档案开发利用发展的影响因素与发展趋势分析

刘荣

摘 要：本文提出了现代档案开发利用在发展过程中受到了档案编纂、信息资源管理和知识管理理论的影响，因而构成了现代档案开发利用的理论和实践现状；文中分析了在当下公众档案观的转变、信息技术的影响和数字档案大量出现的环境下，档案开发主体、档案利用需求、档案开发手段以及服务方式等方面呈现出的一些新的变化趋势。

关键词：档案开发利用；信息资源管理；数据挖掘

1 现代档案开发利用发展的基础条件

档案是作为国家机关的产物而产生的。档案最初的开发利用形式是一种辅助政治活动的档案管理过程，档案的开发利用在特定的政治制度和档案利用观念保守的社会背景下处于一种有限利用的状态，档案的阶级性和特权性突出，只有特定的阶级群体可以查阅档案，档案的开发利用是国家统治者的专有权力，档案的影响力和价值作用被禁锢在社会最高层的团体范围内。社会的变革、发展和进步需要档案适应社会环境的变化，冲破旧有的牢笼而走进社会大众的视线。“法国大革命”过后，于1794年颁布的“穑月七日法”确立了档案开放原则，至此档案向公众开放真正得到了统治阶级的认同，档案开放在法理上得到承认是档案开发利用能够发展的必要前提。随着人们对于自身权利认识的不断深化对档案的利用也更加深入和迫切，人们的现实需求是档案开发利用能够长足发展的最基本动力。现代社会中更多将档案视为一种信息资源，档案的诸多潜在价值有待人们去扩展、挖掘和利用，这也是未来档案开发利用的重点和意义所在。

2 现代档案开发利用发展的理论影响因素

2.1 档案编纂学。档案编纂实践活动是档案开发利用的重要形式之一，其理论思想对于档案开发利用的发展起到了关键性的作用。在我国探索档案开发利用过程最初理论及实践发展起点是从档案编纂学开始。

我国档案编纂实践活动的萌芽可以追溯到殷商时期，档案编纂实践活动在整个古代社会的发展进程中经历了一段漫长的历史演变过程，其间经过历朝历代的历史学家、文献学家的记录、整理出现了大批档案编纂物。进入到近现代社会，随着现代档案管理和档案学理论的发展，档案学的研究对象以及学科体系建设得到了极大的丰富和完善，档案编纂学作为一门独立的学科也是从无到有。档案编纂学作为档案学的分支学科之一在我国的出现最初是借鉴于苏联学者在我国讲授的《苏联文献公布学》课程，之后在大量档案

学者不断总结我国传统历史文献编纂的思想和方法的基础上逐渐形成了我国现代档案编纂学理论。

档案编纂的基础是从档案馆的历史资料中进行，编纂形式包括检索工具、档案史料汇编以及史志资料等。传统的档案编纂学更多是从历史文献的角度来看待档案开发利用，这种现象随着档案类型的丰富和实际需求的扩大，档案开发的范围和对象也在不断发生着变化。档案开发和档案编纂呈现出一般性和特殊性，抽象和具体的关系，档案开发的研究对象和实践对象要比档案编纂宽泛，而档案编纂学又是档案开发利用的重要理论组成成分以及实施开发活动的具体化实践形式之一。

2.2 信息资源管理。信息资源管理理论的兴起得益于20世纪中期信息论以及信息技术的发展。美国作为信息资源管理的先行者，在“二战”结束后的一段时间里为了满足政府内因文件激增而产生的文件存放、快速检索、查找和利用的需要率先提出了在政府内部实行信息资源管理。逐渐地，政府和企业由于对信息的高效管理带来的行政效率提高以及经济增长使信息资源成为物质、能量之后当代社会的第三大支柱性资源。

信息资源管理理论得到空前发展对于档案学的影响产生了较大的冲击力。档案界对于档案、档案管理的认识逐渐从档案实体转移到档案信息资源的角度上来。从档案学的学科建设来看，无论是国内还是国外逐渐都将档案学从历史学科的门类下搬离至信息资源管理的研究领域，这种学科属性的转变自然地将信息资源管理的诸多理论、方法和技术运用到档案管理中。档案信息的开发利用也逐渐提高到一个新的层次，档案开发内容从较为单一的历史文献加工研究扩充到涵盖多种档案信息类型的开发，在理论研究过程中无论是广义还是狭义的档案信息资源开发都将其作为档案信息管理的必要过程，信息资源管理更加突出了档案开发利用的普遍性、公众性和效益性。从档案信息资源角度对档案信息进行整理、组织、加工、利用，加强了档案作为重要信息资源的价值属性，而档案自身的原始性、凭证性特征又使信息资源开发利用的价值得到提升，档案资源的社会和经济效益随着凝结在档案开发过程中的智力劳动和利用结果得到了体现。

