新时期计划生育技术服务档案管理初探

冯向阳

河南省人口和计划生育科学技术研究院（郑州，450002）

随着中国经济的快速发展，我国的医疗技术水平大大提高，人民生活水平与人均寿命都有了很大的改善，我国的计划生育工作已经完全进入了一个崭新的时期。计划生育工作正稳步从抓计划生育过渡到与社会发展相结合的综合治理方面；并由社会制约为主向着科学管理、综合服务、宣传教育与社会制约相结合的工作机制转变。在这一新的历史时期，各级计划生育技术服务机构要在技术的科学性、服务的高效性、管理的规范性上下足功夫，练好内功。计划生育技术服务的档案管理工作内容丰富、繁琐，且工作量大，不仅包括工作制度的建立、政策宣传，更是涵盖基础信息的采集与变更、健康检查、药具发放、流动人口管理等。而目前我国的计划生育技术服务档案管理滞后于新时代的发展，且与新环境下我国的计划生育服务机制要求不相适应，所以，加强新形势下计划生育技术服务档案的管理工作迫在眉睫。

1 新时期加强计划生育技术服务站档案管理工作的必要性和重要性

1.1 计划生育部门开展技术服务工作的重要依据

计划生育技术服务档案不仅能客观地反映计划生育机构的技术与服务水平，而且是我国计划生育技术发展的最好见证，所以计划生育技术服务的规范化管理显得尤为重要。

1.2 开展业务和化解医疗纠纷的原始依据

随着法律知识的普及和法制建设的逐渐完善，人们的法律和维权意识不断加强，医疗纠纷时有发生。为了社会的和谐发展，我国相继出台了一系列法律法规以缓解医患关系，避免医疗纠纷。为了保护弱势群体的权益，很多国家在医疗纠纷中实行“举证倒置”，即在医疗问题上医院有责任和义务提供证据，而证据就来自原始的记录，即病历、报告单据等医疗技术服务档案。

1.3 社会信息化大背景下提高工作效率的保障

随着互联网的普及，社会信息化程度愈来愈高。传统化的档案管理模式已经无法满足当前的需求，网络化的资源共享对档案管理工作的信息化提出了更高的要求，故做好计划生育技术服务档案管理的信息化建设势在必行。

2 计划生育技术服务档案管理的现状及原因

新时期人口和计划生育现状与传统的计划生育技术服务档案管理之间存在矛盾，早期的计划生育技术服务档案保管分散、内容不规范、归档不全等问题比较突出。出现以上问题的原因主要归于以下几方面。

2.1 对计划生育技术服务档案管理的重要性认识不足

档案管理是一项及时性和长久性且要求较高的工作。然而，由于相关领导对其重要性认识不足，计划生育技术服务档案管理的从业者大多是非专业人士，甚至身兼数职。由于缺乏基本的档案管理技能，加之对这项工作不重视，经常出现档案管理工作上的疏忽，如在档案的审查、移交、签字等问题上处理不当。

2.2 各级计划生育技术服务档案管理制度不完善

调查显示，由于对纳入计划生育技术服务档案管理的内容缺乏统一标准，我国计划生育技术服务档案存在以下问题：信息不全、材料缺失，缺乏真实性。而这些问题主要源于对档案管理制度建设的忽视，在档案资料的收集、整理、归档上缺少统一的标准。

2.3 计划生育档案现代化管理水平不高，效率低下

近几年来，虽然计划生育技术服务档案管理工作取得了一定的成绩。但总的来看，我国计划生育技术服务档案管理工作的信息化水平依然不高，个别单位还处于手工记录的原始模式。计划生育档案的保管依然是库房存放模式，既占用较大的空间又影响工作效率。在计算机网络快速发展的今天，计划生育档案管理工作应当由传统的手工操作转变为现代化的管理手段，从而提高工作效率，实现资源共享。

3 建议和对策

3.1 促进计划生育技术服务档案管理工作建设

3.1.1 提高从业人员对档案管理重要性的认识。首先应强化各级计划生育服务机构领导对档案管理工作的重视。定期对档案管理从业人员进行培训，提高从业人员的专业技能和处理问题的能力。各级单位做好档案管理工作重要性的动员工作，并创造各种机会让档案管理的从业人员参与到档案建设的全过程中，从而使档案从业人员对档案工作有一个全面深入的了解。

3.1.2 完善基础设施，加快硬件建设，提高工作效率。在计算机网络快速发展的今天，档案管理的信息化已是大势所趋，而计划生育技术档案信息化的主要内容有以下几个方面：①计划生育技术服务数据资料的信息化。应用现代化的手段（如计算机、扫描仪）将要存档的文件、资料进行标准化的数据录入，形成电子文档，以便保存和快速查阅。②计划生育技术服务档案管理工作流程的信息化。通过管理软件实现计划生育技术服务档案管理的信息自动分类、编目、排序，提高工作效率。③计划生育技术服务档案检索的信息化。在分级检索制度前提下，通过局域网和互联网实现随时检索到需要的计划生育技术服务存档文件、资料、原始记录等信息资料。然而，大部分计划生育服务机构的局域网有待完善或建设，从而影响到了档案管理的自动化，使档案管理信息化的进程受到了很大限制。硬件的建设已成当前亟待解决的问题。

3.2 建立健全规范的计划生育技术服务档案管理工作制度

3.2.1 设置专职人员保管计划生育技术服务档案。建立健全计划生育技术服务档案管理负责人制度。诸如与计划生育技术服务档案有关的门诊、手术、住院记录，都要由专门的责任人负责并实行统一管理。

3.2.2 建立健全规范的计划生育技术服务档案管理工作新标准。安全信息技术需要明确的管理性、业务性和技术性标准，健全的档案管理工作标准不仅能规范此项工作，并提高工作效率，还有利于维护计划生育档案信息的真实性。

3.2.3 完善信息技术方面的法律法规，确保计划生育技术服务档案的安全性。当前信息技术相关法律法规的可操作性不强，要确保计划生育技术服务档案的安全性，尚需制定明确的法律法规。

新时期计划生育技术服务档案的管理与开发是计划生育部门有效开展计划生育技术服务的重要保证，各有关机构应加强计划生育技术服务信息的收集和归档，建立健全管理制度。做好计划生育技术服务档案的管理工作，对依法行政、提供优质的技术服务、推动我国人口和计划生育工作的健康发展具有十分重要的意义。