医院后勤物资配送服务流程信息化管理应用

摘 要：文章对医院后勤物资配送服务流程信息化管理的重要性内涵进行了表述，分析了物资信息化管理网络安全问题，并着重介绍了物资信息化管理的实际应用，总结了物资信息化管理对提升后勤物资管理品质所带来的明显成效。

关键词：物资配送 服务流程 信息化管理

中图分类号：F252

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2013）01-252-03

医院后勤物资配送服务流程的管理是医院医疗活动的基础，是一项综合性较强的经济管理活动。如何提高各类物资管理的科学性和合理性，减少浪费和库存占用，优化物资管理流程，加强物资的定额管理等，是医院信息化管理的一个重要课题。近年来，笔者所在的湖北医药学院附属太和医院以信息化网络建设为平台，以计算机管理为技术支持的后勤各种物资配送服务流程管理，取得了长足发展。对全院实行各种物资的统一招标采购、统一供应配送、统一信息化管理、统一成本核算。经过几年的运行，医院经济效益明显提高，各种物资采购成本大幅度下降，收到了良好的效果。在医院物资内部流转过程和科学管理中，强化了医院物资管理意识，确保医院固定资产的实物管理和价值管理相结合，不断完善内部控制制度，减少管理中的漏洞，营造了良好的物资管理环境。

一、后勤物资配送服务流程信息化管理重要性

现在的社会是信息化的社会。信息具有传播速度快、传播范围广、内容更新及时等优势。以我院为例，对后勤物资管理的信息化建设历来十分重视，但物资管理信息化建设是一个复杂的系统工程，需要医院内部行政职能科室、后勤部门、临床科室共同配合与协调才能完成。我院领导高度重视，医院的财会、审计部门重点加强对后勤物资采购配送等一系列关键环节进行监控，采用多元化内部监控措施，把内部控制渗透到医院物资管理的各个环节，降低医院的成本消耗，缓解就医者看病贵的突出矛盾，构建和谐的医患关系，在提高医院经济效益和社会效益的同时，不断深化后勤物资配送服务流程的信息化建设，真正地建立了良好的物资管理体系。物资信息管理很好地保证了物资流通处于较佳的运行状态。

二、后勤物资配送服务流程信息化网络安全管理问题

计算机硬件设备更新及升级不及时。我们获取信息、处理信息、存储、传递信息这一过程中，高效的计算机信息处理工具起到了非常重要的作用。从物资招标采购环节到物资验收入库出库等物资管理信息系统的应用，都离不开计算机系统。但是，由于硬件老化及计算机的不稳定因素，系统故障会严重影响到物资流通过程中繁重的运算和大量的数据流处理，影响工作效率。硬件引起的故障，硬盘数据丢失，会使多年来保存的各种数据、重要文档资料等丢失。为此，不断进行计算机设备的更新，配备高性能的计算机设备及网络系统，才能使物资管理信息系统运行更流畅，数据保存更安全，更稳定、可靠。

计算机病毒防护及安全意识不强。由于网络的快速发展，各级医院纷纷通过网络技术建立了自己的内部网络进行信息资源共享和各项工作的拓展，开放网络的使用波及到网络数据的安全，致使计算机病毒在医院系统内部网络上大范围的传播，影响到网络整体的速度和系统运行的稳定性。网络安全关系到物资部门专用软件的稳定运行，也关系到物资重要数据的保存和传输安全，使得我们在网络应用中不得不对数据安全问题引起足够重视。

三、后勤物资配送服务流程信息化管理应用

1.明确权责、网络监督。我院物资的采购供应由后勤部门统一负责。医院成立有招标采购民主管理机构及物资招标采购选标工作组，成员由院长、主管后勤工作的副院长，后勤服务中心、财经处、监审处等有关人员组成。做好医院物资管理的宏观调控，把握投资方向。主管院长负责指导医院物资采购项目的评审和决策。临床科室对使用的医疗物资进行技术性的综合评估。财经处对相应物资的定价和成交价格进行核定，同时从经济效益的角度对物资采购项目提出评估意见。纪委监察、财务、审计等有关部门履行对招投标及审核结果进行监督检查，发现问题及时向医院招标采购民主管理机构建议。后勤物资配送部门对全院物资采购、物资管理、物资分配进行全面统管，改变过去医院物资管理粗放分散型的运作模式，遵循合理分工与相互制约原则、协调原则和责任到人等原则，使医院物资管理突出集中统一，责权明确，网络监督，充分体现物资管理的透明性。

