会计电算化对会计工作方法影响探析

尚玉梅

（中国环境科学研究院，北京100012）

我国的会计电算化经历了近三十年的发展历程，但同时计算机网络技术及信息技术也在飞速的发展，以及企业管理的新思想、新方法、新模式的不断出现，使会计电算化速度也必须适应不同企业、不同环境的需求。并且会计的反映职能淡化，会计的参与经营决策职能增强，原有的核算型软件无论是功能范围还是信息容量都显露出明显的局限性，远远不能适应企业管理的需要。本文通过对手工记账与会计电算化的区别来阐述会计电算化在实际中的重要性和必要性，并对会计电算化提出了几点思考和对未来的展望。

如今的社会是日新月异的，市场经济的飞速发展加快了全球经济一体化的进程，企业所面临的竞争也越来越激烈，要求企业的会计人员能及时、准确提供各种信息的需要也日益迫切，所以会计工作手段的现代化、电子化、信息化也引起高度的重视。“会计电算化”一词是1981年中国会计学会在长春市召开的“财务、会计成本应用电子计算机专题讨论会”上正式提出来的。所谓会计电算化是指将电子计算机、现代通信技术应用于会计领域，按照会计的基本理论和方法处理会计数据，及时、准确提供会计信息的实体。会计信息的处理从手工发展到电算化是会计操作技术和信息处理方式的重大变革，使传统会计格局逐渐被打破，新的会计思想和理论逐渐确立，从而在推动会计自身发展和变革的同时，也促进电算化会计的进一步完善和发展。

1 手工会计与会计电算化的比较

自从1979年财政部拨款500万元进口计算机在长春第一汽车制造厂进行会计电算化试点开始，会计电算化在中国已经发展了近三十年，所以对会计理论和会计方法都提出一系列新的课题，使传统会计格局逐渐被打破，新的会计思想和理论逐渐确立，所以手工会计与会计电算化相比，不仅仅是数据处理工具的变化，它的流程、方法、操作技术、组织机构等都有所改变。

1．1 会计电算化的意义

会计电算化把人类生产活动不同行业的各类专业性会计和综合性会计，通过运用电子计算机技术，统一到会计应用软件上，对提高会计工作水平有着深刻的意义和积极作用。

1．1．1 提高了会计现代化管理思想

传统会计处理会计数据的手段完全依赖于手工作业显得缓慢无力，而电算化会计处理数据的手段是通过运用电子计算机采集、处理媒体，把会计内外数据，快速、准确、全面、系统、连续地反映生产经营活动的会计信息，进而形成企业信息系统和会计信息系统网络。因此，会计电算化在客观上要求会计必须具备开放型、多元型、立体型的现代化管理思想。

1．1．2 促进建立会计现代化管理组织模式

现代化管理具有应用多学科的特点，各专业工作交叉频繁，学科之间相关点多，复合性强。所以对会计组织模式及会计岗位责任内容、会计档案管理形式等发生了新变化。

1．1．3 会计工作标准化、规范化、科学化进程，提高会计工作的效率和质量

会计电算化是通过会计软件的运作发挥其功能的。在传统的手工会计处理步骤中，虽然具有相对的科学性和系统性，但是由于会计人员素质的差异，使得会计处理结果不能形成统一的标准。而使用会计软件后，对会计工作处理步骤要求具有统一的标准和相应的逻辑关系及程序，它具有严密的科学性和系统性，所以其结果就能形成统一的标准。

1．1．4 快信息传递，提高会计反映与控制能力

实现会计电算化后，大量的会计信息源可以得到及时的记录、汇总和分析，增强了会计信息的准确性。会计信息反馈由原来的单纯事后变为事前的全过程，会计作用原来的单纯事后报账型变成事前全方位管理型，为提高会计反映与控制能力提供了保证条件。

1．1．5 进经济管理现代化，提高会计人员素质

由于会计工作效率提高，会计人员可以把主要精力用于增强会计的预测力、控制力和信息反馈等日常管理工作，有利于发挥会计在经济管理中的作用，使会计的职能及作用得到强化。同时会计人员努力学习现代化会计理论和高科技知识，不断提高素质，优化会计人员的知识结构。

1．1．6 推动会计的改革

会计电算化不仅是会计技术的变革，而且在会计核算方式、方法、程序、内容和理论上都有极大的影响，改变了会计人员的传统观念，使会计工作跨入一个新阶段，从而也推动了会计的改革与发展。

