UFO报表在财务管理中的应用

王青

UFO报表在财务管理中的应用

王青

资产负债表，损益表及现金流量表这三大报表已远远不能满足管理层的信息要求，各种分析报表因不同的使用目的而产生，作为财务管理人员，如何快速准确地提供管理分析报表？由用友软件股份有限公司开发的UFO报表可基本满足这些要求。下面讲讲UFO报表的具体运用。

UFO报表；总帐函数；业务函数；方式字

一、分部门的费用明细

如，管理层需要了解各部门的2月份的管理费用明细。其中总经理室的编码为0100;财务部为0101;人事部为0102;管理费用中的工资的编码为660201;福利费为660202;社会统筹为660203;办公费为660204;通讯费为660205;差旅费为660206;车辆费为660207;交际费为660208。

如果用手工或Excel取数,则浪费时间并且准确度也不高,但是如果用UFO报表则可迎刃而解。首先,打开UFO报表,新建一个UFO报表,点击”编辑”,插入所需的行与列,点击”数据”,设置”关键字”“月”,然后将上列的表格复制入UFO报表中,在第一列相应的单元格中输入用友财务函数,扩展发生FSEX(“660201”,月,“借”,,,“0100”,,,)其中“660201”代表的是科目名称,“月”即是关键字取数的期间,“借”即代表取的数为借方发生额,“0100”代表的是部门编码,同一列往下的公式变动的只是科目编码的变动,当第一列设定完后,选取第一列,按鼠标的右键,选取“替换”,在“查找”处填上已设好的部门编码,替换成新的部门,如将总经理室的编码“0100”变为财务部编码“0101”,将“包含公式单元”和“选中部分单元格”勾上,并选择“全部替换”,取可快速完成第二列公式的设定,依此类推,只要批量变动部门,即可快速完成整张表格公式的设定,设定公式后,点击UFO报表左下格的“格式”变为“数据”,设定计算期间为2月,即可在几秒内完成上述表格的计算。

××××年××月

以上的UFO报表是运用了用友软件的总帐函数的发生额函数。

二、按客户,分品种的销售收入及销售数量报表。按供应商,分品种的存货出入库金额及数量的报表。这类业务函数一般涉及到方式字,先讲讲方式字的概念及相关的规则等

在分销业务函数中经常使用的方式字，是用户用来指定其后面编码的意义的，〈方式字〉由基本查询方式名组成，方式名的简写规则[1]：

*在不引起冲突的情况下首先采用拼音首字母，其次采用英文首字母。

*“分类”加%。

*字母后面可跟1至2位数字方式字的拼写规则[2]：

*若有一方式名采用汉字，则整个方式字必须全部采用汉字；若有一方式名采用英文，则整个方式字必须全部采用英文。

*采用汉字时，在每两个相邻的方式之间用逗号分开；采用英文时，中间不必分开。

*分隔逗号必须支持全角“，”，或半角“，”。

*方式名之间大小写无关，顺序无关，但方式名与其之后的编码必须一一对应。

以下是方式名及其缩写形式[3]：

只要掌握了这些方式字的规则及相对应的缩写形式，我们就可以按我们的需求编写业务函数来满足我们的取数要求。

如管理层要按产品品种,按客户分类的本年累计销售收入数据:其中客户A的编码为01004;客户B为01005,客户C为01006,客户D为01007,客户E为01008,330ML产品的编码为04010047,500ML产品为04010037;1500ML产品为04010027。

利用UFO报表里的销售函数公式,即可很快完成上述表格的取数工作.<销售函数>=<销售函数名>(<期间>,<销售类型编码>,[<币种>],[<帐套号>],[<会计年度>],[<方式字>],[<编码>,]*)销售收入函数名称为”XSSR”,这里对应的方式字为两个,一个为客户,一个为产品,其它与销售函数对应的内容如果是没有的,可直接在半角状态下用逗号分开,根据UFO报表中的销售函数中的方式字的规定,客户为K,产品/存货分类为c,30表示全年，按如上规则可设定如下公式:

然后按左下角的按钮将格式状态改为数字状态，取关键数字为所需的期间，即可得出结果。

又如存货函数:〈存货期初函数〉::=〈存货期初函数名〉（〈期间>,[<帐套号>],[<会计年度>],[<方式字>],[<编码>]*）

<存货期初函数名>::=存货期初数量|CHQCSL|存货期初金额|CHQCJE|存货期初差异|CHQCCY|

例如:下表为宇宙公司1998年001套帐的一些数据:仓库编码为101;存货编码为001;收发类别编码为01;供应商编码为10;部门编码为2。

则存货入库数量 (1,“001”,1998,“wclgb”,“101”,“001”,“01”.“10”,“2”)=16

函数的意思是:返回001帐套1998年1月份仓库编码为101,存货编码为001,收发类别为01,供应商编码为10,部门编码为2的存货入库存数量为16。

CHRKJE (“01/05/1998”,01/10/1998,,,“wcl”,“101”,“001”,“01”)=100

函数的意思是:返回当前帐套1998年1月5日至1998年1月10日,仓库编码为101,存货编码为001,收发类别编码为01的存货入库金额为100。

CHCKSL(42,“001”,,“wclgb”,“101”,“001”,“01”,“10”,“2”)=5

函数的意思是：返回001帐套1998年第二周，仓库编码为101，存货编码为001，收发类别编码为01，供应商编码为10，部门编码为2的存货出库数量5。

存货出库金额（101,,1998,“wcl”,“101”,“001”,“01”）=50

函数的意思是:返回当前帐套1998年第1旬,仓库编码为101,存货编码为001,收发类别为01的存货出库金额为50。

当然,以上的举例只是UFO报表运用中的冰山一角,UFO报表在财务管理中的运用远远不止上面所描述的,它可以完成制作表格,数据运算,图形制作,打印等电子表的所有功能,我们在日常工作中,可根据我们的实际需求,按照UFO报表的规则,基本上都可以满足我们的要求。

[1]、[2]、[3]用友软件股份有限公司2011年10月出版的<>中的附3.2.9关于方式字[M].

（作者单位：大冢慎昌（广东）饮料有限公司）