新时期如何做好档案管理工作

文/吉林省四平市社会精神病院 王哲

一、档案和档案管理的现状

档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的。保存备查的文字、图标、声音及其他各种形成的原始记录。主要分为文书、科技、司法、会计、艺术、人事、教育和外交档案等。管理主要包括两个方面的内容：一是对档案资源的管理，也称档案实体管理；二是对档案中所包含的信息管理，称档案信息组织。档案实体管理包括档案的收集、整理、鉴定、保管等内容，通过档案资源建设来建立科学合理的馆藏体系，为档案的现代化管理打下基础。档案管理活动与其它文献管理活动一样，包含了信息输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统。

二、新时期对档案管理的要求

新时期档案管理必须要有创新精神，创新是信息时代对档案管理的必然要求。档案工作创新要解决好四个关系问题：一是创新与基础的关系。工作创新不是凭空想像，不是“空中楼阁”，创新必须在原有的基础上进行。创新要在认真研究、总结过去的基础上，分析现在和将来的形势，在发展中寻求新的突破。二是创新与现实的关系。工作创新不能脱离实际。当前，档案工作仍处于初级发展阶段，许多问题没有解决好，档案工作作还处于受多种条件发展的限制，社会档案意识不强，后劲发展不足。创新就是要重视现实、面向未来，从实际出发，在打好基础、快速发展上求突破。三是创新与学习、借鉴的关系。学习是创新的基础，借鉴是创新的阶梯。创新是学习的动力，也是学习的目的。档案工作创新既要学习本行业专业知识、借鉴本行业成功经验和方法，又要学习相关专业、其他行业知识。创新要坚持“推陈出新”的原则，运用否定之否定认识规律和批判、继承观念，在学习借鉴中创新。四是创新与实践的关系。创新是事业发展的动力，但创新绝不能是虚无飘渺的创新，理论创新、方法创新都要经过实践检验。凡是对事业发展有促进作用的创新，都要大力推广，在实践中不断完善。

三、档案管理工作存在的问题

（一）领导档案意识淡薄，对档案管理工作不重视

由于档案不直接产生经济效益，领导一般对档案管理意识比较淡薄，还存在相当程度的“重业务、轻档案”的意识，认档案工作可有可无，认识不到档案工作在管理中的重要性和必要性。档案管理人员和机构未得到健全和落实，各门类的档案未集中到档案室统一管理。

（二）档案管理制度不健全，档案收集效率不高

在单位管理中，各级单位制定了适用于本单位的、较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责较少，没有相关的制度和检查考核。在目标管理考核方案中，一般也没有将档案纳入目标考核。由于管理制度不严、不健全，有意无意地不及时移交各科室自己保管的材料，造成档案收集效率不高，档案不齐全。

（三）档案管理人员业务水平低，档案整理不规范

档案管理人员的素质影响档案管理水平，在人才培养中，对档案管理人员的素质提高没有纳入计划和要求，档案管理人员平时进修学习的机会不够，缺乏系统的档案知识培训，许多档案管理人员的管理水平停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展要求，缺乏创新和活力。

（四）档案管理人员工作变动较，给档案管理带来较大困难

档案管理是专业性较强的学科，管好用好档案需要有一定专业知识的人才，特别是在长期管理过程中所积累的知识与经验对档案管理很重要，而一些单位的档案管理人员经常变动，致使已经培养好的档案人员发挥不了作用，而新的人员需要重新开始培养，给档案管理带来较大困难。

四、新时期加强档案管理的对策

（一）加强领导，重视宣传，增强全员档案意识

领导对档案工作的重视和支持是做好档案工作的基本前提。领导者对档案工作的价值、作用的认识程度，决定着档案工作的发展，档案工作的先进与否可从一个侧面反映一个单位的整体素质和面貌，各级领导应不断增强档案意识，要经常过问、研究档案工作，抓好档案部门的基础建设和人员配备。与其它工作一样，档案工作也需要人、财、物作为基础，离开了这一基础，档案工作就无法开展，因此，领导重视是十分关键的一环。要把档案工作当成一项基础工作落实，不能把档案工作看成是一项可有可无的工作。要充分认识到今日的归档，积累资料不仅是为了现实工作服务，更深远的意义是为了子孙后代积累丰富的知识财富。同时把档案工作列入单位发展规划和年度计划。要大力宣传档案工作，使其充分认识档案的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作，从而促进全员档案意识格局的形成。

（二）形成适应新时期档案管理的新思路和新方法

1.要树立新的管理思想。2.要积极引入新方法和新手段。3.要积极拓展档案馆藏的新资源。

（三）建立健全切合实际的档案管理制度。档案种类繁多，形式各异，要实行规范管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。首先要加强硬件建设，存放档案必须有专门库房，并设有专柜便于查找，做到科学管理，排列整齐，并健全检索工具。其次，建立档案工作网络，由领导负责包括业务档案在内的档案工作的领导、规划。提出业务档案工作的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，对档案进行督促指导。指定专人管理文书和业务档案。归档的文件材料要保持之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。