业务年报——图书馆档案建设的有效形式

白 玉

（沈阳市少年儿童图书馆，辽宁 沈阳 110011）

公共图书馆是存储和利用人类文化资源的宝库。多年来，各公共图书馆普遍注重文献的收藏和利用，但却多少忽略了自身的业务档案建设，致使一些图书馆在总结馆史、回顾业务建设，或进行馆庆等一些大型纪念活动中，由于缺少资料而无法对多年来业务建设所走过的道路进行回顾和反思，无法对过去工作的经验和教训进行系统分析和科学总结。因此，公共图书馆在进行正常的文献资源建设和读者服务工作的同时，也应当加强自身的档案体系建设，使图书馆在成长过程中所走过的道路和积累的资料得以记录下来，使本馆在业务建设中的做法和经验得以保存流传，既可供今人进行参考和分析，也能给后来的图书馆工作者留下一些宝贵的经验和可借鉴的财富。

1 图书馆应有本馆特色的业务年报

图书馆的业务档案建设有多种办法，而编辑本馆内容充实丰富的业务年报，应当是一个有效的形式。

业务年报是全面反映和揭示本馆年度工作全面情况的资料记录。应当这样说，只有业务工作和过程而没有记录是不完整的。各图书馆在进行业务建设和创新服务过程中，应当同时注重自身的业务档案建设，使各项工作的进行时及时融入本馆整个历史进程的记录之中。

实际上，每个馆都有自己汇集资料的办法，也有不同类型的资料记录，如文件、通报、简报、档案、活动记实、照片与宣传、网站与新闻报道、总结与报告等。这些较为重要的文献资料，一般情况下是分散在档案中的各个角落，需要集中使用时，要到各个相关档案中去寻找。如果能够将这些资料进行有效的整理和编纂，汇成专辑，按年度编辑成册，就将成为非常有价值的历史文献。

图书馆的业务年报不应只是单纯的工作记录，而应当是一种工作规律性的剖析和总结。

图书馆的业务年报应当与图书馆业务建设同步进行。图书馆的业务建设一般都是递进式发展，各类业务活动都有个初起、实践、提高、再实践的过程。不了解图书馆的过去，就不容易把握如何吸收过去工作的精华，抛弃过去不合时宜的思想和做法，就不容易突破传统进行创新，也无法与时俱进地推动各项工作不断迈上新的台阶。

2 业务年报的框架结构与内容

业务年报是以年度为限的、全面记录本馆年度各方面工作情况，比较细致地勾画出在机构设置、人员情况、数据统计、活动记实和大事记录等方面的实际情况，比较科学准确翔实的文献记录。它应是一个完整的体系，从不同的角度来揭示一年内本馆的大事小情，成为对这一个时期各方面工作情况的全面准确的记录，可为后人提供资料和研究参考。

业务年报的基本框架与结构可由下列内容组成：①工作计划；②工作总结；③机构设置；④人员情况；⑤各种统计；⑥活动记录；⑦学术研究；⑧各种奖励；⑨媒体报道；⑩大事记。其包融了一个图书馆年度工作的整体记录。

3 业务年报中的细节分析与功能解读

3.1 工作计划与总结

这部分内容即为年度的计划与总结。事实上，年度的计划在实施过程中，总会有一些增减的变化，以相互对照的方式同步揭示计划和总结，可以分析出年初的工作思想和与实际工作的差距和变化，展示出与时俱进的工作效果，看出设想与实践的差距与难度，也很有研究和探索的价值。当然，在计划与总结的篇幅上，可以适当裁减一些冗长而空洞的修饰语句和叙述繁琐的内容，精准地记录一年来的实际工作情况。

3.2 机构设置

主要揭示本年度所设立的职能部门名称和所承担的工作任务、人员数量等。工作和服务机构的演变是一个特定时代的产物，也是在不断探索和演变的。如果机构在年度内有所变化，亦可以在附注中说明。

3.3 人员情况

这部分内容包括：①馆领导班子成员、职务以及中层干部的姓名和职务等。②人员业务职称情况，高级、中级和初级人员名单等。③行政和其他管理人员名单等。④本馆年度奖励和表彰人员名单等。⑤年度内调入调出或退休人员名单及日期等。

3.4 统计数据

这部分内容应包括：①经费收支情况（预算内、外经费收入和支出情况，如职工工资、公务费、业务费、修缮费等）；②固定资产累计情况（如书刊文献类、办公家具、电器设备、房屋建筑等）；③文献入藏（收藏文献类型、品种和数量、所支出经费等）统计；④业务活动（年度接待各类文献的外借读者人册次、阅览读者人册次、集体或馆外流通情况等）统计；⑤人员统计，指职工总数、学历情况、专业分布、专业技术人员职称数量等。

3.5 活动记录

这部分内容主要记录读者活动情况，可以记录开展活动的时间地点、活动方式、活动主题和内容、责任人或主讲人、参加对象和人数等。从记录中可以看出图书馆参与社会活动的能力与影响等。

3.6 学术研究

这部分主要记录职工的学术论文发表情况，记录作者、论文名称、发表方式和时间等，可以依作者归并排列。如果职工发表了对社会或本行业有影响的文章或有价值的论著等，亦可视情况收入其中。

