浅谈环境监察档案的管理

于燕

环境保护档案是指各级环境保护行政主管部门及其直属单位（以下简称“环保部门”），在环境保护活动中直接形成的、对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。环境保护档案主要有：环境管理档案，包括环境保护法规文件，环境保护规划、标准、监督和污染事件仲裁文件；环境监测档案，包括环境监测计划，污染源调查、评价和控制文件，环境监测月报、年报、年鉴和环境监测数据记录。此外，环境工程档案、自然保护档案等也是环境保护档案的重要内容。

环境监察档案是环境保护档案的重要组成部分。环境监察档案是指各级环境保护行政主管部门及其所属的环境监察机构在环境监察及与环境监察紧密相关的工作活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它是环境监察活动历史的真实写照，是重要的信息资源，是国家的宝贵财富，在为国家经济建设和环境保护工作服务中发挥了重要的作用。

环境监察档案管理中存在的问题（1）认识不足，管理不规范。某些部门领导存在“重工作轻档案”的现象。没有认识到档案工作在环境监察及环境管理中的重要性。在较多基层环境监察部门，大部分档案是由承担某项工作的人进行收集归档，而不是由单位的档案管理部门进行统一负责。只有少数监察机构的部门把档案交给了本单位的档案管理机构。多数的基层环境监察部门没有制定档案管理制度，因此制约了当前环境监察工作的顺利发展。（2）档案管理制度不够健全。在基层环境监察管理工作中，根据环境监察工作的实际情况制定了一系列管理制度和工作人员职责等，但大部分基层环境监察部门没有制定与档案管理有关的制度，即使有也是敷衍了事。（3）环境监察档案现代化管理水平有待提高。目前在县区级环境监察工作中还存在有部分由手工抄写的纸质档案。这部分纸质档案，一方面容易出现人为的抄写错误，易损坏笔迹不统一，字迹易模糊，还有一部分纸质档案还是有圆珠笔书写等情况，另一方面纸张的规格颜色很难达到一致。（4）环境监察档案专业人员素质有待提高。有些档案管理人员，在档案理论知识、实际技能以及管理水平上都有吃老本的现象，缺乏知识创新的意识。

为加强环境监察档案的科学管理，国家环境保护总局于2006年颁布了《环境保护档案管理规范 环境监察》（HJ/T 295-2006）。该标准规定了环境监察档案工作的基本要求，环境监察文件材料的形成、积累、立卷归档和档案的管理，开发利用及环境监察常用文书种类、制作等要求。

环境监察档案经过系统整理、归档后，档案人员应按档案内容和形式等特征，进行信息分类标引、著录和实体分类。环境监察档案的分类标引、著录依照《中国档案分类法》和《中国档案分类法 环境保护档案分类表》（HJ/T 7-1994）、《环境保护档案著录细则》（HJ/T 9-1995）、《环境保护档案数据采集标准》（HJ/T78-2001）进行。

环境监察档案的范围包括：（1）环境监察机构和人员的资料；（2）环境监察政策、法规及规划等文件；（3）环境监察各项管理制度；（4）污染源监察档案（5）环境管理制度监察档案（6）排污费征收、管理、使用档案（7）环境执法的档案。

环境执法的档案包括：

（1）环境保护行政处罚工作中形成的违法案件立案审批表、调查询问笔录、听证笔录、陈述申辩笔录、调查报告和给予处罚建议、行政处罚告知书副本及其送达回证、行政处罚决定书、送达回证、罚款收据副本、解缴国库的票据、复议和诉讼的有关材料、申请法院强制执行回执、结案说明等。

