高校办公室工作创新探析

罗巧花



高校办公室工作创新探析

罗巧花

（闽西职业技术学院，福建 龙岩 364021）

高校办公室是学校的综合管理部门和工作枢纽，是学校的形象窗口。针对高校办公室存在的主要问题，结合深化教育领域改革提出的新要求，从“四强化”、“四提高”对高校办公室工作创新与路径进行探讨，促进高校办公室工作适时求变，改革创新，更好地发挥职能作用。

高校办公室；创新；路径；实践

高校办公室是学校的综合管理部门和工作枢纽，承担着管理服务、沟通协调、督查督办等重要职能，其管理水平、服务质量、执行能力、工作效率的高低，直接反映出整个学校的管理水平、办学能力和形象声誉。在全面深化改革环境下，特别是教育领域改革的深化，对高校办公室工作提出了新的要求与任务。目前，高校办公室工作中存在着一些问题和不足。比如职能作用发挥不够、管理观念落后、服务意识不强、执行能力偏弱、制度不够完善、工作效率较低等等，直接削弱了高校办公室的重要作用。为此，高校办公室要适时求变，改革创新，进一步强化职能作用、宗旨意识、人员素质和工作机制，不断提高管理水平、服务质量、执行能力和工作效率，充分发挥职能作用，提升学校办学水平，推动事业持续健康发展。

一、强化职能作用，提高管理水平

一是提高科学管理能力。2010年国家出台了《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010—2020年）》，该纲要明确指出，要把改革创新作为教育发展的强大动力，以机制体制改革为重点，鼓励学校大胆探索和试验，创新教育管理体制，建设现代学校制度。现代大学制度的核心是在国家的宏观调控政策指导下，大学面向社会，依法自主办学，实行科学管理。现代大学制度涉及规范和理顺大学与政府、大学与社会的关系，涉及大学内部治理结构的完善和改革。现代大学制度的建设，使高校面临内外部办学环境的巨大变化。作为高校办公室来讲，理顺管理体制要以转变管理职能为前提，减少直接管理、增加宏观监管，要把社会上各个方面与各高校的关系理顺，达到合理的职能配置。必须在提高管理能力上下功夫，从内部管理向全面管理转变，从事务型向参谋型转变，从传统经验式管理向现代化的科学管理转变，充分利用现代信息技术、互联网等，创新管理手段，提高管理效率。

二是提高沟通协调能力。有效的沟通协调关系到学校各项工作的正常转。随着办学规模扩大和办学体制创新，特别是办学主体的多元化，使高校内外部办学环境都随之发生变化，更多的部门、行业、企业参与办学，学校内部也增加了相应的职能部门。这就要求高校办公室充分发挥桥梁纽带作用，进一步提高沟通协调能力。对于高校内部来说，要正确处理好领导与部门、部门与部门之间的关系，防止职责不明确、工作推诿扯皮现象发生。对于高校外部来说，要加强与上级主管部门的联系，争取更多更好的政策资金环境；要正确协调学校与相关行业企业之间的关系，促进互通有无，取长补短。总的来说，就是要以充分沟通为前提，以全面协调为目的，正确处理好学校内外部的关系，科学解决好学校内外部的矛盾，创造良性运转、可持续发展的环境，实现各部门密切配合、团结协作、和谐发展的良好局面。

三是提高政策法律水平。2014年召开的全国教育工作会议提出，深化教育领域改革，加快推进教育治理体系和治理能力现代化。随着高校办学自主权的扩大和对外交往的增多，学校面临越来越多的事务和纠纷，师生员工的利益诉求也不断增加。另外，因学生群体差异扩大、教学实习场地环境变化，校内外的突发事件也相应增加。高校办公室要认真学习、全面掌握有关法律法规，增强法律意识，提高用法水平。要科学制定、认真执行相关制度措施，健全完善应急预案，尽可能把事故和损失控制在最低限度。必须长期聘任法律顾问，有关管理制度的出台、校企合作协议的签订等等，都让律师全过程参与。坚持依法办学、依法治校，不断提高办学治校能力。