2.分类管理、统一核算。大型医院物资分类方式较多，通常按物资的功用分类、价值分类和自然属性分类，目前，我院物资的分类根据物资的用途和价值来分类。我院物资的采购与配送分属于后勤物资器材科（配送部）和后勤财务部共同管理，由物资采购员和财务会计员统一核算，责任明确。根据医院实际情况和管理需要，医院后勤物资储备采用ABC分类库存管理办法，并设置三个分区库房：医疗器械库、医用耗材库、行政材料库。ABC分类库存管理法，就是按照“关键的少数和次要的多数”原理，将品种繁多的物资按其重要程度及资金占有的不同进行分类。对品种少但资金占用多的A类物资集中管理，经常检查，并尽可能按经济批量原则储备，以免过多占用固定资金。对次重点的B类物资，采用分散和集中结合的管理方法，适当控制库存，并且定期检查。对品种多而资金占用少的C类物资，可批量进货，据实灵活储备，以便将精力投入到AB两类物资的储备管理。凭借网络优势将各个库房的物资材料的账务数据全部汇集到后勤财务部统一处理、统一核算、汇总统计。后勤所有物资的消耗统一参与医院内部的经济核算。

3.借助网络优势，实现一体化管理。一是严格物资“零库存”；二是网上物资申领流程；三是计算机出入库、库存管理；四是贵重物资监控管理。贵重物资如导管和介入材料等，采用从采购入库到请领、病人的使用、收费环节等全过程监控，减少了中间环节的失误对医院造成的经济损失。

4.优化物资财务管理流程和质量。我院运用新建立RHP的电算化财务软件系统，以最快的时间，最经济的办法，及时编报准确可靠的财务报表，真实反映后勤中心的工作业绩，同时为做好事前的预测、事中决策、事后分析提供依据。严格执行材料入出库管理制度，出库定额制度，交旧领新制度，计划领料制度，库存物资账目清楚。本着“谁使用谁负责”的原则加强资产日常监管，并将每年的1月1日和7月1日作为资产清查基准日，制作《科室固定资产台账》下发到科室，首先科室对资产自查，在科室资产管理员的配合下不定时地对设备资产进行实地清查。

四、后勤物资配送服务流程信息化管理成效

1.财物流通秩序不断规范。后勤物资从采购到配送的各个环节，都受到经济管理的制约，计算机网络全方位监督，较好地发挥了物资经费的整体保障作用。改革传统物资管理的思维定式、管理模式和方法。新的信息化系统可以实现医院材料从需求计划、采购、订单、入库、移库、出库、科室耗用的全过程跟踪管理，确保物资在每个环节的管理监控，杜绝了“跑冒滴漏”等现象的发生，消除管理“盲点”。推行院领导、后勤、临床科室等集体理财、经费专管、物资统一保管，纠正了采购、管理、供给、核算各环节的不可控性，确保了财物管理的科学有序，提高了经济和社会效益。

2.物资消耗成本大大降低。医院物资消耗费用与医院支出费用关系密切，材料费用的下降是医疗费下降的关键环节。物资的统管统供，大大地增加了资金运筹的灵活性。通过计划采购、定额供应，变成本事后控制为事前控制，以达到医院总体成本的降低，实现管理出效益的最终目的。通过对采购的物资价格与市场价格分析，一次性耗材最高范围可降低30%左右，办公用品可降低20%，后勤物资可降低15%。

3.物资管理效率大大提高。物资的采购渠道到物资的供应环节是基于网络环境的管理，因此，可以进行各种物品消耗分析、采购分析以及打印各种物资账务报表，不但为管理者提供科学有效的物资分析，也把会计、保管员从繁琐的账务处理中解放出来。物资的采购、入库出库可以随时查询，并根据库存情况由计算机自动生成或人工编制进货单，既保证了临床一线的使用、又避免了库存积压和资金占用，提高了采购资金的循环利用率。我院物资配送部门实行计算机管理后，工作效率增加一倍，管理人员却减少了一半。

我院实施临床科室效益单独核算，各病区在物资部门领用的物资全部计入科室成本，杜绝了科室的物资浪费现象，努力采取增收节支措施，促进了科室的成本管理意识。

五、后勤物资配送服务流程信息化管理展望

物资保障信息化管理过程就是多种资源整合的过程，管理、信息、人员、事务等都要通过信息化整合在一起。目前物资部门既懂得业务知识又懂得信息化的人才稀缺，人才匮乏已经成为物资信息化建设过程中的一大瓶颈。我们应尽快完善物资信息化建设的整体思路和发展战略，大力进行对具有网络知识和实践能力、专业知识和管理能力的复合型人才的培养和骨干的培训，尽快建立起物资部门复合型人才队伍，以适应信息经济和物资管理信息化发展的需求。

参考文献：

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2.唐晓东，高春芳等.利用信息化网络平台提高医院物资管理水平.医学信息，2005（11）

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5.柴国平.医院物流控制方法[J].中国卫生经济，2005（7）

6.王瑜，徐慧娟.现代医院物资管理及其信息化建设探讨[J].中国医院，2012（2）

（作者单位：湖北医药学院附属太和医院 湖北十堰 442000）

（责编：若佳）