1．2 对会计电算化认识的局限性

随着现代信息技术的发展以及电子商务的到来，会计的反映职能逐步淡化，会计的参与经营决策职能逐步增强，但有些企业管理者对会计电算化不重视，会计人员自身对会计电算化的认识也不够。

1．2．1 领导对实施会计电算化的认识不够

一些企业的领导对实施会计电算化的重要意义缺乏足够的认识。大部分是利用电算化软件处理日常会计的基本核算，而大量的财务管理和财务分析工作，仍采用手工进行，很多单位因为缺乏高水平的财务管理人员，使财务管理成为空谈。没有认识到开展会计电算化是时代发展的必然，是管理现代化的需要。会计电算化是会计进人信息化的基础，是今后企业决策的重要依据，是会计体制改革的突破口。

1．2．2 会计人员改变记账方式需要过程

由于传统的手工记账方式长期被人们所接受，加上目前各项管理都是建立在手工记账的基础之上，要改变人们长期形成的习惯方式，还需要有一个过程，如会计人员如何要从使用计算机开始学习到如何登记账等等操作。

1．2．3 财务负责人对会计电算化管理认识度不够

由于一些财务负责人对会计电算化知识掌握不多，对会计电算化管理相对比较陌生，只习惯于手工记账的管理。尤其对会计电算化的保密性、安全性都存在着空白，因而对会计电算化数据的可靠性也会产生质疑，造成不会管、不敢管的混乱局面，严重影响了会计电算化的普及和推广。

1．2．4 会计人员对会计电算化认识的认识不够

会计人员对会计电算化认识的认识不够。本来会计人员直接接触会计数据信息应在企业的经营决策中发挥重要作用，财务部门也应及时反映各种管理决策所需的信息。但因受人的精力与手工运算速度的限制许多财务数据却不能及时处理和生成，造成会计工作严重滞后的局面；财务部门是需要高层次人员的部门，但由此却带来一个印象——财务部门就是写写算算，反而成了关系人员落脚的部门，从而造成会计人员普遍素质不高的现状，从而不能发挥参谋作用，会计工作效率不高，会计信息滞后，会计人员素质不高，使会计人员的地位大受影响。

1．3 手工会计与会计电算化的共同点

1．3．1 会计的理论依据、会计法规、会计准则相同

会计理论是会计科学的结晶，会计法规是进行会计工作的法律依据，会计准则是指导会计工作的规范。不管是手工会计还是会计电算化这些规则是必须相同的。

1．3．2 系统的任务和目标相同

会计作为一项经济管理活动，具有核算和监督职能。核算主要是为了提供经济活动的资料和信息，监督主要是利用资料和信息实行控制、调节并指导经济活动，最终目标是提高经济效益。

1．3．3 会计核算的方法、内容、结果相同

会计核算的方法就是对会计对象进行连续、系统、完整的记录、反映和监督所应用的方法。主要的专门方法有：设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本计算、编制会计报表等。会计电算化系统就是利用会计软件来实现这些方法，产生与手工会计结果相同的账簿和会计报表。

1．4 手工会计与会计电算化的相异之处

1．4．1 会计数据的存储的介质不同，可读性、查阅方式不一样

手工会计中，会计数据以纸张作为存储介质，而会计电算化数据以软盘、硬盘、光盘等各种磁性存储介质上，易于传递，易于复制和保管，但其数据必须通过会计软件进行查阅。

1．4．2 会计数据处理的工具和过程不同，数据传递的路线不一样

在手工系统中，对同一数据要多次转抄，所以不但造成存储的浪费，还极易发生错误，这样也增加账证核对、明细账与总账核对等工作；在电算化会计系统中，将整个处理过程分为输入、处理、输出三个环节，控制的重点是输入环节，只要人工输入记账凭证，以后的登明细账、登总账、编制会计报表的工作全由计算机程序来完成。

1．4．3 会计数据安全可靠性的管理方式不同，内部控制方式不一样

因为在电算化会计系统中，数据存储在磁性介质上，为防止数据被破坏、泄露、更改或系统崩溃，所以要求比手工系统有更严格的管理和控制措施。

1）会计的管理职能进一步强化。在会计电算化系统中可以充分利用计算机的优势与特点，方便用数学方法分析和处理会计数据。

2）会计工作组织机构发生变化。会计人员的业务范围和工作职能发生变化，手工会计的数据处理主要集中在记账凭证以后的阶段，而会计电算化的数据处理主要集中在记账凭证以前的原始数据上。

