企业档案信息化建设浅论

罗法银

【摘 要】企业是我国经济建设的主体，其档案管理信息化工作既是企业信息化的必然要求，也是全国档案信息化建设的重要组成部分。因此，要把做好企业档案信息化建设提到为经济建设这个中心服务和促进档案事业发展的高度，切实予以重视和推进。

【关键词】企业；档案；信息化

信息化是当今世界发展的大趋势，是推动经济社会变革的重要力量。上个世纪末和本世纪初兴起的信息化浪潮，正在改变着数千年的经济形态，改变着生产和销售模式，改变着全球的交往和交换模式，改变着人类的生产和生活方式，改变着人类几千年来的思维定式。在这个以信息科学为主要应用技术之一的新时代里，整个人类社会和生活都发生或正在发生着巨大变化。人们生活再也不能离开现代信息技术手段，信息化成为了人们日益关注的问题。

在档案界，信息化的呼声也越来越高，特别是在信息化最活跃的企业，“档案信息化”更成为摆在企业档案部门面前的一个重要课题。

企业档案是有价值的信息资源和重要的企业资产。对于机构和社会来说，为了保护并保存活动的证据，采用系统的方法对档案进行管理是必要的。档案管理系统是业务活动的信息源，这些信息可以为业务决策及其后续活动提供支持，也可以确保对当前和未来的受益人的责任承诺。

一、档案信息化管理的必要性

企业档案对于经济发展的推动具有十分重要的意义，主要表现在两个方面：一是作为管理要素参与管理活动，可有效提高经济管理、生产管理的水平。根据经济学原理，经济增长的三要素是指资本、劳力和综合要素，其中综合要素是科技、教育、管理等软要素的集成。档案是科技、教育和管理活动中最具有影响力和辐射力的关键性要素之一，它是科学决策的依据，是知识共享的承载，是科技创新的基础，是组织和调动物质、资金、人才等其他资源合理流动的“引擎”。因此，充分挖掘档案的价值，对于提高经济管理水平，提高综合要素贡献率，进而提高企业经济发展水平是一个必要而有效的途径。如通过利用档案信息而降低技术开发、产品设计、生产过程的成本，以充分的档案信息支持决策，降低或消除因为信息失灵而导致的市场缺陷和决策失误，实现资源配置优化等。因为完全竞争市场是理想的市场结构，而这种市场结构的假设条件之一就是生产者和消费者都拥有充分、准确的信息，这其中当然包括作为原始记录的文件和档案信息。

二是作为生产要素进入产品化和产业化的过程，获取经济收益。近年来世界各国信息资源产业迅猛发展，全球年增长率高达33%，成为一大经济增长点。如美国年产值达7000亿美元，年增长率40%，成为第一大出口产业；欧盟年产值4300亿欧元，已超过电信和IT制造业；日本内容产业年产值1600亿美元，超过钢铁业的两倍，相当于汽车业的一半。档案作为信息资源的组成部分，完全有可能独立的，或与其他信息资源联合形成具有市场需求的产品，扩展我国信息资源产业的发展空间，进而扩展信息服务业的发展空间，推动国民经济信息化进程和新型工业化道路的实现。

二、企业档案管理必须走信息化管理之路。

企业档案信息化建设是企业信息化的重要组成部分。企业档案信息化建设，实现企业档案信息知识资源的建设、共享、创新利用，有利于促进企业档案创新管理和提升企业的核心竞争力。

企业档案信息化调研现状分析表明，企业信息化的加速发展，必然要求企业档案信息化。近年来，企业信息化和电子商务发展较快，尤其是大型企业的信息化，已经从简单的数据处理发展到实现企业资源计划管理的信息化，将信息技术应用到了研制和生成的全过程，有力地推动了信息技术对传统产业的改造和提升。对于那些已经实现资源计划管理和生产全过程信息化的企业来说，生产和主要业务管理就像高速公路上疾驰的汽车，如果作为基础保障的档案工作还是停留在手工管理阶段，就像推着一辆手推车在高速公路上行走，如何能赶上疾驰的汽车并为之提供服务？实践表明，档案管理信息化可以给企业带来显而易见的效果和效益。

从长远来说，信息时代下的档案工作如果不实现信息化，将可能出现“断档”现象，进而影响企业的可持续发展。现代企业特别是已经实现无纸化办公的企业，如果不能充分认识档案信息化建设的重要性和紧迫性，不仅会使档案管理与其他各项工作脱节，还有可能造成大量已生成电子文件的流失，导致文件归档不齐全、不完整甚至“断档”，给企业的可持续发展造成无可挽回的损失。

三、科学开发档案信息资源。

信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从社会各个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术无不彰显其独特的魅力，也成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个环节都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。制定档案信息化管理的有关标准，推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各局域网络，建立企业档案信息网络，实现企业馆藏档案数字化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。

电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高企业档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建立和完善局域网。使各项工作网络化，加强档案的利用，以达到资源共享的目的。

四、加强档案信息化人才队伍建设

推进档案信息自动化的关键是人才。由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对档案管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。

从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更是缺之又缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有电脑盲现象。甚至有些企业档案队伍不稳，人才流失严重。可见，计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要针对性地对他们进行思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划有组织地进行培训，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；以形成最佳的人才结构。在管理上，还需要研究如何增强档案人员的活力，可以开展激励机制，对一些项目实行项目管理，在保证完成档案建设的前提下，开展对社会有偿服务等。否则，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息化了，因此，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新更科学、更先进的管理方法，使企业档案信息化建设工作达到质的飞跃。