一次性医用材料零星领用影响因素及控制策略分析

■ 张文静 钟 胜 吴晓东

1 引言

目前，许多医院行政部门并没有充分认识到医用材料管理方面的挑战在不断发展壮大。根据2008年的医疗行政部门供应链管理会议，管理人员素质和医用材料管理被认为是影响医院最大的因素[1]。

一次性医用材料在医用材料的使用中占有较大的比重，且一次性材料被用于临床诊断与治疗，不可重复使用和装配，经一次性使用，价值即转化为费用。华西医院一次性材料的使用量在逐年增加，据统计，近年来医用卫生材料的年用量已达医院医疗毛收人的6%～16%，达到或超过医疗器械的年度投入[2]。

在管理华西医用材料的过程中，零星领用是迫切需要解决的问题。零星领用指科室人员在规定的配送时间以外，自行到库房领用科室所需的材料。零星领用严重影响到了库房管理人员、配送人员和科室库房管理人员的工作进度，且耽误病人就诊、治疗的时间。

分析2010年7月至2011年6月华西医院医用材料数据之后，得出一次性医用材料的零星领用是所有医用材料零星领用中最多的。一次性医用材料的零星领用问题亟待解决，且一次性医用材料在医用材料中占的比重逐渐增大，因此本文选择将一次性医用材料的零星领用作为研究的出发点。

2 资料方法与数据分析

本文主要用ABC分析法及解释结构模型（ISM），对华西医院2010年7月至2011年6月的708种一次性医用材料共产生的14526次零星领用进行ABC 分类[3]，分析一次性材料的零星领用次数，并对产生原因进行分析，研究影响因素的层次，可针对性地提出减少零星领用的方法，提高医院的综合效率（见表1）。

其中，零星领用次数最多的三种一次性医用材料为：一次性口罩（345次）、真空采血管（293次）和一次性组具（282次）。针对数据整理情况，进一步深入分析了华西医院B、C类一次性医用材料，发现其零星领用的原因分布不集中，缺少共通之处，但是A类一次性医用材料零星领用的原因绝大部分具有共通之处，能够找到导致这些材料零星领用次数较多的共同原因。

表1 一次性医用材料零星领用ABC分类表

表2 导致A类一次性医用材料零星领用次数过多的主要因素

图1 解释结构模型分析结果

3 结果

本文在ABC分析的基础上，运用ISM法对A类材料的零星领用原因进行了模型运算。根据统计出的一次性医用材料零星领用情况，总结出A类一次性医用材料零星领用次数较多的原因，共有七个，见表2。

运用ISM方法对上述表格进行运算分析[4]，得出如下结论（见图1）。

4 A类一次性医用材料零星领用次数过多的主要原因分析

4.1 信息系统不对接

由图1可知，一次性医用材料零星领用次数较多的原因是一个多级递阶结构，最低一级的因素只有一个：医院信息系统不完善，科室库房与总库的信息系统不对接。医用材料总库房与采购部门的系统可以对接，但是医用材料总库房与科室库房是两个独立的系统，且科室库房仍然很大程度上依赖于手工登记出库量、入库量，人工进行盘点、汇总，工作量大，总库房工作人员与科室库房工作人员无法实时观测到材料的使用量。

4.2 导致零星领用次数较多的第二级因素

4.2.1 就诊数量不确定。这是导致医用材料零星领用最直接的原因，同时也是无法改善的一个原因。华西医院2010年门诊量3147492人次， 出院病人158745人次，病人数量庞大，且因特殊时段或特殊病症高发期等原因，一次性医用材料的使用量无法准确估量。因此，A类一次性医用材料零星领用次数较多的直接原因就是这些材料对应的使用病人量波动较大，难以准确预测。

4.2.2 科室库房管理人员岗位轮换。科室库房主要采取人工登记、盘点、汇总、预测，因此科室库房管理人员的业务水平直接影响到库存数量的准确性。医院会根据岗位、绩效等原因要求库房管理方面岗位轮换，一旦科室进行换岗，库房管理人员便要重新熟悉各种材料的领用周期、领用量及安全库存量等信息。因此，科室库房管理人员的经验水平也会在很大程度上影响A类一次性医用材料的零星领用情况。

5 一次性医用材料零星领用控制策略

根据以上分析及结论，可以提出控制一次性医用材料零星领用的策略：

5.1 完善并合理使用信息系统

A类一次性材料可以分为材料总库无库存与有库存两类。无库存的为供应商直接向科室供货，科室人员根据接收到的材料与入库单到材料总库房办理入库手续，同时办理出库手续。有库存的为实际在总库房产生库存的医用材料，这些医用材料无论是正常配送还是零星领用，全都由配送工人送往各个科室。

