社会化管理企业退休人员人事档案工作的实践和思考

摘 要：企业退休人员的人事档案管理是一项严谨的专业管理工作，又是一项严肃的政治工作，文章在企业退休人员档案管理实践的基础上，提出了做好企业退休人员人事档案管理工作的具体办法和思路。

关键词：社会化管理 退休人员 档案管理 实践和思考

中图分类号：G271

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2013）04-283-02

2003年，中共中央办公厅、国务院办公厅发布《关于积极推进企业退休人员社会化管理服务工作的意见》（中办发[2003]16号），各地积极贯彻落实文件精神，企业退休人员实行社会化管理的工作稳步推进。中办发[2003]16号文件中明确规定“社会化管理服务工作主要包括：……集中管理企业退休人员的人事档案……”，退休人员人事档案实施归口、集中管理势在必行。人事档案是党和国家的机密，企业的宝贵财富，人事档案管理既是一项严谨的专业管理工作，又是一项严肃的政治工作，我们应认真研究如何做好退休人员人事档案管理工作这一重要课题，使退休人员档案得到更有效地保护和利用。本文试从以下几方面阐述自己的一些看法。

一、建设档案室，选调管理人员，组织好退休人员人事档案移交接收工作

档案移交接收工作是做好退休人员人事档案管理工作的基础。首先，根据《档案库房技术管理暂行规定》（国档发[1987]19号）、档案馆建筑设计规范（JGJ25-2000）和《干部档案工作条例》的有关规定，选定符合要求的场所，建设退休人员人事档案室，配备必要的管理设施、设备，如：除湿器、空调、温湿度记录仪、恒温仪等。使档案室符合防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温、防鼠的要求，做到档案存放、阅档、工作人员办公三室分开；第二，选调政治上可靠、作风正派、责任心强、具有中专以上学历的共产党员从事退休人员人事档案管理工作，应优先考虑具备档案管理工作经验的工作人员；第三，工作人员要本着对退休人员高度负责的态度，根据退休人员人事档案移交清单，认真逐卷核对，做到移交清单要与移交人事档案名单相符合，档案目录要与档案内容相符合，确保退休人员人事档案的完整。对于退休人员人事档案中职工履历表、退休审批表等档案要件，要认真检查，由于在调整退休人员养老金、办理退休人员供养直系亲属死亡待遇等事项时，需要向社会保险部门申报这些材料，如发现这些材料缺失，应要求移交单位及时补充材料，待材料收集归档后，再进行交接。同时，要建立工作责任追究制度，对移交不规范、遗失档案、泄露或擅自向外公布档案内容的行为，视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分。

二、推进档案信息数字化，抓好数据库建设，开展退休人员人事档案数字化建设

1.档案信息数字化是档案管理发展的必然趋势，离不开大量的资金支持，要多渠道筹措资金，把档案建设经费列入预算，保障档案管理工作的经费。同时，要将档案管理现代化作为一项建设任务纳入重要议事日程，既要制定档案管理工作近期计划，也要制定档案现代化建设长远规划，从而有计划、有步骤地推进人事档案管理现代化。

2.退休人员人事档案管理应开展数字化建设，将信息技术应用于档案管理工作中。档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位，工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。档案数字化建设的步骤可分为：第一步，结合当地退休人员管理工作实际，选择符合档案管理标准化、规范化的人事档案管理系统；第二步，对接收档案重新编码，输入数据库；第三步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现档案原件信息数字化，并将档案原件数字化信息与数据库中对应人员记录联接。档案数字化建设关键在于数据库建设，数据库建设是档案数字化建设的核心和基础，是档案数字化建设的主体。数据库建设要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。在数据库建设过程中，档案管理人员应同计算机技术人员协同配合，突出重点，使数据库由单一库向系统库发展。

从实践看，档案数字化建设应用效果显著，首先是在档案查询利用方面带来的便捷、快速、准确，查询利用便捷，只需要鼠标、键盘就可以完成一次档案查询；其次是使用档案管理系统对档案进行数字化后，原始档案的使用率下降，使得档案保存时间大大延长。