2 会计电算化的作用与影响

2．1 手工会计向会计电算化转换的条件

财政部颁发的《会计电算化工作规范》中指出，用电子计算机“替代手工记账是会计电算化的阶段性目标，各地区、各部门要对这一工作加强指导和监督，制定替代手工记账的管理方法，保证这一过程的顺利实施”。采用电子计算机代替手工记账，应具备三个方面的条件。

2．1．1 具备了计算机系统软硬件设备和会计软件

单位根据自身结合实际情况和会计业务量及会计工作模式对系统的硬件结构、系统软件、会计软件进行选择、购置、建立可运行的系统，还要对会计软件版本的要求如单机版、网络版，从而对计算机的型号、内存容量、外存储器的容量、显示器、显示卡的技术、以及打印机的要求等。

2．1．2 具备相应的会计电算化工作人员

为适应会计电算化方式下的会计核算工作，首先要对手工会计业务进行整理，保证转入电算化后数据是正确、可靠、有效的。所以要对会计人员进行有多种形式的培训，如财政部的会计电算化培训、财务软件公司提供的会计软件培训、单位根据工作的需要组织的会计电算化培训。

2．1．3 建立了严格的内部管理制度

通过会计的内部管理制度如《会计电算化岗位责任制》、《电算化日常操作管理》、《电算化会计系统的会计档案管理》等内容来保证系统安全、正常的运行，它是保证单位会计电算化工作有序进行的重要措施。

2．2 会计电算化工作的主要任务

其任务主要是提高会计核算和会计管理水平和财务人员的工作效率，实现会计工作规范化、标准化、科学化和现代化，更好的为经济建设服务，具体有如下几项：①建立、健全会计电算化的组织机构和各项管理制度；②建立完整的电算化会计信息系统；③建立会计信息网络系统，实现数据共享；④组织推广电算化会计管理信息系统，及时完成各项会计核算和管理工作，提高会计核算和会计管理水平；⑤提高会计工作效率和经济效益。

2．3 会计电算化的作用

由会计数据处理技术的变革可以看出会计电算化是会计发展史上的又一重大革命。实现会计电算化对促进会计工作现代化、高速化、高效化将起到重要的作用。近年来，我国会计电算化迅速发展和普及，对会计改革起到了推动作用，使会计工作发生了很大变化。

2．3．1 电算化会计数据处理实现自动化、代码化，速度快，精度高

由于电算化会计是以电子计算机代替手工会计下用人工来记录和处理数据，它采用对系统原始数据编码的方式，以缩短数据项的长度，减少数据占用的存储空间，从而提高了会计数据处理的速度和精度。当把原始数据输入到计算机的存储设备后，数据的加工处理完全由计算机自动按照事先编制的程序进行，不需要人工干预。从而大大减轻了会计人员手工记账的工作量，大大提高了工作效率。

2．3．2 提高了会计信息的质量

以前在手工条件下，会计人员过去是人工做账，由于账务繁多，登账、转账、核算等简单重复繁杂的事务性工作，耗费了大量的时间与精力并且容易产生误差或错误而运用财务软件的转账、核算等自动生成功能，不仅降低了误差，提高了准确度，并且节省了人手，缩短了账务处理时间。

2．3．3 培育了会计软件市场

培育了初步繁荣的会计软件市场，培养了一批复合性人才，造就了一批会计软件公司，会计电算化向规范化、商品化、通用化、专业化方向发展。

2．3．4 提供了很好的企业信息化建设经验

为企业信息化建设提供了很好的经验，推动了企业管理软件市场的发展，财务软件用户除了对会计软件本身功能的需求外，还提出了对进销存、生产计划管理等一系列的需求，发展企业管理软件，中国财务软件公司重任在肩。

2．3．5 会计人员工作重心发生转移

如今会计数据绝大部分利用计算机来进行处理，使会计人员从记账、算账等繁琐的手工劳动中解脱出来，从而把主要精力和工作重点转向加强会计管理和监督，充分发挥会计的管预测和国辅助决策职能。

3 会计电算化系统的管理与维护

会计电算化系统运行后，会计工作的运作模式也发生了很大的改变。由于会计电算化系统以计算机为核算工具，并通过现代通信设施进行系统通信与联系，使其管理与维护比手工系统要求更高、更严密、技术措施更复杂。