二、强化宗旨意识，提高服务质量

一要强化服务意识[1]。高校办公室必须坚持以服务为宗旨，坚持为领导服务、为师生服务、为社会服务。实行缴费上学，学生及学生家长就是花钱向学校购买良好的公共服务。办学体制机制创新，使办学主体由一元（政府）向多元（行业、企业、园区参与）转变。办学主体的多元化，而且政行企校的不同利益需求，势必要求高校提供更好的服务。办公室的每一位工作人员都要有强烈的事业心和责任感，爱岗敬业，乐于奉献，把搞好服务作为一切工作的出发点和落脚点。

二要转变服务职能。高校办公室要弄清新形势新条件下在学校工作中处于什么样的位置、应发挥什么作用，并进一步细化明确办公室的具体业务范围,各项工作要达到什么样的目标。不能以落实上级决策部署和完成领导布置任务为目标，要主动开展调查研究，全面了解掌握信息，当好参谋和助力，变被动服务为主动服务。不能以为办完某件事或者完成某一阶段任务就是做好了服务，要时时事事处处都树立服务理念，要变阶段服务为全程服务。

三要树立窗口形象。都不论事件大小、任务轻重，不论是老师还是学生，不论是领导还是员工，都必须做到积极主动，热情服务。要求每一位工作人员都要有足够的耐心、细心、虚心，做到手勤、嘴勤、手勤、腿勤。进行换位思考，站在来校办事人员的角度进行思考，想别人所想，急别人所急，转变服务方式，转变服务态度，提高服务质量，努力提高学校对内对外的窗口形象地位。

三、强化人员素质，提高执行能力

一是提高思想政治素质。高校具有引领先进文化的社会功能，高校办公室的工作具有较高的政策性。办公室工作人员参与政务、管理事务、搞好服务的具体执行者，其直接面向学校领导层，承担着学校决策传达和具体措施的拟定工作，其政治觉悟的高低直接影响到政策有效贯彻执行的力度，直接影响到学校战略意图的实现和学校权威的树立。办公室工作人员应加强政治思想修养，要在思想上、行动上与党的路线方针政策保持一致，要自觉维护学校权威[2]。要不断增强办公室工作人员的使命感和责任心，树立爱岗敬业、乐于奉献、不求名利的精神，形成顾全大局、敢于负责和团结协作、开拓进取的作风，建设一个“能干事、干成事”的优秀团队。

二是提高理论业务水平。构建学习型办公室[3]，树立终身学习思想。办公室所有人员都能够树立终身学习意识，将学习和工作有机地结合在一起,在持续不断的学习过程中去体验工作的乐趣，实现组织的目标和自己人生的价值。一方面要加强科学文化和管理理论的学习，只有提高文化科学知识，提高管理理论水平，才能更好地为领导决策提供服务。另一方面在加强业务知识的学习，如公文写作、档案管理、会议组织等方面知识，不断提高业务水平。只有不断提高现代管理知识和业务素质，才能适应新的形势下高校办公室不断变化的工作。

三是提高勤俭节约意识。勤俭节约是中华民族的传统美德，必须继承和发扬。中央八项规定出台和党的群从路线教育实践活动开展，对高校办公室工作提出了新的更高要求。高校办公室不仅管人、管事，而且还管物，如公务接待、公车使用，甚至日常办公用耗材等等。高校办公室每一位工作人员必须树立勤俭节约的意识，从身边小事做起，比如尽量使用网络传输文件、正反面打印文件等，减少纸张浪费。要严格执行中央八项规定，控制接待规模和标准，严格公车管理，减少“三公”经费支出。

四是提高服务水平和质量。提高服务水平和质量是办公室工作的核心和灵魂。办公室人员在处理大量文件、内外联系、来访接待的各项事情过程中，均体现着服务能力，因此，新时期对加强办公室人员的服务质量提出更高要求，不仅要提倡热情服务、微笑服务，首问责任制，更要求“以人为本”为根本行为准则来严格要求自己，在追求工作效率的同时，更要讲究服务的质量，让每一位来办公室办事的人员都高高兴兴地进来、满满意意地回去，不落下一句怨言，满怀感激。

