医院信息系统药品不允许负库存模式引发的问题及对策

何承杰

（铜陵市中医医院药剂科，安徽铜陵 244000）

医院信息系统药品不允许负库存模式引发的问题及对策

何承杰

（铜陵市中医医院药剂科，安徽铜陵 244000）

为提升医院药品管理规范化和信息化水平，我院新的医院信息系统不允许采用负库存模式管理药品。本文对系统运行过程中遇到因药品账物不符导致的医生处方受阻或发药受阻、药房药品账物相符率不高、药品出入库操作不及时等问题进行分析。采取自动领药单、增加药品库存基数、提高账物相符率、改善更新账目及时性等措施可有效解决上述问题。采用药品不允许负库存模式及提高药品账物相符率是医院加强药品管理，提高信息化水平的必然趋势和要求。

医院信息系统；药品库存负数；账物相符率

为提升医院管理和信息化水平，我院自2013年1月开始使用卫宁THIS4.0升级版医院信息系统。新信息系统通过电脑程序设计不允许药品库存出现负数，当药剂科各部门药品出库的数量大于电脑库存数时，系统便不能执行。通过半年多的实践和总结，药房各项管理工作逐步适应新系统的要求。本文对我院信息系统运行中因药房药品账物不符所产生的问题进行分析并探讨解决问题的对策，并对电脑药品库存数不允许为负及提高药品账物相符率的作用进行探讨。

1 因药品库存数不够而致的处方受阻或药品库存数虚多而致的发药受阻问题

1.1 问题分析

我院老信息系统允许药品库存为负数，新来药品只要电脑建好品名、规格、单位、价格等目录信息，便可让医生开处方，药房可以先将该药品出库减账让库存变为负数而后从药库领入；新系统由于不允许药品库存为负数，药房必须先有药品库存数，门诊医生才能开出处方，并且开出的药品数量不能超过该药品的药房电脑库存数。药房药品账物不符，实物数大于电脑数，电脑数接近零时就可能出现药房有药而医生开不出处方；实物数小于电脑数，当实物数接近零时就会出现医生开出处方而药房无药可发。我院大输液采取的是各科室先在药房领货，再开处方向药房清还的管理模式，由于账物不同步，当某时段某科突然开了过多的大输液，就造成其他科室因库存数不够而无法开出处方。

1.2 对策

针对以上问题原因，药剂科加强对各药房药品库存管理，启用电脑自动生成领药单系统，设置药房药品高低储存数，当药品电脑库存数低于设置的最低储存数时便自动进入领药单，保证只要库房不缺货，药房电脑药品库存数始终能保持足够的数量满足医生开出药品处方；若出现某种药品电脑有数量而实物短少，医生能开出药品处方，但药房无药可发时，药房人员向药库快速请领补充实物，另外将此账物不符药品在专用登记薄登记并汇报主任，查找原因并针对性地将库存调整正确；药房适当增加药品库存基数以降低账物不符的不良影响力；每季度药房除大盘点外，增加季度内小盘点次数，记录账物不符药品，查找原因并进行针对性纠正[1-2]。另外药房可使用药品控制功能主动限制医生处方开出某种药品；大输液采取药库进货入库后即由药房全部领出以保证药房有足够的基数，同时药房采用Excel表格统计各科领用及开方数据，每月底药房统计出结存数，与各科盘点的实物数对照盈亏，并将药房库存数调整正确。

2 药房药品库存的账物相符率不高问题

2.1 问题分析

我院以往药品账目采取金额管理为主，数量管理为辅的管理模式，每季度盘点要求药品金额不能亏损，而药品数量的账物相符率大约50%左右。采用新的信息系统后要求药房必须提升到以药品的数量管理为主。因此提高药房药品的账物相符率是当务之急。药品库存账物不符的原因主要包括[3-4]：

2.1.1 领药环节药房从药库领取药品，药库人员发放药品出现了漏发或错发，而药房领药人员对所领取的药品和请领单没有认真逐一核对，就进行了计算机入账；另外药房偶尔紧急需药，向药库领取药品实物，而电脑未录入请领单。