2.3 知识管理。社会的发展不可避免地要追求“精益求精”的信息资源形式来满足信息社会的需要。21世纪进入知识经济时代，企业在不断追逐更多效益、利益和竞争优势的状态下催生了知识管理的诞生。知识管理产生的目的是为了透过对于信息的进一步提炼，将隐性、显性知识有效地整合和配置起来，增加企业的智力资本，为支持机构内部进一步良好运转而服务。

抛开实际应用来看，知识管理与档案信息资源管理都是对信息进行深层次加工的过程，知识管理可以使档案开发利用的归宿得到进一步明确——挖掘档案信息中的知识。档案管理从实体管理、信息管理进一步延伸到对于知识的组织、挖掘和获取，档案开发的任务、目的发生了转变。“档案作为知识管理中知识资产的组成部分，在历经信息管理到知识管理的过程中，档案自形成起，其所固有的价值始终处于不变的地位，但是其使用价值不断调整以适应知识管理。在理论升华与实践改革过程中，档案价值呈现出新的特征。”[1]档案自身的知识属性可以很好地契合知识管理的理念，知识管理重视价值增值过程，而档案的深层次加工同样是为了提高档案资源的多元价值，将信息进一步凝结为知识以获得更高的价值回报。回归到现实应用中，档案开发的结果从普遍利用扩展到企业、政府内部的信息获取，为支持预测、决策等利用服务。档案开发利用结果在或多或少地实践着知识管理的过程，知识管理理论将档案开发利用的价值增值过程放大，促使档案开发利用的理论研究有所丰富。

3 现代档案开发利用发展的趋势

3.1 档案开发利用主体和对象的变化。信息技术和网络技术的发展使信息产生的便捷性、多样性与日俱增，同时信息的数量、速度也在以惊人的速度发展，信息的来源覆盖着任何有人参与的信息网络。档案信息的管理趋势从某种程度上已经超过了传统意义上档案馆的管理范围，档案管理已经从社会团体延伸到个人管理阶段，各种信息存储设备、通讯软件和各种网络社区交流平台的使用使人们时刻都在创造着属于自己的档案信息，这一部分信息的管理和开发利用是个人信息管理的重要组成部分。

从社会组成的最小单位到有组织的社会团体、专门行业，每天都在产生着档案性质的信息，这一部分信息的管理、开发和利用多数情况下是由组织内部自身消化、利用和吸收。随着社会的发展，档案来源的广泛性不断扩大，专门性突出。对于丰富的档案资源的开发利用不可能统一集中到公共档案馆内或由专门人员负责，更多是要靠个人、自身团体对于档案信息的有效管理和控制，认识到档案的价值，为自身和团体的成长而有意识地分析和开发利用档案。档案开发利用主体的个体性会越来越突出，档案开发利用主体的整理结构在未来的发展过程中会出现平面化特征的趋势。

3.2 档案利用需求的多样性

3.2.1 知识性。知识经济社会人们对档案信息的需求不再局限于一般性的档案整理材料和显性知识，而是想了解更多档案信息之间的关联，甚至希望得出支持决策的结论，尤其对于一个机构、行业以及领域来说，这种利用需求越来越明显，这就将导致对档案开发结果的知识性、专业性要求越来越高。

3.2.2 公益性。档案作为公共信息资源的一部分，档案的开发利用需要体现出更多的社会关注和社会责任。目前，在国外这种公益性的档案开发成果的利用趋势较为明显，例如，英国档案馆在2012年伦敦奥运年期间在国家档案馆网站上展出了有关奥运专题的专门档案展览，重温了对于奥运会历史的记忆，同时很好地宣传了2012年的伦敦奥运会，满足了人们对于奥运会的参与热情，很好地回应了社会的关注热点。随着经济的发展，人们在物质需要得到满足的情况下未来对于公益性质的精神关怀会越来越突出。

3.2.3 娱乐性。随着一部分历史档案的公开以及人们档案观的变化，在一些影视作品、书籍刊物等文化产品中随处可见档案的影子，一些重要历史事件和历史记忆的重述被放置于一种较为轻松的氛围内，还原历史事实，将教育与娱乐融为一体。档案的神秘感和真实度足以引起人们对于某一并不了解来龙去脉而又备受关注的历史事件或人物档案的极大兴趣。一些众所周知事件的档案被解密后通过大众媒体的传播更容易成为人们茶余饭后的谈资，成为人们娱乐休闲的一部分。因此，今后大众对于档案开发利用的需求在一定程度上抱有的娱乐精神会更加凸显。

