试论仪器设备采购风险及规避措施

熊树梅 赵杰 刘明进

浙江省医疗器械检验院，浙江杭州310018

试论仪器设备采购风险及规避措施

熊树梅 赵杰 刘明进

浙江省医疗器械检验院，浙江杭州310018

仪器设备采购是医疗设备检测机构日常工作中必不可少的活动，而在仪器设备采购过程中存在的各种风险，有可能给机构带来较大的损失。本文通过对仪器设备采购过程中的各种风险进行了分析，并对如何规避这些风险进行了有益的探索。

仪器设备采购；采购管理；采购风险

检测仪器设备是检测单位开展检测、教学和科研工作的重要物质基础，仪器设备先进程度及数量决定了检测机构技术检验的能力，是其综合实力的体现。因此识别仪器设备采购中所隐藏的风险并提出基本的规避方法在保护检测机构利益的同时，也间接提高了检测的水平和质量。

仪器设备采购风险是指在仪器设备采购过程可能出现的意外情况，包括人为风险、经济风险和自然风险。比如在采购过程中出现的仪器设备不符合订单要求、货物运抵不及时等等。这些情况的出现都会对仪器设备采购的预期达成造成影响，因此，作为检测机构，有必要针对仪器设备采购过程中出现的种种风险，采取一定的措施予以规避，从而提高采购质量，减少机构损失。

1 医疗检验仪器设备的采购特点

1.1 医疗检验仪器设备品质差距逐步缩小

随着国内检测设备行业的快速发展,国内医疗检测仪器设备与国外先进设备制造商的技术差距和品质差距逐步缩小。在采购过程中，机构可选择余地也在逐步扩大。对这些设备的采购，要长远的看待仪器设备的价值，包括采购价格、仪器运输安装、维护保养成本、企业售后服务等方面。

1.2 医疗检验仪器设备采购专业性越来越强

随着仪器设备分类越来越细化,功能也越来越先进,技术性要求也越来越高，这对医疗检测仪器设备采购工作专业性要求越来越高，采购决策也是一个非常大的挑战。

2 医学检验仪器设备采购风险分析

考虑到医疗检验仪器设备的特殊性，机构可能面临的采购风险主要有以下三种。

2.1 采购质量风险

医疗检验仪器设备采购质量风险是指在仪器设备采购过程中由于各种原因导致仪器设备不能达到预期检测标准给用户造成的经济、技术、机构信誉等方面造成的损害。主要表现在采购前期准备工作如果做得不到位，那么就很容易出现采购质量风险；采购阶段，由于信息不对称导致的采购风险；在验收阶段发生的合同、实物不符的情况等等。除此之外，如果供应厂商的质量控制体系发生问题，那么在其产品设计、材料采购、工艺技术控制、出厂试验、包装运输、安装调试的各个阶段，都有可能对产品质量造成影响，产生产品质量风险。

2.2 采购行为风险

对于采购行为的控制和管理一直是采购管理重视的问题。采购行为风险是指由于采购行为人职业道德失范导致的单位资产损失和违法犯罪的可能。采购行为风险主要表现在以下几个方面：①由于单位采购管理制度不健全，监督不得力给采购行为人造成的有机可乘；②卖方采用不正当手段，诱惑采购行为人实施不当的采购行为；③采购行为人明知故犯，弄虚作假实施不当的采购行为。不管是那种采购行为风险，都有可能造成仪器设备采购出现质量、假冒伪劣、合同漏洞的不良后果，给机构造成利益损失。

2.3 国际采购风险

检测机构需要国际先进的仪器设备，因此国际采购不可避免。国际采购风险是在国际采购过程可能出现的一些意外情况使得采购的仪器设备不能满足机构需求。由于国际市场环境不确定性，国际采购过程中面临各种各样的风险，主要有采购质量风险、技术进步风险、合同欺诈风险、外部环境风险等等。