2.1.2 发药环节药师在处方调剂工作中没有认真审核处方，出现人为的操作失误，造成药品错发、漏发，如没有及时进行纠正，会影响药品库存的准确性。发过的处方未及时确认发药，缴过费未发处方患者忘记取药，缺货打欠条药房人员做了发药销账，都会影响药品库存的准确性。病区部分药品实行小单位处方累计发药，如液体制剂患者按毫升使用和收费，药房发药仍然需累计到整瓶才能发药，这样就会出现某些药品记账数量与实际用量不一致的情况，造成药品账物不符。

2.1.3 破损、丢失及拆零损耗为保证药品质量，对药品进行质量监管，原包装破损、变质、近效期的药品要进行专册登记，作退库处理；由于各种情况需退回药库的药品，也会专册登记。上述情况，如未能及时进行计算机退库，均会造成药品账面盘亏。

2.1.4 借药、换药及患者退药病区由于紧急用药，先从药房借药使用。虽已办理了借药手续，但因为各种原因未能及时如数归还，或是使用等价的其他种药品来替代，或其他原因的私下临时借药或换药，可造成多种药品账物不符。《医疗机构药事管理规定》虽规定除药品质量原因外，药品一经发出，不得退还，但在实际工作中，仍因各种原因须办理退药手续。例如门诊及病区各种药品皮试过敏、中途更改医嘱、治愈或出院未用完药品，这些药品都须退回药房。退药手续过程中，若药房先办理账面退药，而病区或患者未及时交回退药或不能如数退回药品，则会造成账物不符。

2.1.5 盘点动态及点数调整失误盘点期间，药房仍会有部分药品在调剂发放，是动态的盘点过程，这使得某些药品在盘点过程中由于时间差而使实际数量与盘点数产生差异，从而影响盘点数据的准确性。

2.1.6 品名规格的复杂性所致的失误西药同一品名有许多不同规格或生产厂家，电脑多个药品的品规常易造成药品领用、发药、开处方过程中的混淆错误而造成库存账物不符。

2.2 对策

药剂科针对造成药房药品账物不符的原因，制定药品账目管理制度，全力提高药房药品的账物相符率。新设置了药品会计岗位，负责各部门的药品账务协调工作；同时规定药房不得借药换药，特殊情况下填写专门的借换药单，经领导签字方可办理，并及时由药房负责人调整账目；药房要求领药、发药与电脑增减账目必须保持同步；不合格及破碎损耗药品及时登记并做退货或销账处理；盘点及盈亏调整时间选在病人相对较少的晚上，增加人手，减少干扰，力求准确；药房对易混淆药品列表总结加以警示，并对药师三查七对制度进行监督，保证领、发药无误。

3 药品出入库操作的及时性问题

3.1 问题分析

以前允许药品库存数为负情况下，药库、药房来药后不急于入库或领入，且不会影响医生下医嘱和开处方；运用新系统后，对药品入库及药房领入的时效性要求大大提高，药房在收到药品实物后，须立即进行电脑入账，否则就阻碍下一步医生开处方的顺利进行。当遇到药库药房工作繁忙或人手紧张，工作懈怠、责任心不强，票据不全，电脑运行不畅或临床急需药品向外院临时拆借等原因无法入账时，药品账目就难以及时更新，影响工作的开展[5-7]。

3.2 对策

加强药剂科各部门的责任心教育，提高工作效率；合理安排工作流程，及时排除影响一线人员工作的硬软件不利因素；进货时严格要求医药公司实行发票随货到达，库管人员验好货立即入库，药房领药收到货后立即电脑接受入账更新账目；若个别临床急需药品先挂账入库或先暂时借用，随后再进行账目补处理。