四、强化工作机制，提高办公效率

一要健全规章制度。规章制度不健全，造成高校办公室忙乱差现象凸显。因此首先要规范办事程序，建章立制，明确办公室工作的操作流程和规范要求，根据各个部分的工作内容，制定相应的工作计划，对以前存在的不足和缺点进行修改和完善，形成办公室管理的体系。其次制定规章制度，办公室要制度的规章制度主要包括两个层面，一是学校层面，二是办公室内部。学校层面主要是有关学校决策和部署的落实、学校管理活动的协调、规则的制定、工作过程的监控等管理规范。办公室内部主要是修订各种制度，如会议制度、公文处理制度、接待制度、安全保密制度、完善档案管理制度、信件收发制度等[4]。

二要加强监督反馈。监督反馈是高校办公室的一项重要职责，主要包括监督、核查上级指示、会议通知、领导决议、年度工作计划和阶段性重点工作，然后及时了解和总结实施情况，并向领导反馈，为工作的落实和领导的再次决策提供依据，确保各项工作得到更好的实现。为此，高校办公室应探索监督反馈的工作新办法，建立办公室工作网络督办和健全监督反馈机制，可以设置专门的监督反馈专职岗位，确保各项工作落到实处，不延期不落后，为学校事业的发展做出更大贡献。同时，在监督反馈中，力求做到及时、全程、高效。

三要严格考核评价。办公室人员一个岗位做久了，极易造成工作散漫，消极怠工的现象。因此，高校办公室要制定严格的考核评价制度，对办公室人员的思想品质，管理能力，工作积极性和工作业绩等方面进行全方位的考察[5]，把考核评价结果作为职称评聘、评先评优、干部选拔等主要指标。以“公平、公开、公正”为原则，依制度办事，一视同仁，使办公室人员从思想上认识到考核评价的重要性，不搞特殊化和人情政策，使其坚守岗位，踏实工作，增强责任感、发挥积极性，为学校的各项事业做出更大的贡献。

四要运用现代技术。在当今信息化技术不断发展，高校办公室工作也遇到前所未有的挑战，新理念、新事物、新技术的出现，需要其快速做出反应。办公室人员要运用现代化技术，掌握办公自动化技术，全面快速地获取信息，要培养对信息资源的跟踪和分析能力，把信息化与高校内部管理体制改革有机结合，建立高效运行的办公管理系统，提高管理队伍素质，促进管理理念的转变，实行网络化办公办文，提高工作效率和质量。

创新是一个民族的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。高校办公室工作只有创新发展，才能更加适应新形势要求，围绕新问题新任务新要求，与时俱进，开拓创新，充分发挥其职能作用，不断提高管理水平，不断提高服务质量，不断提高执行能力，不断提高办公效率，推进学校各项事业的持续健康发展。

[1] 郑文堂,高建伟,华玉武. 高校办公室要增强“五种意识”做好“八个服务”[J]. 办公室业务, 2013(4):236-237.

[2] 俞海平. 高职院校加强和改进高校办公室管理工作的思考[J]. 广东技术师范学院学报, 2010(2):97-99.

[3] 陈华. 知识管理视角下的我国高等院校办公室管理研究[D]. 南昌:南昌大学硕士论文, 2011.

[4] 呼永进, 虞剑英. 新时期高校办公室自身建设与发展探析[J]. 四川职业技术学院学报, 2012(1):65-68.

[5] 戴海光. 高校办公室管理运行现状及创新初探[J]. 江苏教育学院学报:社会科学, 2011(4):66-68.

Study on the Innovation and the Path of College Office Work in the New Situation

LUO Qiao-hua

（Minxi Vocational and Technical College, Fujian Longyan, 364021,China）

The office is a comprehensive administration department, the key position, and the image of a window in college. On the main problems existing in college office, this paper combined with the new requirements which were put forward in the deepening of reform in the field of education, discussed on the innovation and the path of college office work from the "four-enhanced", "four-up", and then in order to promote the college office work to change according to the new times, reform and innovate, perform their functions better.

college office; challenge; path; practice

G647

A

1673-1417（2014）03-0081-04

10.13908/j.cnki.issn1673-1417.2014.03.0017

2014－05－04

罗巧花（1985—），女，福建龙岩人，研究实习员，主要从事高校教育管理工作。

（责任编辑：马圳炜）