3 检验仪器设备采购风险规避措施

检验仪器设备采购风险是可以通过一定手段和措施加以防范和规避的。主要的手段有：建立健全采购机制，完善设备采购流程以及加强采购人员管理。

3.1 建立健全采购机制

建立健全由采购原则、基本方法和流程的采购管理制度,是规范采购行为的前提与保证。采购管理制度明确了采购范围、采购负责部门（采购负责小组）、采用什么样的采购方式、采购审批制度、采购程序、采购验收规定、采购过程中各部门的工作职责和范围以及采购相关表格。采购相关表格是完成各部门间的信息沟通的凭证，这些表格包括采购审批表、招标文件审批表、合同审批表、验收报告单等。通过采购管理制度的设计使得各职能部门之间相互配合、相互制约，在推进采购工作有效开展的同时，达到了内部控制的目的。

除此之外，建立机构内部审计机构可以在参与制定采购管理制度的同时，实施采购管理过程中审计监督，提高机构采购管理水平。

3.2 完善设备采购流程

良好的采购质量是由科学严谨的采购流程来保证的。完善的仪器设备采购流程能够在采购货物事前、事中、事后做好质量控制管理。正确合理的仪器设备采购流程为：前期准备工作→招投标的实施→确定供应商→合同签订→仪器设备安装与验收。

3.2.1 采购前期准备工作仪器设备在采购过程中要规范运作流程，充分做好前期的准备工作。针对医疗检测仪器设备的采购，首先是做好市场调研，广泛收集整理有关仪器设备资料，了解其性能、技术参数参考报价及设备配套等情况；其次做好产品的质量论证，制定适合本机构的仪器设备技术要求及相关配套要求，处理好先进性与实用性的关系；再次制定科学招标文件及评定标准。

严谨的招标文件时招投标过程中的依据，保证招标结果满足检测要求的根本保障。

3.2.2 采购招标管理在仪器设备招投标实施过程中，意外情况都会导致招标采购的实际结果和预期有所差异，这种差异就是招标采购中的风险。为确保招标顺利进行，除了科学严谨的招标文件外，还需要从以下几个方面加以注意：公开、竞争充分的发布招标公告；严格按照招标文件要求做好评标工作，依法评标。在供应商的选择上，不但要对价格进行比较，还关注其财务发布、公关、新闻等信息发布情况，整体上对供应商的质量、交货能力、技术水平、售后服务等方面进行评选，从而降低采购风险；同时尽量避免在某个领域长时间使用固定的供应商。

3.2.3 采购合同签订在签订仪器设备购销合时，应对合同条款进行仔细研究。检查合同中对仪器设备技术参数条款，严格按照最终使用要求的描述；注意供应厂商的交货日期，付款方式及付款日期；对于国际采购合同来说，除了明确上述要求之外还需要考虑一些边界因素，如相关产品配套引进问题；税务政策衔接问题；运输保险的保护性条款设计；支付货币的选择和汇率变化的处理等。同时针对外部环境导致的风险，需要在合同条款中体现风险的合理分担。

3.2.4 采购验收过程控制仪器设备验收包括数量验收和质量验收，验收小组成员按照合同文件中仪器设备名称、规格、数量、品牌、相关技术标准等对其进行验收，对于专业要求较高、验收技术难度大的设备可以邀请相关质量检测机构人员参加验收工作。到货时如发现仪器设备有明显的损坏等质量问题要责成供应商进行整改，必要时可做退回处理，并对供应商追责。验收工作是保证仪器设备质量达标、数量准确的关键环节，加强对验收环节的过程控制能够有效的预防仪器设备采购风险。

3.3 加强采购人员管理

由于医疗检测机构仪器设备专业性强，设备情况复杂，采购人员在采购过程中肩负的责任也愈发重要，这就需要机构针对采购特点加强对采购管理人员的培训和管理，增强机构内部风险防范能力，从根本上杜绝采购风险。

首先，开展《招标投标法》、《合同法》等法律法规和职业道德的培训，加强采购人员对采购行为的认识，提高其对职业活动及社会道德的责任感和义务。其次由于医疗检测仪器设备专业性越来越强，因此需要对采购管理人员进行定期岗位培训，定期更新专业技术知识。

要做好仪器设备釆购风险的防范工作，既要站在机构宏观的角度完善采购制度，也要深入具体到微观层面细化采购流程，并从采购人员入手应对风险。三位一体，共同发力才能真正规范仪器设备采购行为，提高采购效率和质量，最大限度发挥采购管理的作用。

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R197

A

1672-5654（2014）10（c）-0072-02

2014-09-02）

熊树梅（1979-），女，浙江省医疗器械检验院中级工程师，研究方向为：设备管理。