4 新信息系统药品库存管理方式的优势

4.1 老信息系统药品库存产生负数的原因及危害

药品库存为负数其实质也是一种类型的药品账物不符，主要原因是药品有实物而因发票未到、急用暂借、懈怠遗忘等各种原因未入账，药房允许电脑不断出库减账最终减到零以下产生负数[6-7]。由于药品库存负数的存在使得电脑库存金额不能真实反映医院药品的实际库存金额，甚至可能因人为因素而出现虚假低库存，造成财务管理的漏洞；另外，负库存药品无法实现批号管理，药品来源难以追溯。

4.2 新信息系统有助于药房人员摒弃各种不规范行为，提高药房管理水平

不允许药品库存数为负，可提高账物相符率，使得药剂人员各种不规范行为得到制度化约束，有助于药房逐步杜绝借换药等陋习，促使药房人员领、发药更加严谨，从而将药房药品由金额管理逐步提升到数量管理水平。

4.3 新信息系统有助于提高药房药品管理信息化水平，提高药房人员的工作效率

不允许药品库存数为负，可使药房、药库药品真正实现批号管理，药品出库完全按批次发出，不同批次药品分列并在出库单显示；由于电脑库存数更加符合实际且无负数，电脑可以无障碍筛选出工作中所需要各种库存和用量数据并进行高低量排序，且这些数据比有负库存时更具实际操作意义，如效期管理中可以按要求筛选出近效期药品，药品使用监测中可以筛选出某类药品的使用动态（如剂型、药理作用、抗菌药物、麻醉药品、大输液等）；同时只要库房录入正确就可以自动阻止药房或医生错误录入已淘汰或易混淆品规的无库存数药品。

5 结语

我院刚开始使用新信息系统时，由于药品库存数不允许为负同时账物相符率不高，经常出现医生电脑处方开不出所需药品或开出药品无药可发，给药房工作中带来一定压力，药剂人员由于不习惯新系统而产生了一些抵触情绪。通过针对性地解决问题，药剂人员逐步适应了新系统的运行要求。药品库存数不允许为负是计算机编程生成药品管理功能的前提要求，也进一步促使医院药房提高药品账物相符率以适应工作的需要。随着药品管理科学化、规范化、信息化发展，采取新的信息系统管理模式是医院发展的必然趋势和要求。

[1]颜雨春.药品管理系统在门诊药房的应用研究[J].安徽医药，2003，7（1）：79-80.

[2]孙晓霞.浅谈加强药房管理和提高药房账物相符率的方法[J].青海医药，2009，8（6）：83-84.

[3]罗海.对我院药房药品账物不符原因分析及对策[J].医学信息，2011，6（6）：21-22.

[4]郑祥良.浅谈材料库存负数成因及对策[J].煤炭经济研究，2006，4（1）：56-57.

[5]张伟峰.计算机在医院药品管理中的应用[J].生物技术世界，2012，7（6）：1-3.

[6]王开明.门诊药房药品盘点不准的原因与预防措施[J].药学服务与研究，2006，6（5）：388-389.

[7]于军.医院HIS系统在药品管理中存在的问题及改进[J].中国现代药物应用2011，5（3）：234-235.

Problems and Countermeasures of No Negative Inventory Model for Drug Management in Hospital Information System

He Chengjie（Pharmacy Department of Chinese Medicine Hospital of Tongling City，Anhui Tongling 244000，China）

In order to improve the standardization and informationlization level of drug management in hospital，a new hospital information system was adopted in our hospital which was the model of no negative inventory for drug management. Problems were found and analyzed in the performance of the new information system such as the problems in doctor’s prescription or drug dispensing due to the poor-matched drug account，low matching rate of pharmacy account，and not timely operation of drug entering or leaving warehouse，etc.Measures were taken to solve the above mentioned problems including adopting automatic requisition for drugs，increasing drug inventory number，improving account matching rate and updating account timely，etc.In order to strengthen the drug management and improve the informationlization level in hospital，it is the inevitable trend and requirements to refuse the negative inventory model and improve the account matching rate.

Hospital Information System；Drug Inventory Negative；Account Matching Rate

10.3969/j.issn.1672-5433.2014.04.013

2013-06-18）

何承杰，男，副主任药师。研究方向：医院药学。E-mail：hcj261153@163.com