3.7 奖励情况

这里可以收录本馆在社会或上级对本馆的表彰奖励或取得的荣誉情况，可以将本馆职工在业务、学术方面或其他方面取得的荣誉或受到的上级表彰列入其中。

3.8 媒体报道

一个图书馆在社会的地位和影响，有许多时候靠的是媒体宣传与报道。在这一栏目中，可以收录本馆在一年内被新闻媒体报道的情况，如日期、媒体名称、报道题目和概要介绍等。在这方面，有些媒体，如广播、电视和网络等形式，或是容易闪过，或是不易收集，或是分量难以确认，可视情况有所记载。

3.9 大事记

大事记是一个图书馆年度工作大事的记录线索。大事记记录的事项很多，可以依时间顺序记载。诸如：本馆召开年度工作计划和总结、表彰大会的情况，干部任用和职工聘用情况，机构组织建立或变化情况，馆领导外出参加各级学术会议情况，重大业务建设或活动情况，人员晋升或调动、退休情况，本馆较大的维修、改造和建设情况，上级领导来馆视察或调研等情况，窗口服务时间变化情况，外馆来人参观与交流或本馆人员外出参观学习等情况，较大规模的设备购置、器材装备变化及经费变动等情况，本馆开展职工教育、业务培训、参加社会代培等情况，党群组织机构变动或组织发展等情况，本馆人员在本单位或社会有较大影响的事件，本馆编辑、制作和发行有关书籍和业务资料情况等。

4 业务年报在编纂中应注意的问题

4.1 年报的内容要准确翔实

实事求是是图书馆业务年报的生命。年报中所记录的内容必须与事实相符，不能单纯地表功诿过、夸大和遮掩。历史的经验证明，一些图书馆在业务建设中曾经出现过虚假和浮夸，尤其在一些临时性的工作和数字统计等方面，容易出现不实或模糊处理等不正常的现象，应当引以为戒。

4.2 年报的内容要相互衔接

全年的工作是由多方面配合而成的，也要由各个侧面来反映和揭示。年报的结构和栏目都有一定的针对性和侧重面，各种情况均应处于不同的栏目中予以表述，要相互衔接和照应，互为补充和完善，保证全面而又避免重复和疏漏。

4.3 年报的编辑要有连续性

业务年报的编辑制作是一项系统工程，应当长期坚持下去，方能对本馆各方面建设情况进行以持续不断的揭示与记录。往往有这样的情况，某一时期的业务建设比较正规，活动比较充实，管理比较到位，则这一时期的年报比较丰富和充实；而某一时期由于业务活动进展不大，或这项工作无人关注，使年报无法继续编辑下去，尤其是当主要领导变动之后，特别容易使这项工作中断下来，而后来的领导由于对前任的工作不甚了解，给接续这项工作带来相当的难度。从某种意义上说，做好这项工作应当是几代图书馆人的共同责任。

4.4 年报的记录要详略适度

业务年报不是各类档案资料的大集合，应当是业务活动的精华集粹，而不能面面俱到。

4.5 年报中应包含图片资料

图片是一种记录工作和活动的特殊形式，它可以直观生动地记录图书馆工作的方方面面，如本馆建筑的照片、各服务窗口及活动照片、人员照片、职工年度合影、对外宣传照片等，这些较之文字记录更为生动和直观。这些照片可以插在相应的栏目或记录之中，也可以在封二、封三或封底及年报的插图页中插入，既可美化版面，又可以辅助年报的文字，成为一种真实的形象记录。

4.6 年报的编辑时间最好于次年5月份以前完成

因为这个时候是年度刚过，一些需要搜集的资料已经形成，如工作总结、年度报表、统计数字等，这些都是编辑年报必不可少的素材。同时，在春节假期过后，冬寒未过，相对读者服务高峰尚未到来，可以利用这段业务稍微空闲的时间抓紧进行，一旦时间已过多时，一些资料已经归档到相应的地方存放，再搜集和寻找起来很不方便。

4.7 编辑年报要群策群力

单位主要领导对年报的编辑负有重要责任。年报的编辑要由主要领导牵头，有业务骨干参与，由专人负责执笔撰写，美术设计人员参与设计，业务档案管理人员提供资料，由富有工作经验和业务经历的领导在重大业务事项上把关，方能较好地完成这项具有历史意义的工作。

5 业务年报的传播与利用

业务年报的形成，实际上也是一个图书馆业务建设能力的标志。当一个图书馆的业务建设走向正轨，各项业务活动蓬勃开展的时候，才有可能按实际工作的进程编辑业务年报。可以说，业务年报是一个单位年度工作的真实记录和全面报告，既可以对本馆工作进行回顾和总结，还可以供上级领导对本馆的工作进行全面概要的了解。业务年报是本馆多年来业务工作规律性的再认识，又是一个比较系统全面的业务档案系统，能够为同等级或同类型图书馆间的互相学习提供参考借鉴。

[1] 沈阳市少年儿童图书馆业务年报，2002-2007.

[2] 沈阳市图书馆业务年报，1992-1995.

[3] 宋晓莉.编制图书馆年报的作法和体会[J].图书馆建设，2003（5）.

[4] 潘玉萍.编制《年报》，促进图书馆档案信息资源的开发与利用[J].中小学图书情报世界，2008（5）.