三、注重档案管理人员的培养和教育

为了适应新时代档案工作发展的需要，提高档案管理人员业务文化素质，引进、招聘科班出身的档案专业的人才来充实档案工作者队伍，加强、引导现有档案工作者的继续教育，培养“一专多能”的复合型人才，才能推动档案工作“更上一层楼”。

（一）注重人才

从目前看，街道和社区缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分人员现代技术水平偏低，搞好退休人员档案管理工作，推进档案信息数字化的关键是人才，要求档案管理人员有较高的知识层次和先进技术水平。企业要做好三个方面的工作：

1.把住人才入口关，注意引进或招聘有专业技术、技能的人才充实档案工作者队伍。

2.注重人才的使用，要敢于选拔具有专业理论知识和专业技术特长的年青干部，发现他们的优点和长处，发挥他们的聪明才智。

3.稳定档案工作人员队伍。档案工作连续性强，特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习，积累经验，才能适应和完善。档案工作人员的频繁调动，绝对影响档案工作的连续性，因此，为了维护档案工作的长远利益，必须做好档案工作者的稳定工作。关心支持他们的工作，切实解决他们的实际问题，使他们安心本职工作，促进档案工作的持续稳定发展。

（二）加强对档案工作人员的教育

1.有计划组织进修。一是结合工作实际需要和未来发展趋势，根据不同层次、不同需求，按需致用，便于操作，讲究实效。二是根据继续教育的类型和形式，因人而异。对于新进档案工作人员，培训学习基础知识、实际操作技能；对于一些经验丰富的老档案工作人员，培训一些新技术、新方法。

2.进行政治思想教育，培育档案管理人员的事业心和奉献精神。

四、建章立制，夯实基础工作，明确责任到人，做好退休人员人事档案日常管理工作

1.根据党和国家有关人事档案管理的政策、法今、法规，制定退休人员人事档案管理办法及人事档案工作人员职责、保密制度、保管与保护制度、档案查阅借阅制度、档案的转递制度、档案材料鉴别归档制度、档案材料收集补充制度、档案室安全检查制度、管理考核制度等规章制度。同时，建立完善档案转入登记台账、档案查阅借阅登记台账、接收归档材料登记本和查阅摘录、复印档案登记本等基础资料台账，做到档案管理制度化、规范化。

2.有不少人认为职工退休后，档案就没有用了，职工的《退休审批表》等重要资料都没有归档，时间长了，遇到调整养老待遇、修改出生年月、工作时间和退休时间等信息时，由于重要资料的缺失，上级社会保险管理部门无法予以认定，就会引起不必要的矛盾，因此，要将档案移交、材料及时归档作为一项重要内容规定在管理制度中，细化分解到各项工作程序中，并且将档案管理纳入单位综合考核中，确保档案及时移交及材料归档及时、完整。

3.将档案管理责任落实到人，档案管理人员按责任分工，各司其职，狠抓落实。

五、利用好档案，做好档案信息的提供利用工作

企业退休人员人事档案不仅是企业退休人员在职期间招用、调配、学习、培训、考核、选拔和任用等方面形成的有关个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现、工作c6ef5611a9b5c6b6f3308ed4f5c400702b2da3874dc14194a0351cfc3e3fda18变动等有保存价值的文件材料，而且还是企业人员到达法定退休年龄时，由劳动保障行政部门审批的退休材料。它是企业退休人员在职工作期间情况的真实记录，是其办理退休手续的依据和调整养老待遇的原始凭证。我们要牢固树立档案工作为企业管理服务、为老同志服务的思想，不断强化服务意识，为落实好老同志的政治生活待遇做好档案信息的提供利用工作。

总而言之，在开展社会化管理服务过程中，街道和社区领导要高度重视此项工作，充分利用国家政策精神，把握时机，统筹解决企业退休人员人事档案管理的场所、设施和管理人员等方面的问题，积极开展档案数字化建设，不断提高管理水平，使档案管理工作科学化、现代化。

参考文献：

1.郭建军.浅论企业档案信息化管理.西部探矿工程，2006（2）

2.计秀杰.关于提高档案管理干部队伍素质的几点思考.黑龙江科技信息，2009（8）

（作者单位：河南南阳油田离退休职工管理处 河南南阳 473132）

（责编：贾伟）