3．1 会计电算化系统中存在的风险

3．1．1 开发和设计中存在的风险

在应用软件的研制过程中，由于研制人员所考虑的问题不是十分全面，致使实际工作中的一些情况与之不能吻合，容易出现微小的差错，给犯罪分子以可乘之机，犯罪分子正是利用这一空隙，运用技术化、智能化等高科技手段进行犯罪活动。据报道，自20世纪80年代我国开始会计电算化以来，经济犯罪频繁发生，会计领域的计算机犯罪案件也呈上升趋势，一些犯罪分子利用计算机软件设计上的缺陷和不当手段在短短两年甚至几个月里，就侵吞几百万元、几千万元的社会财产，给社会资产造成了巨大的损失。

3．1．2 业务操作中不规范和玩忽职守造成的风险

企业应用现代化管理工具替代了陈旧落后、繁琐的手工核算。但是企业管理者的思想观念没有转变，严格而科学的管理往往只停留在形式上。所以，犯罪分子利用内部防范制度的薄弱环节，不惜以身试法，利用合法身份，滥用或盗用操作密码进行越权操作，从而达到侵吞企业财产的目的。

3．1．3 计算机维护不当酿成风险

在电算化高速发展的时代，会计账目，货币现金，信息存储，文件传递等都变成了电子文件存于计算机内，通过网络进行传输。由于会计信息存储电磁化，电算化系统下会计信息以电磁信号的形式存储在磁性介质中，是肉眼不可见的，很容易被删除或篡改而不会留下痕迹，往往使应用人员和维护人员疏忽潜在危险的存在。

3．1．4 不可控制的灾害风险

不正常的程序结束操作造成的故障，存储数据的辅助介质（如磁盘）部分或全部遭到破坏。以及一些不法分子蓄意制造计算机病毒，恶意攻击，侵入系统，干扰、破坏系统的设置，破坏程序正常执行及数据的完整。

3．2 系统的管理及其维护

针对新的变化，会计管理制度必须作出相适应的调整并贯彻执行，才能保证在电算化、网络化环境下的会计工作正常、高效地展开。建立会计电算化系统的管理制度除了要遵守手工方式建立会计管理制度的原则外，还应当结合系统的特点。一方面，要保证引入计算机处理后会计核算数据的真实性、准确性和完整性，保证会计工作秩序的正常进行，保障企业资金的安全；另一方面，还要保证应用到会计工作中的计算机设备、软件的安全可靠。

3．2．1 系统安全的管理与维护

系统的安全除了受法规的保护以外，对系统内部的控制也是非常重要如对进入系统的操作人员的授权管理，不同的人员对其权限要进行严格的管理和控制等等，具体如下所述。①电算主管：负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要具备会计和计算机知识及相关的电算化组织管理的经验。②软件操作：负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表，进行部分会计数据处理工作。③审核记账：负责输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账和报表进行确认。④电算审查：负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。⑤电算维护：负责保护计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。⑥数据分析：负责对计算机内的会计数据进行分析，为管理者提供可靠、准确、及时的信息。

3．2．2 系统运行环境的管理与维护

由于系统的运行环境是以计算机为工具，所以对系统的管理与维护也就很就更重要了，具体工作体现在以下方面。

1）计算机硬件设备的扩充与更新。随着系统内会计信息量的增加，内存和存储器的容量，以及提高计算机主机的档次，扩充外部设备，增加网上工作的能力等。

2）计算机系统软件版本的升级与功能扩充。由于计算机硬件设备和外部设备的扩充与更新，用于管理计算机资源的操作系统版本也必须与之匹配。

3）会计软件版本的更新和功能模块的扩充。会计电算化系统软件使用一段时间后，会有新的版本出来。如最初是单机版的，随着网络的飞速发展将单板机版会计软件升级为网络版。

4）对日常使用的管理与维护。对会计人员必须要求对系统有一定的操作技能，对系统运行的基本故障能排除，对会计数据错误的诊断能及时的恢复。

4 对会计电算化的思考与展望

中国企业如今面临网络化生存的同时，还需面对WTO和经济全球化的挑战。手工管理已越来越不适应现代企业对管理的要求，这是因为现代企业的管理者必须及时掌握和处理大量信息后才能作出正确的决策，这一点已逐步形成共识。