3.3 档案开发手段的变化趋势。信息技术的发展使档案管理脱离了手工管理的模式，数字档案资源的二次开发过程依然沿用传统的档案资料查阅方式挖掘出有价值的档案信息，对于一部分凡例式的档案汇编可能适用。但是，面对海量数据一味地依靠人工方式分析档案内容找出具有价值的信息则非常困难。未来对于大量档案数据的开发形式将会越来越依赖数据库技术的更新，朝着数据挖掘的方向发展。

数字档案数量增长的客观状况是利用机器代替人工开发档案资源的前提。面对大规模数字档案的产生，“如何真正盘活档案信息，从大量历史数据中获得有价值的信息为现实服务，……为决策者提供参考服务，这将是日后包括档案信息在内的信息资源管理手段的努力方向”。[2]从国内外档案开发发展现状来看，档案的开发模式已经从一般信息迈向数据库以至于更大规模数据存储量的数字档案馆，最近提出的大数据管理概念对于未来档案数据的存储、分析和利用提出了更多的挑战。现实中，无纸化办公环境的普及以及电子文件法律地位的确立，越来越多档案形式的呈现都将是数字式的，再加上电子设备和通讯网络便捷性的不断提升，数字档案、档案数据库的容量将会形成几何级增长的趋势。利用智能化的软件代替人工挖掘有价值的档案资源是未来档案开发的主要形式之一。目前数据挖掘技术在电信、金融、科学研究、市场营销等领域得到了广泛的应用，工商企业中的信息工作者在实际工作中已经在利用数据挖掘相关软件做类似档案开发的数据分析工作。

人们对于档案数据的需要逐渐扩展为获得辅助决策和预测性的直接情报信息。档案开发的结果不是再拘泥于一定的数量而是更加注重质量和效益的回报。特别是在一些机构内部产生的档案，对档案信息资源开发结果的知识性和专业性要求越来越强，对档案中提取的信息含量的凝练度要求越来越高，注重在技术工具的指引下探寻批量档案数据的整体价值。传统的人工档案开发成果最主要的形式是档案文献信息产品，开发主题的主观选择性强，历史总结性痕迹明显，以二次信息居多，开发成果反馈的时效性不显著；而利用机器开发的档案信息，未来的发展趋势将会更注重档案开发的实时性和对一些突发事件的响应性，在海量数据集中存储的逻辑环境下利用计算机的各种分类、聚类以及关联算法找出数据之间的相关性以得出关联性的结果。档案开发的意义所反映的不再只是对于某一个具体事件、活动和人物的历史描述，更多体现的是它们之间的相互关联，以作为科学研究，支持决策的结果。

3.4 档案开发提供利用方式的转变。时代在变，但是档案开发提供利用的服务宗旨没有变，以最大限度实现信息共享是信息服务领域的共同追求。从目前公共档案事业的档案开发提供利用服务方式的建设来看，我国档案开发提供利用服务的方式相对落后。档案开发成果的发布途径还只是局限于文献类信息产品的实物展览，利用新型媒体、网络平台的传播和宣传方式还远远不够，各地综合档案馆档案开发成果的数字产品资源匮乏，档案开发成果更新不及时，这对于未来档案开发成果传播具有一定的限制。当下网络平台的普及以及通讯软件、社交网络和社交媒体的广泛应用，使人们的信息获取渠道和信息交流方式发生了巨大的变化。档案信息的获得在社会信息流通中一直处于较为边缘化和被动的状态，在公众越来越多借助新型媒体获取信息的今天，档案提供利用的服务方式需要和社会发展的信息交流方式同步。档案信息在信息内容上的限制不代表在提供利用形式上的限制，更何况对于经过加工处理的档案开发产品来说，借助新型信息媒介发布方式，配合社会热点和重要历史事件的档案开发主题，向智能化的主动服务方式转变将会是未来档案开发成果走进大众视线，承担起文化传播作用，获得良好社会服务收益的必然选择。

﹡本文系2012年广西研究生教育创新计划资助项目“高校档案中教育信息资源开发研究”成果之一，项目编号（YCSW2012057）

参考文献：

[1]任越，曹玉，乔尔.知识管理中档案价值的重新发现[J].档案学通讯，2012（3）：38～41.

[2]钱毅.数据仓库在档案信息管理中的应用[J].北京档案，2006（4）：29～30，33.

（作者单位：广西民族大学 来稿日期：2013-10-16）