高校设备采购信息化系统建设

施 军，贺 强

（天津大学 国有资产与设备管理处，天津 300072）

随着国家经济的快速发展，教育投入的增加和社会的需要，高等院校教学科研经费逐年提高，同时也带来了科研教学设备采购量的大幅度增加。许多高校感到原有的一些采购管理模式难以适应任务繁重的设备采购工作，亟改善采购机制，建立一套科学完善的信息化管理系统，实现采购全过程信息化管理，使得采购流程更加公开、透明、高效和规范。因此，从整体上设计一个信息化的采购流程对于高效、快速地完成设备的采购任务来说变得非常有必要［1－2］。

1 传统设备申购管理存在的问题

传统的设备申购一般都是通过用户手工填写纸质的设备申购单。主要流程如下：（1）申购用户手填纸质申购单和借款单，经院级审核通过之后，送至学校设备管理部门；（2）设备管理部门统一送至财务部门完成借款手续；（3）财务部门完成划款手续，再送回至设备管理部门，进行设备采购账目统一登记，开始安排采购。

以上过程存在的问题主要有：（1）流程繁琐，用户来回在多个不同部门往返，效率较低；（2）纸质化手写申购单不规范、修改无记录、用户无法实时地了解自己申请购置的仪器设备的采购进度，申购单数据难以追根溯源；信息利用处于比较初级的阶段，采购单由早期的手工账本式采购活动进而到单体计算机控制，结果仅仅是使手工账变为电脑账。信息化程度不高表现为工作手段的落后［3］；在采购过程中，如何从存储的数据库动态地提取相关数据，使得相应信息在短时间内能够动态地反映出来，才是采购管理工作一个更重要的努力方向；（3）所有工作都是人工手写完成，字迹模糊、申购单丢失等问题容易造成数据不准确，导致设备管理部门与财务部门之间无法进行一个绝对准确的信息传递。

2 设备采购信息化流程

针对传统设备申购管理存在的问题，天津大学自主设计并开发了天津大学资产处设备购置申报系统（以下简称“申报系统”）。该系统采用B／S架构，与数字化校园相连接，用户在有网络的地方，随时可以根据需要申购设备。只要用户点击“提交”，并经院级网上审核和学校设备管理部门网上审核通过之后，便可进入实质采购阶段。整个设备申购系统按采购流程步骤分为申报、审批、采购、结算4个环节。系统流程图见图1。

图1 天津大学采购信息系统流程图

2.1 设备申报

在申报阶段，用户通过浏览器进入申报系统。用户登录后，在申购设备的界面，按照系统里已设计好的表格输入申购设备的技术指标、品牌、拟选厂商、使用人联系方式以及使用的经费卡信息、该采购该设备需转账的金额等信息，确认无误之后，点击“提交”，用户所在的院级单位审核人便能看到用户的申购单。用户登录申报系统既可在校园网内登录，也可在校园网外登录，并且在任意时间都可登录系统进行申报。申购设备真正做到了打破时间域和空间地域的限制。

2.2 设备申报审批

当用户提交之后，就进入了院级审核环节。此时，院级审核人可看到申报用户的所有申购信息，院级审核人将核对各项信息，尤其是核对转账资金的卡号。若有填写不规范或者错误，审核人可不予审批通过，返回并给出修改意见，指导用户修改申报信息；若审批通过，申报单审批便进入到校级设备管理部门审批环节。设备管理部门审批管理员在采购管理系统（申报系统与此系统端口对接、数据互传）里能看见院级审批通过的申购单，根据申报的信息再次审核，此时若发现申报错误，则不予审批通过，返回用户修改并给出修改意见；若审批通过，设备管理部门管理员按照相应经费类型，进行申购单编号，编号之后，采购计划单便自动生成。此时，用户在申报系统可看到采购计划单和预付款借支单（财务处将根据此单据将用户设备申购金额转账至设备管理部门账户），若经费卡余额不足，将导致财务操作时借款失败，系统将自动返回用户修改补充经费；若借款成功，则将采购单转至设备管理部门，进入到下一步的采购工作。

2.3 设备采购

所有已在财务部门完成借款手续的采购单都将转至设备管理部门，在采购管理系统里分配相应的采购业务员进行采购，此时，采购管理系统显示该笔采购计划单正处于“采购进行中”状态。根据采购设备类别和金额的不同，进行不同的采购方式，目前采用3种采购方式，分别为网上竞价、询价和招标。