4．1 对会计电算化的几点思考

4．1．1 高校对培养电算会计专业的力度不够

在高校中有些学校对电算会计专业的培养只是简单的在会计专业的基础上加开几门电算化课程就是对该专业的培养，更是忽略对计算机系统的维护和对会计软件的设计这方面的培养。培养出来的学生只会操作，对系统的流程、运作、原理不太了解，从而造成适应社会的能力不强。

4．1．2 会计软件在网络方面的功能还不强大，不适应现代网络的发展速度

互联网技术是这几年电子通讯技术中发展最快的技术，该技术能够实现网络化管理、移动办公、并保证体系开放、支持电子商务，实现财务集中式管理、动态查询、实时监控、远程通讯、远程上网服务、远程查询等，所以如今只有充分利用网络资源的优势，开发出具有强大网络功能的会计电算化系统软件才能更适应未来会计软件的发展，也对会计信息的及时性有了更好的沟通手段。

4．1．3 会计软件还不能根据不同的单位具有针对性的开发

如今不同行业如商业企业、行政事业单位、金融企业、科技、贸易、服务行业等都有自己会计业务的特点，而现在的会计软件综合性不强还不能同时完全同时满足不同行业的要求，并且各单位也缺少对会计电算化系统软件的维护和开发人员。

4．1．4 加强现有财会人员的培训以适应会计电算化工作的发展

由于会计电算化涉及计算机、会计、管理等方面的专业知识，而不少单位的电算化人员是由过去的会计、出纳等经过短期培训而来，不能灵活运用软件满足工作需要有时连最基本的打字输入都不熟，一遇到超出范围的问题，只能找软件的维护人员，而维护人员又基本是计算机专业出身，对财务知识知之较少，双方不能很好地配合。即使有一部分人通过会计电算化的考试也只是掌握了一些对计算机的基本应用，不能灵活运用软件处理的会计数据，进行财务信息的加工和分析，满足各方对财务信息的需求。这也是制约电算化发展的原因。

4．2 对会计电算化的展望

会计电算化已经发展到一个历史性阶段，为了适应新的环境，满足企业信息化发展的需求，会计电算化也必须进行改革，融入整个企业信息化中，成为企业信息化发展的中流砥柱，笔者认为有以下几方面需要注意。

4．2．1 调整高校现有电算会计专业的教学计划

面对21世纪信息技术与经济全球化发展形势的挑战，高校也要转变对电算会计专业人才培养的模式。目前电算会计专业的培养主要分为两类：一是以使用财务软件为主；二是以开发财务软件为主。而真正意义上应该是要两者的结合这样才能从根本上完全掌握电算会计的知道因为现代技术的特点是发展快，更新快。现在的教材几乎均落后于技术的发展，如开发软件中对财务软件的实际开发的全过程的书籍很少，这也是急需解决的问题。只有这样才能培养出大量不同层次的复合型人才，从而满足社会对会计人员的要求。

4．2．2 软件开发中充分考虑应用互联网技术

如今网络财务是电子商务的重要组成部分，将帮助企业实现财务与业务协同、远程报表、报账、审计等远程处理，会计核算与在线财务管理，它支持电子数据与电子货币，改变了财务信息的获取和利用方式，网络电算化软件是基于网络计算技术，以整合实现企业电子商务为目标，能提供互联网环境下财务管理模式。

4．2．3 会计软件国际标准化

我国加入WTO后企业的业务也扩展到了全世界的范围，电算化会计软件也应符合多国和国际会计准则，支持多国语言、多币种的结算，积极参与国际竞争的需要。

4．2．4 提高软件开发人员的素质

软件的开发更难的是每二次开发即不断完善的会计信息系统和客户提出的要求，因此要造就一大批具有创新思维、高素质的一线应用、系统维护、以及懂得二次开发的技术人才。软件企业要建立起一支庞大的技术过硬的高素质队伍，来满足规模市场的定制工作。企业应立足于国际水准，培养聘用一批高级技术人才，他们能够精通信息技术和财务管理知识，熟练地进行财务信息的加工和分析，满足各方对财务信息的需求，推动企业电算化事业真正向“管理型”、“智能型”、“网络化”转变。

总之，随着会计电算化的普及应用，其对会计工作的影响是多方面的，也是意义重大的，这种影响必将推动会计理论和会计实践的进一步发展。我们应该不断提高会计人员的自身素质和综合能力，加快会计电算化软件的开发进程，使会计电算化的进程更进一步，为与国际接轨打下坚实的基础，使我国企业的现代化管理加速实现。

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