合同管理信息系统数据库设计

杨国有

（渤海大学 管理学院，辽宁 锦州 121013）

合同管理是企业经营管理工作的重要内容，加强合同管理，对保障企业合法权益，防范控制经营风险有着重要意义。采用传统进行合同管理，由于涉及的部门众多，需要管理的合同要素各不相同，往往造成信息不集中，实时性不强，在部门间协作、业务流程组建、监控制度执行等方面存在着效率不高，费时费力等问题，因此，需要采用现代信息技术对合同信息进行管理，构建合同管理信息系统，及时为企业经营活动的各项业务提供有效信息，实现对合同执行的有效监督，确保按时完成合同及合同款项收付，降低合同风险，并进行精确的统计分析，为企业经营决策提供准确的依据[1-2]。

数据库设计是指对于一个给定的应用环境，构造最优的数据库模式，建立数据库及其应用系统，使之能够有效地存储数据，满足各种用户的应用需求。合同管理信息系统需要处理大量数据，这些数据都存储在数据库中，因此数据库设计是开发合同管理信息系统的核心工作，决定着系统的好坏与成败。本文按照规范化过程进行数据库设计。

1 数据库设计过程

数据库设计的基本过程可分为需求分析、概念设计、逻辑设计和物理设计4个步骤，如图1所示[3]。需求分析的主要工作是调查和分析用户的业务活动、信息和处理需求，以及各种约束条件，形成数据库设计的需求说明。概念设计的任务是设计数据库的概念结构，确定从不同用户角度看到的外模式，并把外模式集成为全局模式。逻辑设计是把概念设计得到的全局模式转换成为所选择的数据库模型，并进行优化处理。物理设计的任务是确定数据库的内模式。数据库设计方法与信息系统所采用的开发方法存在着密切关系，同时还与所采用的数据库模型（层次模型、网状模型、关系模型、面向对象模型）有关。

2 概念结构设计

图1 数据库设计步骤Fig. 1 Database design steps

概念结构设计也称为概念设计，是把用户需求抽象为概念模型表示的过程[4]。概念数据模型既独立于数据库逻辑结构，又独立于具体的数据库管理系统（DBMS，Database Management System），是现实世界与机器世界的中介。目前概念结构设计最常用的工具是实体联系图[5]（E-R，Entity Relationship Diagram），E-R图提供了表示实体、属性和联系的方法，是用来描述现实世界的概念模型。构成E-R图的基本要素是实体、属性和联系，实体用矩形表示，矩形框内填写实体名；属性用椭圆形表示，椭圆形框内填写属性名，并用无向边将其与相应的实体连接；联系用菱形表示，菱形框内填写联系名，并用无向边分别与有关实体连接，同时在无向边旁标上联系的类型（1 : 1，1 : n或m : n）。本系统概念设计的E-R模型如图2所示，由于实体属性较多，在E-R图中将实体属性省略。

在本系统中，最重要的是“合同”实体，为了方便软件编程，将“合同”实体分为“销售合同”实体和“采购合同”实体。其他实体还包括：“销售合同明细、采购合同明细、入库单、入库单明细、出库单、出库单明细、费用、费用表明细、发票”等9个实体。实体间存在如下关系：

