探索医院档案管理的长效机制

陈忠煜 田鑫 周倩

探索医院档案管理的长效机制

陈忠煜 田鑫 周倩

医院档案管理涉及到医院行政职能科室和临床科室多方面的内容, 是医院管理的重要组成部分, 是医院管理的手段之一, 它具有存史、资治、助研、信证、宣教、传承医院理念、积淀医院文化等多种作用。

医院档案；管理；长效机制

医院档案管理涉及到医院行政职能科室和临床科室多方面的内容, 是医院管理的重要组成部分, 也是医院管理的手段之一, 它具有存史、资治、助研、信证、宣教、传承医院理念、积淀医院文化等多种作用。对医院来说, 如何管理好各类档案, 建立相应的长效机制, 使其科学高效地为医疗、科研等各项工作提供有力保证, 是基层档案管理者需要思考的问题。

1 医院档案管理存在的问题

1.1人员问题 目前, 医疗单位存在大多数中层干部对档案管理意识不强的问题, 不注重留取和移交本部门的档案资料；档案管理人员大多不是档案专业出身, 业务知识匮乏,有的档案人员还身兼医院其他工作, 档案管理精力达不到要求, 再加上档案室岗位人员不固定, 经常轮转, 人员的专业知识和相关专业知识都比较欠缺［1］。

1.2设备问题 医疗单位多数办公用房都为临床用房, 行政科室办公用房普遍紧张, 档案室面积多数不达标。此外,由于重视不够, 档案管理投入设备相对陈旧, 计算机功能仅能实现保存和检索资料信息作用, 难以实现整个医院档案信息有效开发和共享功效。

1.3资料问题 如今, 档案材料载体形式多样化, 医院档案管理面临着资料收集困难问题, 造成了医院整体档案资料不够齐全［2］。

1.4方法问题 目前, 多数医疗单位的档案管理并没有结合自身特点和需求体现出医院档案管理的特殊性, 且大部分医院只注重收集和整理, 而忽略了信息资源的开发和利用,不能充分体现医院档案管理的价值所在。

2 医院档案管理对策

2.1人员对策 医疗单位应通过会议、培训、参观学习等多种形式来宣传呼吁档案工作的重要性, 提高全员档案管理意识。同时, 要重视档案人员的专业技术培养, 不断提高档案队伍业务水平。可将档案管理纳入年终的目标考核, 凡是归档不达标的科室要予以扣罚绩效奖励。

2.2设备对策 要加强档案管理的设备投入, 配备必要的档案装备和工具, 按照实际需要建造独立档案室, 确保室内温湿度达标, 采用防磁柜、密集柜等保存档案, 更新档案管理工具, 提高管理技术, 应用现代化信息技术, 设计和使用符合医院实际的档案管理软件, 并纳入医院办公自动化系统,确保档案信息安全［3］。

2.3材料对策 医疗单位应建立完善的档案管理制度, 明确归档立卷要求, 通过多种渠道扩大档案收集范围, 确保档案资料收集的完整、准确和齐全。

2.4方法对策 医疗单位要完善自身档案管理制度, 建立档案工作的标准体系, 把档案管理纳入各科室岗位职责, 建立科室年度档案达标的目标管理机制, 逐步规范档案管理［4］。同时, 要充分发挥档案的使用价值, 必要时进行二次汇编,为临床科研和行政管理提供参考依据, 在医院建设、行政管理和临床科研中发挥档案应有的作用和价值。

综上所述, 在医疗卫生事业快速发展的大时代下, 医院档案管理的重要性日益突出, 医务人员必须更新档案管理理念, 加强设备投入和专业人员培训, 积极调动医院各科室参与配合, 提高档案服务水平, 这样才能更好地为医院整体发展和管理提供更好的服务。

［1］ 尹青云.以创新提升档案管理工作水平.山东档案, 2008(6): 21-22.

［2］ 苏红艳.现代医院档案管理工作的创新.中国病案, 2009, 10(4): 31-32.

［3］ 张平.创新是档案馆 (室)发展永恒的主题.山东省工会管理干部学院学报 , 2009(1):161.

［4］ 赵霞.医院档案管理中的问题及对策.中华现代医院管理杂志, 2007, 9(12):27.

2014-07-07］

450016 郑州市第七人民医院