浅谈档案管理功能服务模式创新

文/深圳市德瑞克科技有限公司 苏杰明

档案信息化，建立并逐步完善档案信息管理系统，密切配合生产、经营、管理等环节，对档案信息资源进行深度开发，可以为提高企业竞争力和经济效益服务。开发档案信息资源应贴近本单位的中心工作、贴近本单位档案工作的实际情况、贴近本单位库藏档案资源的实际情况。

一、多元化的服务

随着员工利用档案意思的增强，企业档案开放粒度的加大。同时，档案管理不再是简单的实体保管，而是信息资源的集合体。为了更好地满足员工对档案信息的需求，实现档案的社会功能，企业档案利用模式有待创新和变革。

（一）优化传统档案服务方式

传统的档案提供利用是提供档案的一份份原件，或者是专题汇编，而对文件的深加工作的很少，新的服务方式就是要开展档案信息资源的深加工。这样，提供的档案信息资源就比以往广泛的多。

（二）利用信息化手段发挥新的服务方式

利用网络信息技术，电子档案通过计算机既可全面放大，又可局部放大，可以连接到打印机，刻录机等外部设备上进行出图，并能很好地保存原图。实现了高效、快捷的服务。

（三）企业档案开发利用的重要手段

档案宣传成为档案工作开放的手段，增强全员档案意识，争取公司领导的认可和支持，能够有力地推动档案事业的发展。

二、档案管理功能服务模式创新

（一）档案信息资源开发利用的途径

1.源头管理。在强调档案信息资源开发的同时必须重视档案信息资源建设。既要抓好档案信息资源储备，又要从源头上严密监控档案信息资源的质量，保证信息资源开发的价值。从档案的源头收集到档案的科学整理与保管，从档案信息资源的综合开发利用到更科学、更合理地收集档案，始终保持档案工作的良性循环，确保及时、准确、完整地提供档案利用。

2.抓重点、求突破。多元化档案利用服务机制是档案信息资源开发工作的主体内容。我们不能停留在原始的传统的服务方式上，而是应针对各种情况，抓重点、求突破。如抓住开发档案信息资源为生产经营管理、提高经济效益服务这个中心任务。从信息化建设入手，保障信息资源的快速流动，在简化手续、立卷改革、网络建设等各个环节求得突破，取得效益。

3.由点到面层层铺开。在开发档案信息资源过程中，要用全面的、联系的观点看问题，使开发档案信息资源形成科学、完备的理论体系。点到面层层铺开，最终为档案事业的全面发展、为档案信息资源发挥应有的作用打基础。

4.强有力的物质、技术保障。档案信息资源开发利用没有物质技术保障是不可能顺利完成的，所以优化档案信息资源开发利用工作的保障环境也是非常重要的一个环节。应用现代化技术手段，人力资源保障，尽可能兼顾实用和通用以及长期有效性。

三、建立和完善企业信息开放利用中心

收集保管和开放利用是各级综合档案馆工作人员的历史责任和岗位职责，对历史以及各类事件的整理和记录起着承前启后的作用。通过保管、收集、整理和编研，为了便于开放利用才是最终目的。档案开放利用工作迄今为止已有了积极的推进，但档案的开放利用工作和满足社会和百姓对档案信息需求日益增长的需要还有着差距，还需进一步解放思想、转变观念、创新理念、务实奋进，切实地加快档案馆馆藏档案的开放工作。

（一）实现档案开放

目前《档案法》规定的档案开放，主要是在各级档案馆馆藏档案的基础上确保安全保密的前提下，尽可能地向社会开放提供利用。在当今信息化社会里，档案馆的档案信息明显存在滞后现象，现行档案文件服务中心的出现和政府公开信息查阅的推行，都在扩大档案开放范围的同时，也为各级档案馆从开放档案向档案开放转变。

1.立足馆藏档案编研工作。档案馆的编研工作，必须立足馆藏，在编研工作基础上，挖掘潜力，开发和整理那些尚未被利用的档案，把对现实工作中有直接或间接参考价值和指导意义的每一份档案，变为活信息，以满足历史研究、编史修志，使其产生社会效益和经济效益，这是档案馆编研工作主要职责。同时，由于档案馆编研工作力量单薄，对社会需求量大，牵涉部门多、参考资料多，只靠三、五个人编研难以完成，可以采取联合编研的办法，通过合编共同完成编研材料，尽可能建立档案馆与档案室之间的编研网络。档案馆可以对那些属于本馆接收范围但尚未进馆的档案加以开发、编研和利用，这是档案馆编研工作的延伸。

2.有序制定档案编研工作计划。档案具有参考价值和凭证价值，需要编纂成册的东西很多，但限于人力、物力等客观因素，在年初制定出档案编研工作计划，区分轻重缓急，按计划有序地进行。即上级下发的指导性文件，按照惯例年年编，持续不断；大型资料，抽调相对固定的有经验的人员专门编；对重大活动在活动开始之前，即把需要的相关资料编纂好，在活动过程中及时记录，活动后及时整理，为以后提供及时利用。同时要注意编研材料选材要宽严适度，凡涉及大政方针的资料，要尽量做到全面、精当、简洁、凝练；凡涉及事件具体运作过程的资料，则要求细致、完整、准确、有序，使利用者一目了然。

3.现行开放利用的方式。目前现行开放利用方式，主要是依托于档案馆设立的现行文件利用中心来进行实施。这种方式有其优越之处，如将具有社会普遍性需求的现行文件相对集中在一处，充分利用档案馆现有的硬件设施，并配富有工作经验的人员对其进行管理、整理、编研，并提供咨询服务，但也有不足之处，如提供利用受工作班时的制约，对外地或本地用户来说，因种种原因无法直接按时来中心的利用者无法得到良好的服务等等。因此，还应辅之其他的查阅种方式，例如：同时提供网上查询，使服务窗口以及效能得到有效延伸。当前主要以通过网站建设、网络发布、数据库在线检索、Email传递等方式提供利用服务的数字化档案信息的发展越来越注重过程，体现“以人为本”的服务理念，无论是网站设计的友好界面、信息构建和信息发布内容的选择，都在技术人员的考虑和实施中得到体现。

四、总结语

本文对档案创新和服务研究只做了一些最基本的工作，在新阶段档案事业的发展面临着新的形势和任务，也面临着新的艰巨挑战和重要机遇。还有些问题有待于进一步深入研究，明确其有效性含义和评价有效性也将是非常有意义的工作。

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