1)“销售合同”与“销售合同明细”之间是一对多的关系。即一个销售合同可以存在若干个产品或服务。两个实体间通过销售合同编号关联。

2)“采购合同”与“采购合同明细”之间是一对多的关系。即一个采购合同可以存在若干个产品或服务。两个实体间通过采购合同编号关联。

3)“入库单”与“入库单明细”之间是一对多的关系。即一个入库单可以包含若干个产品。两个实体间通过入库单编号关联。

4)“出库单”与“出库单明细”之间是一对多的关系。即一个出库单可以包含若干个产品。两个实体间通过出库单编号关联。

5)“费用支出”与“费用支出明细”之间是一对多的关系。即会计人员所做的一个凭单可含若干人若干次报销的费用。两个实体间通过凭证单号关联。

6)“发票”与“入库单”之间是一对多的关系。即一个入库单对应一张发票。两个实体间通过采购合同编号关联。

7)“发票”与“出库单”之间是一对多的关系。即一个出库单对应一张发票。两个实体间通过销售合同编号关联。

8)“销售合同”与“采购合同”之间是一对多的关系。即一个销售合同对应多个采购合同。两个实体间通过销售合同编号关联。

9)“采购合同”与“入库单”之间是一对多的关系。即一个采购合同对应多个入库单。两个实体间通过采购合同编号关联。

10)“销售合同”与“费用支出”之间是一对多的关系。即一个销售合同可以有多个费用凭证。两个实体间通过销售合同编号关联。

11)“采购合同”与“费用支出”之间是一对多的关系。即一个采购合同可以有多个费用凭证。两个实体间通过采购合同编号关联。

3 逻辑结构设计

逻辑结构设计也称逻辑设计，是数据库设计过程的一个中间环节，对数据库设计起着非常重要的作用[6]。概念设计阶段得到的E-R模型是反映用户业务数据需求的模型，与具体的数据模型和DBMS无关。为了建立用户所要求的数据库，需要把概念模型转换为某个具体的DBMS所支持的数据模型。其任务是将概念模型转换为特定DBMS所支持的数据模型的过程，需要考虑具体数据模型的特点和DBMS的性能。在图2中的实体及联系，转换结果如下（标注下划线的属性为主关键字）：

销售合同（销售合同编号、签署人员、所属部门、发生日期、负责秘书、合同种类、合同方式、对方单位、供货期限、付款方式、合同内容、服务费、金额、预计成本、预计毛利、结算日期、结束日期、备注）；

销售合同明细 （销售合同编号、序号、产品名称、规格型号、计量单位、数量、单价、金额）；

采购合同（采购合同编号、销售合同编号、签署人员、所属部门、发生日期、负责秘书、合同种类、合同方式、对方单位、供货期限、付款方式、合同内容、金额、结算日期、备注）；

采购合同明细 （采购合同编号、序号、产品名称、规格型号、计量单位、数量、单价、金额）；

入库单（入库编号、销售合同编号、采购合同编号、所属部门、入库日期、负责秘书、入库方式、金额、备注）；

入库单明细（入库编号、序号、产品名称、规格型号、计量单位、数量、单价、金额）

出库单（出库编号、销售合同编号、采购合同编号、所属部门、出库日期、负责秘书、金额、备注）；

出库单明细（出库编号、序号、产品名称、规格型号、计量单位、数量、单价、金额）；

费用 （凭证单号、操作员、操作日期、借方金额、贷方金额、备注）；

费用表明细 （凭证单号、序号、发生日期、销售合同编号、所属部门、费用摘要、费用明细、借方金额、贷方金额）；

发票（发票编号、合同类别、发票种类、销售编号、采购编号、发生日期、所属部门、负责秘书、对方单位、金额、税金、备注）。

4 物理结构设计

物理结构设计也称物理设计，是为逻辑结构选择合适的应用环境与物理结构，为逻辑模式确定在物理设备上所采用的存储结构和存取方法，然后对该模式进行性能评价、完善性改进，最后得到一个性能较好的存储模式。

合同管理信息系统数据量较大，为了提高访问效率，需要创建文件组，将数据库表存储在文件组中不同的文件上。如果文件组由在不同物理磁盘中展开的多个文件组成，而且每个磁盘都有自己的磁盘控制器，则对表中数据的查询将在这些磁盘中展开，从而提高查询性能。选择适当大小的数据块，使它能有足够的空间存储每一行记录，这是惟一消除行链接碎片的方法[7-8]。

如果表文件组包含多个文件，可对单个表执行多个并行扫描。每当对表进行有序访问时，创建单独的线程以并行读取每个文件。例如，对由4个文件组成的文件组上创建的表进行完全扫描时，将使用四个单独的线程并行读取数据。由于使用单独的线程并行扫描每个文件，因此在每个文件组中创建更多的文件有助于提高性能。同样，当查询联接位于不同文件组上的表时，可以并行读取每个表以提高查询性能。

5 结束语

合同管理信息系统是通过信息化手段建立公共的合同数据平台，对合同的生命周期及关联操作进行详细的记录和整合，改善部门之间的协同效率，有效地提高履约率，缩短合同收款周期，使企业人力资源与资金规划更精准，运营与账务管理更规范[9]。本文研究的合同管理信息系统，主要是针对合同签署后合同执行过程的管理，运用规范化方法设计的数据库系统，具有完整性好、安全性高、操作速度快等优点，为开发高效适用的合同管理系统奠定了基础，本文研究内容的运用，对企业加强合同管理、提高经济效率、加快信息化进程等方面必将起到积极的推动作用。

[1] Bakr A F,Hagla K E,Rawash A N A .Heuristic approach for risk assessment modeling: EPCCM application(Engineer Procure Construct Contract Management)[J]. Alexandria Engineering Journal, 2012,51(4):305-323.

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[9] 孙若晗. 合同管理系统与实现[D].上海:复旦大学, 2012.