不断发展，有的民族工艺技术和产品必将逐步退出历史的舞台，建立相应的科技档案，用最新的科技手段进行记录发掘，建档留存，是传承和保护民族文化遗产最有力的措施，但是，科技档案管理意识薄弱阻碍了这一机制的发展。科技档案管理意识薄弱主要体现在三个方面：一是学院领导层档案意识淡薄，不重视科研档案管理；二是科技档案管理部门对具有民族特色和区域特色的科研成果的归纳整理工作不够深入；三是科研管理人员对科研档案管理不够重视，不重视过程管理，没有认识到科研档案整理是科研工作的重要组成部分。

1.2 科技档案整理缺失内涵

科技档案是科学技术档案的简称，是在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、证书、声像资料等科技文件材料。科技档案记载着科研项目从申报、立项、中期检查到结题验收和研究成果全过程，这些文字材料有着重要的科研价值，因此，必须保证科技档案的完整性。［1］但是，现阶段很多高职院校都存在科技档案内涵缺失严重的现象，主要体现在以下三个方面：一是缺乏对科研档案内涵的认识；二是缺乏对归档材料的正确评定，一般性材料多，能够体现核心科研成果的科研材料少；三是收集整理材料形式单一，不做深入的整理归纳，缺乏科学性。

1.3 科技档案管理制度不完善

第一，没有专门的科技档案制度。缺乏对科研档案的正确认识，专业性、系统性缺失，许多院校没有科研档案管理制度，科研档案管理混乱，科研档案存档在许多部门，且没有专门管理部门。第二，科研档案从业人员素质不高。从事科研档案管理的工作人员专业不对口，很多人员没有经过专业培训就上岗，档案工作人员后续教育培训也缺乏。第三，科研档案工作没有制度约束。工作随意性大，借出和归档没有制度规范，造成部分科研档案的缺失。科研成果被剽窃也时有发生。

2 科技档案管理的应对措施

高职院校科技档案承载着不同专业的教学实践历程，是在长期办学实践中形成的一本无声的教材。［2］高职院校科技档案涉及教学、管理、技能、服务等各环节，能否有效提高高职学生的职业能力和职业素质，结合宁夏的经济环境，紧密依照宁夏经济发展规划，打造丝路经济带，加快中阿自由贸易区建设，直接关系到宁夏高职学院人才培养的质量和院校自身的生存与发展。因此做好高职院校科技档案管理工作是很有必要的，具体应做到以下几个方面。

2.1 明确高职院校科技档案的管理范围

科技档案记载着科研项目申报、立项、中期检查、结题验收和研究成果的全过程。分年度，按照项目类别，从项目申报书开始，到立项文件、中期检查报告书、结题申请书，再到研究成果、分门别类、归纳整理。

2.2 强化高职院校科技档案管理意识

高职院校科研档案管理工作有重要的意义：一是凭证价值，科研项目申报书中的经费预算，是今后科研经费使用的重要依据，也是教师评定职称的重要支撑材料；二是情报价值，科研项目成果中蕴含着科技信息，尤其是一些发明、专利；三是历史价值，科研档案是对科研工作的过程证明，对于查证工作有重要意义。

2.3 注重科研档案收集的完整性、真实性

职业教育的特点就是要求学生对所学专业有一个全面的认识，对工艺流程有充分的了解，具有发现问题、分析问题、解决问题的能力。因此，注重科研档案收集的完整性、真实性，具有现实意义。

2.4 合理设置科技档案管理机构

高职科技档案具有专业性、多学科性、分散性和及时性等特点，必须安排专人去收集整理和立卷归档，设立专门的组织机构和专职的档案人员，科技档案管理机构是搞好科研档案工作的组织保证。实行集中统一管理，统一提供利用。

2.5 建立健全科技档案管理制度

内容完整、准确及成套的科研活动档案才具有存档价值。因此，高职院校需建立一套规章制度，确保科技档案在保管、借阅、利用过程中做到层层负责，有条不紊。科技档案的保管工作需切实做到安全、不遗失、不泄密，定期进行安全检查。科技档案的借阅、利用需严格履行签批登记手续，归还时需按规定步骤仔细查验是否有遗缺、损毁现象，确保科研教学服务机制的运行。［3］

3 科技档案的开发与转化

高校科技档案中的科技信息在科学研究领域通向生产领域的过程中，起着将现有科技成果转化为经济效益、转化为生产力的巨大作用。［4］所以，结合宁夏的民族特色和区域特色，将科技档案中有实用价值的技术信息开发出来，将具有民族特色的产品推向世界，使科技档案的价值得以体现。

3.1 提高科技档案信息的利用率

根据宁夏经济发展的趋势和现状，改革服务方式，更新服务观念。档案部门不能仅停留在对档案的实体管理，也不能安于现状，必须改变单一的查找借阅利用方式，创新科技档案信息的借阅方式，推动档案信息的开发利用。另外，相关工作人员应该努力提高自身的知识水平和管理能力，以人为本、与时俱进，树立一种创新的、主动提供服务的新观念。

3.2 提高科技档案检索的查全率、查准率

高职院校档案部门要逐步建立各类档案资料目录数据库著录工作的工作方式，逐步适应采用计算机代替人工编制目录，这样才能极大地提高检索的查全率、查准率，帮助查阅者方便快捷找到所需资料。利用新技术、新观念强化现代化管理是搞好高职院校科技档案信息资源开发利用的有效手段。

3.3 加强科技档案科技平台建设

要想实现档案信息资源的快速共享，必须加强科技档案科技平台建设，推进高校档案信息管理的系统化。一是运用先进的计算机网络技术，加快档案资料的传输效率，建立一套完整的操作简便的自动化档案检索系统，真正实现文档一体化和资源共享。二是要确保档案的安全性、保密性，构建高校档案管理安全系统，对信息内容进行加密处理，依据电子档案内容的密级层次，分级管理，按需查阅。

科研档案管理工作是泽被后世的工作，对于总结科研管理工作有重要的意义。在信息公开背景下，高职院校的档案服务必须与时俱进，提高自身素质和服务能力，在工作中不断探索研究，逐步完善。

［1］陈永新．谈科技档案的管理与收集及其开发利用［J］．安徽电气工程职业技术学院学报，2005（4）：112－114.

［2］秦爱红，季凤云．浅谈档案信息的开发和利用［J］．中国科技信息，2006（20）：182－183.

［3］陈作明．科学技术档案管理学［M］．北京：档案出版社，1989.

［4］王传宇．科学技术档案管理学（修订本）［M］．北京：中国人民大学出版社，1998.

G278.5

B

1005－8214（2014）12－0125－02

马景(1956－)，男，宁夏职业技术学院科技开发处馆员，研究方向：档案管理。

2014－05－10［责任编辑］刘丹