新形势下医院人事档案的创新管理

文/彭家梅

新形势下医院人事档案创新管理应该从电子信息化管理入手，要认识到电子信息化管理的优势，并提出实施的具体措施，进而让医院人事管理更具全面性、真实性、可靠性以及时效性。因此，创新必须要从传统人事档案管理制度的弊端入手。

一、医院传统人事管理存在的一些问题

（一）管理手段与方式滞后。目前很多医院特别是一些小型的医院，基于硬件设施的落后，没有设置专门的人事档案储存室。通常摆放的方式是将相关档案资料放在工作人员办公室内，并且存放设备比较简陋，谈不上保密性——很多医院的内部人员都可以接触到，这样会导致一些重要的资料泄漏，完全没有安全性可言。我国大部分医院的档案管理人员没有经过专业的培训，也没有认识到档案管理工作的现实作用，导致工作积极性不高。部分档案管理人员虽然有一定的专业知识，但是管理水平不高，在档案规整的工作与具体应用环节方面不具有科学性，经常在使用档案的过程中造成损坏。最主要的传统人事管理是手工检索，效率非常低。

（二）档案意识薄弱与材料收集问题较多。随着时代的发展，档案管理的数量必然会越来越多，若不及时进行管理，可能会造成档案资料丢失或者损坏。传统档案管理方式主要是人工书写，资料在记录的过程中必然存在一定的主观性、随意性，也有可能因为字迹潦草的因素导致一些内容不完整或者识别不清晰，没有重视资料的完整度。

二、医院电子信息化人事档案管理的优势

新形势下必须明确档案管理的创新目标，要紧跟时代的步伐，逐步推进医院人事档案电子信息化，可以让相关资料、信息、资源得到共享，有利于医院之间或者医院内部之间的交流、沟通、合作，将医院人事档案管理的现实作用充分体现出来，让各项管理工作能够更好地执行。例如在更改或者添加新的人事档案资料时，能节约人工搜寻对应档案的时间，在计算机技术支持下搜索速度非常快，并且非常准确，能切实保障医院人事档案的时效性与可靠性。人事管理电子信息化之后，各个部门之间在调用相关资料时会减少运送的步骤，有效控制纸质档案的使用率，保障资料的完整性。另外，电子信息档案调阅的过程中一般采用硬盘或者U盘，在保障硬盘或者U盘安全的前提下，更加安全、快捷。电子信息化管理的储存量非常大，速度快、计算准确，促进工作效率的提升。

三、加强医院电子信息化人事档案管理具体措施

（一）完善医院人事档案管理的电子信息化系统。要构建一个完整稳定的硬件系统，而此系统需要做到档案室、办公室以及计算机室分开独立，再通过计算机系统实现联系。计算机室与档案室要构建防辐射的基础设施，最大限度控制电磁干扰，降低设备的自然损坏。软件要选择科学合理的人事管理软件系统，通过这个系统能将档案信息实现分类与整理，促进人事档案管理电子系统有效发挥其作用。另外，加强电子信息化管理的专业培训，要注重理论联系实践的灌输，进而提升管理人员的计算机操作能力与档案信息化处理能力。要加强工作者的文字语言能力、综合分析能力，培养良好的信息录入与填写习惯，最大限度保障信息的真实性与完整性，要对档案进行及时的补充，提高档案资料的时效性。医院人事档案信息化之后对工作人员的要求也会随之提高，这样使医院档案管理专业人才显得更加重要。专业人才可以对档案管理系统进行及时的维护与更新，让人事档案对医院的发展更具实用性。

（二）改善医院人事档案管理者的意识。传统人事档案管理工作环境比较封闭、枯燥，工作人员在信息收集方面比较闭塞，无法适应信息化管理的转化。因此，医院人事档案工作人员需要在意识上进行改变，对科技意识进行强化，逐渐适应信息化高速发展的要求。部分医院没有重视到档案人事管理资源的安全性与保密性，部分重要文件随意公开，导致文件丢失或者信息流失。人事档案信息的保密工作非常重要，虽然信息化存在一定的优势，但是电子文件还是容易被破坏与修改，尤其是修改之后不会有痕迹，其真实性就无法得到保障。应该加强档案管理的安全意识，重视档案的使用率，制定一定的规范标准，例如：相关资料必须得到领导层的同意才能借阅。电子信息化管理之后，更要加强安全意识，做好网络防御，防止黑客入侵；重要的文件需要加密，重要的计算机开机时要有验证。尤其是已经处理好的文件要设置成只读格式，最大限度避免人为破坏与修改，以保障档案信息的真实性与实用性。做好备份工作，以备特殊情况时做好恢复工作。

（三）构建医院人事档案的信息数据化。电子信息化档案管理的实现，是对医院传统人事档案管理的改革，必须要将多年馆藏的纸质资源转化为成电子信息资源，也就是逐一输入到计算机内，虽然增加了工作量，但提高了效率。医院在这方面加强人力、物力的投入，加快对纸质文件的扫描与输入，并将资料进行分类整理，最终形成一套由数据输入、整理、优化、信息查询以及系统维护为一体的完整人事档案数据管理库。随着医院自身的不断发展，工作人员随之增多，在数据库推动下能让医院各个部门的管理工作更加方便快捷、更加系统化，提升管理工作效率与质量，降低工作强度，对医院成本控制具有重要的意义。