（1）天津大学对所有单笔采购金额不超过10万元的计算机、打印机、数码产品等IT类设备进行“网上竞价”，采用的是中山大学设计并推广的“高校网上竞价系统”［4－5］，它是基于高校小额零星物资采购目的而设计的管理系统。经过这几年的运行，系统功能逐步完善，解决了传统采购模式不透明、不公开、效率低、难以监督等问题。网上竞价是指采购人通过互联网发布采购信息、供应商通过互联网报价、采购过程由计算机网络系统进行管理和记录、采购结果在网上公布等采购活动的全过程［6］。通过竞价系统发布采购信息，所有具备资质的供应商可以不受限制的在同一时间看到发布的采购信息。在参与竞价期间，采购方无权了解某家供应商参与了报价，也无从了解多少家供应商参与了竞价，而供应商也不了解有多少竞争对手参与了竞价，直至竞价结束才能揭晓。最后的竞价结果则根据相关管理原则（符合原则的前题下，价低者中标）选择供应商。中标结果在网络上公开，监管部门能有效监督，实现了采购的公平公正。

申报系统与竞价系统的结合，实现了零星设备采购的申请、审核、竞价、中标的全网络化管理，改变了传统纸质化管理模式落后的局面，开创了工作流程痕迹化、信息化管理的新模式。申报用户可以不受地点限制通过网络申报，供应商不受时间限制在网上参与竞价，职能部门审批审核也在网络系统中进行，所有数据信息都可登录数据库系统查询到。

（2）对于实验室内技术规格复杂、没有通用标准且难以用价格来评判的教学科研仪器设备，目前我们采取的是用户初步向供应商询价，填写拟选厂商，设备管理部门采购人员进一步多方询价的采购办法。在设备管理部门人员询价采购的过程中，原则是尽量降低价格，替用户节省资金，以不高于用户申购设备金额预算的前提下成交。

（3）对于单笔金额超过10万元的采购计划单，根据天津大学相关规定，必须进行公开招标：首先由用户提出设备技术指标，设备管理部门审核，确认没有顷向性，则通过中国政府采购网和天津大学设备信息网发布招标公告；若有超过3家供应商应标，则在开标时公开唱标；若有2家应标，则进行竞争性谈判；若只有1家应标，此时，设备管理部门要求用户做深度调研，向招标小组领导阐述充分理由申请单一来源谈判采购。

通过以上3种采购方式采购，确认卖方单位，完成签合同手续。签完合同之后，采购员把合同号输入采购管理系统，此时采购单处于“签订合同中”的状态。

2.4 金额结算

完成采购流程之后，就进入到了金额结算阶段。此时，在采购管理系统里将记录所签订合同的重要信息，如果合同金额超过转入经费，系统将显示经费不足，则返回用户进行修改补款，请用户追加经费，在追加经费过程中，不必通过院级审核和校级设备管理部门审批，根据金额结算时不足的经费，追加经费提交页面之后，即可直接进行财务转账；如果经费充足，则此时在采购管理系统里输入付款信息，包括付款人、收款单位及联系人等，完成余额结算，系统自动记录余额结算的时间，并显示采购状态为“余额结算”，财务处会计根据采购管理系统的信息，完成对供应商的付款手续，完成所有余额结算后，设备原始发票会发至用户手中，进行设备固定资产登记入账。入账完成之后，去财务处会计报账，完成这个采购流程。

2.5 采购过程短信提醒服务

本系统还首次在采购流程中融合了短信提醒服务功能。在“采购进行中”、“合同签订中”、“余额结算”3个状态时，采购管理系统会按照用户预留的联系方式，自动给用户发送相应提醒短信息，告知用户的设备采购进行的各个状态，使用户实时了解到自己申购的仪器设备的采购进度。短信提醒服务不仅是体现了服务意识，也提高了办公效率，避免用户经常询问采购进度，同时对设备采购业务人员也起到了间接的督促作用。

3 采购管理制度的建设

天津大学从设备申报到采购结束已形成一个完整的流程，采购的各项信息都能记录在采购管理系统中。与此同时，采购管理制度的建设也是必不可少的。目前，天津大学颁布实施的采购管理规章制度有天津大学招标采购管理办法、天津大学仪器设备采购招标管理实施细则、天津大学仪器设备采购管理规定和天津大学网上竞价采购管理办法（试行），有效地保证了采购活动的顺利进行。