针对无库存的材料，可以采取科室人员录入信息系统的方式实现信息互通。如今，国外已实现全自动化的医用材料配货、分拣等入库流程，自动生成入库出库单，采用条码管理的方式对医用材料进行管理[5]。华西医院在信息化、自动化方面尚有不足，与国外的医用材料管理差距明显，尤其是科室库房的信息系统还没有建立起来，更不能与总库及采购部门的信息系统实时对接，因此信息化成为影响一次性医用材料零星领用最基本的原因，也是最需要改进的重要内容。

华西医院可在现有的HIS系统的基础上，针对科室库房设置进货管理模块、库存储位管理模块和出库管理模块，在各模块中设置支撑各模块运行的子模块，并将总库与科室库房间功能衔接的模块进行链接。如将总库的出货管理模块与科室库房的进货管理模块进行对接，科室库房便可以及时观测到总库的配送情况，便于科室库房管理人员安排合理的时间进行接收；总库也可以实时观测到科室库房医用材料的使用情况，便于评估科室库房预测数量的准确性（见图2）。

开发医用材料总库房与科室库房的信息系统是最终目标，只有完善信息系统，才能从根本上改善零星领用次数较多的现状，降低医院的人力、物力、财力成本，同时有效避免成本“黑洞”，提高医院的综合业务水平，从而降低病人的就诊费用。

5.2 库房管理人员培训

对A类一次性医用材料领用次数较多的科室的库房管理人员进行重点培训，提高他们的业务水平。最直接有效的方法是由上任工作人员进行一对一的工作对接、系统培训，将每种材料的使用量规律进行全面的介绍。将A类一次性医用材料按有库存与无库存、计费与不计费分类，使库房管理人员准确掌握各种材料的使用规律。

图2 科室库房信息系统模块设计思路

这种培训方式既可减少现任科室库房管理人员摸索规律的时间，同时也可以使零星领用次数减少，降低总库房工作人员和配送工人的工作量。

5.3 制定有效的预测方式

制定出有效的预测方式，分析12个月的某种一次性医用材料的零星领用次数，根据分析所得季节或节假日规律建立模型，科学预测正常配送日内的配送量。有效的预测方式可以解决当前预测全凭经验，无合适预测方法的问题，同时在建立科室库房信息系统后，适合的模型也可以在信息系统中发挥作用。

根据A类一次性医用材料的零星领用规律、特征以及科室库房管理人员的经验，按月或季度制定全年的配送计划，并按照对接后的信息系统实时数据显示定位每种一次性医用材料。最终要实现医用材料库房及科室库房的管理人员可以在系统中随时查到每种一次性医用材料的准确位置、库存量、使用量、使用频率等信息，既方便领用，也方便统计。

为了制定有效的预测方式，本文选取了一次性口罩这种零星领用次数较多的一次性医用材料，提取2010年7月到2011年6月共12个月的零星领用次数数据，运用简单滑动预测法、加权滑动预测法、一次指数平滑预测法、 二次指数平滑预测法和灰色系统预测法等五种方法进行分析[6]，得出的五个均方误差值均小于华西医院现有的以经验来预测的均方误差，由此说明这几种预测方法都能对华西医院的库存需求预测起到一定的改进作用。而其中一次指数平滑预测模型（α=0.9）的均方误差最小，表明这一模型在华西医院一次性口罩库存需求预测中预测效果最好。因此，在信息系统完善之前，一次指数平滑预测法是最简单、合理、有效的预测方法，可以大幅降低A类一次性医用材料零星领用的次数。

[1] Supply Chain.Cost of Goods Grab Executives' Attention[J].Health Facilities Management，2008(12):26.

[2] 于瑞均,马俊.合理控制一次性医用材料使用问题的研究——动因、方法及难点解析[J].中国医疗保险,2010(5):47-50.

[3] 陈蕴茹,黎月玲.采用ABC分析法调查本院2009年药品使用情况[J].今日药学,2011,4(21):251-256.

[4] 李红.医院经营效益的解释结构模型[J].经营管理者,2010(17):179-180.

[5] Lance Jackson. Supply Chain needs improvement[J].Most Wired,2012(3):23.

[6] 徐国祥.统计预测和决策[M].2版.上海:上海财经大学出版社,2005.