4 信息化采购达到的效果

4.1 通过整体信息化设计，使得采购过程规范化

作为采购系统信息化的整体设计理念而言，基本实现了申报、审批、采购、结算一体化，明确了采购流程，清晰了审批、采购的权限界定，在审批环节就实现了采购信息的痕迹化管理。采购过程中网上竞价、询价、公开招标的方式都使得采购信息公开，相关采购记录信息都能在采购管理系统“追根溯源”，实现采购动态信息化管理。

4.2 节省资金，提高采购效率

网上竞价、公开招标以及多方询价能让更多供应商参与竞争，充分体现了公平竞争的原则，而正由于得到了充分竞争，保证了设备采购的价格处于合理的水准，节约了采购成本。采购工作网络信息化，可以缩短采购各方的时空距离，缩短了采购周期，从而有效地提高工作效率。由于职责明确，办公时限明确，项目一旦启动，没有特殊原因，无法推脱责任，可以显著提高办公效率。

4.3 实行有效监督，杜绝腐败滋生

设备采购的申请、审批、采购、中标以及结算等一系列信息都能在数据库找寻踪迹，采购工作流程公开透明。在信息系统中使用数据采掘、统计分析等技术，对历史数据进行深入的处理，使采购工作的管理实现信息化、智能化。由于网络的开放性、共享性，采购监管部门可以全程跟踪网上采购的全过程，实现网上监管，上级部门和其他相关部门也可以实现网上监督，同时，可以避免采购人员暗箱操作，防止接受贿赂进行舞弊［7］的可能。

5 采购文档的电子化

作为信息化的系统还具备另外一个优势，就是对采购过程中涉及的文件资料进行电子化管理。在采购流程结束之后，采购业务员会把采购过程中涉及的文件资料，上传至采购管理系统中的合同文档管理模块，最后完成整个的采购进程。例如：用户在使用经费采购设备结束后，会遇到用户项目结题或者其他事情，需要和以前完成的采购设备对账，往往需要设备发票和合同，此时，需从档案馆查询相应的纸质化资料中，非常繁琐。电子化管理后，将直接从系统中打印，对办公效率的提升具有重要的意义。

6 结束语

采购流程是一个高度统一的信息化系统［8］。在采购管理系统中，可以实现采购信息查询、统计分析等功能，根据关键词可以查询到任意一条采购信息。要完全建立起采购的信息化管理模式，应对采购过程中出现的新问题，不仅需完善采购管理系统的各个模块功能，还需建立更加完善规范的制度来保证设备采购活动的有序进行。要认真学习政府采购法和财政部、教育部下发的有关政府采购文件精神，结合学校自身特点，建立健全适合学校政府采购发展，有助于实际操作的内部采购流程制度，保证政府采购工作有章可循，并在实际采购过程中严格遵守、大力推行、不断完善。同时，要逐步建立各部门相互制约的监督机制，确保学校政府采购工作公平、公平、公正进行［9－10］。

（References）

［1］张哲.论采购信息化的发展［J］.商场现代化，2008（18）：24－25.

［2］任志强.浅谈通过采购信息化提升采购管理水平的必要性［J］.商场现代化，2012（5）：9.

［3］刘湘华.对高校采购信息化流程管理三大系统协调发展的思考［J］.职业圈，2007（8）：23－24.

［4］贾延江，林明河，许家瑞.高校物资“网上竞价”采购管理研究及实践［J］.实验技术与管理，2007，24（12）：168－170.

［5］贾延江，胡国庆，李达亮.高校网上竞价采购管理系统的建立与实施［J］.实验室研究与探索2010，29（4）：181－182.

［6］邱炜韬，田传军.网上竞价在高校仪器设备采购中初探［J］.实验室研究与探索2010，29（11）：348－350.

［7］师秀清，余成格.实行科学管理，提高资产管理效率［J］.实验室研究与探索，2010，29（3）：164－165.

［8］李岫辉.我国高校资产管理信息化平台建设研究［J］.中国电力教育，2011（2）：17－18.

［9］贾佳.新形势下高校政府采购新方式［J］.消费导刊，2010（2）：248－249.

［10］刘慧兵，胡国庆，叶君飞，等.竞价网在不同管理模式高校中使用方法的探讨［J］.2010，29（7）：170－171.