（2）环境污染与生态破坏事故调查和处理工作中形成的事故调查报告、调查取证材料、处理建议、处理结果等文件材料。

（3）环境民事纠纷行政调解工作中形成的立案审批表、调查报告、双方协议书、调节处理结果、旅行情况、结案说明等文件材料。

（4）来信来访登记、回复的记录、环境举报登记、回复的记录、来信来访和环境举报的调查、处理文件和调查取证的有关资料。

（5）环境监察稽查工作中检查下级政府及其职能部门时形成的现场调查、询问笔录、监理稽查报告等有关文件材料。

（6）环境执法处罚环境复议和环境行政诉讼的有关文件和资料。

环境监察档案的管理包括：

1.环境监察档案的鉴定与销毁

包括档案的鉴定、档案的销毁、环境监察档案的补充与调整。

2.档案的保管

保管是档案工作的一项经常化的工作，其基本任务是保护档案的完整与安全，最大限度地延长档案的自然寿命和保证档案的有效利用，提供条件并实施监督。应按照《档案库房技术管理暂行规定》《环境保护档案管理办法》执行。包括档案库房、档案装具、档案保管方法。

3.环境监察档案信息资源的开发和利用

环境监察档案信息的开发与利用，是对环境监察档案信息进行采集、加工、存贮和输出的整个过程；是把档案信息由静态转化为动态，为利用者所接受的过程；是实现环境监察档案价值，充分发挥档案作用，为环境保护工作和国家建设服务的关键性的工作。环境监察档案的开发利用，是开展环境监察档案工作的目的；是档案工作生命力之所在；也是环境监察档案工作直接服务于环境保护事业的表现形式。

4.环境监察档案归档范围、保管期限

其主要内容包括：加工和处理档案信息，建立各种目录和数据库；对环境监察档案信息进行加工、编研、编写综合性参考材料；采取多种形式直接提供档案信息服务。

凡是在环境监察工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的材料，都必须按照分类准确、系统完整、方便实用、编排有序、目录清楚、装订整齐的标准进行鉴别、分类、排序、编号、技术加工和装订成卷。环境监察档案分为污染源监察、污染防治设施监察、建设项目环境监察、限期治理项目监察、排污许可证监察、排污费核定征收、行政处罚、环境污染纠纷、事故及信访投诉调查处理、环保专项行动、在线监控和环境应急等十一大类。对每一大类规定了必须收集、整理和归档的内容并对材料的排序进行了细化。

严格按归档内容和时限抓好材料收集工作，做到收集整理经常化，不拖延、不积压。声像资料应主题鲜明、影像清晰、画面完整并应按时间和活动分类，一个活动一个文件夹并用电子文档说明活动的内容。对收集到的每一份材料要仔细鉴别，对系列或成套材料要查漏补缺，不属于归档内容或没有保存价值的材料不予归档。案卷整理完后，各业务分管领导、办公室主任及档案管理人员联合对案卷进行审验，发现有材料不符合环境监察稽查验收工作要求、相关材料缺失等情形一律退回各大队、室进行补充、完善。坚持高标准、严要求，对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料应进行技术加工，确保档案的整洁、美观。采取以下措施完善档案管理工作：

（1）定人定岗定责，确保档案安全。明确了一人专门负责档案的收发与管理，并制定了一系列管理制度，确保档案管理工作的安全。

（2）严格记录备案工作。建立了监察大队会议记录、投诉举报与来信来访记录。

（3）加强基础建设，强化规范管理。统一购置了档案盒，购买了档案柜，确保了档案归档存放安全有序。

（4）注重分类汇总，统一管理，做到一企一档一册。将辖区内企业根据地区分类，按照企业的环评、试生产、竣工验收申请、监察报告、批复文件、信访情况及相关资料全部归档。

（5）严格查询借阅登记制度。对档案进行系统的归纳登记，文件资料的收进、移出、保管、查阅等情况及时进行更新记录，有效的提高了查阅效率也规范了文书、卷宗的管理。

随着科学技术的发展，以计算机技术为核心的现代信息处理技术正在深入到环境监察档案管理之中，档案管理以手工管理为主的传统手段逐渐向采用现代先进技术的科学手段过度。通过网络为支撑的计算机技术，极大地促进了环境监察档案管理模式发生重大改变，实现了环境监察档案信息收集、整理、查询、利用管理的现代化，提高了档案的管理水平和利用质量，为环境监察工作和环境保护事业提供了科学依据与可靠保证。

文档一体化是采用计算机技术来实现文书、档案一体化管理，可以最大限度地实现信息资源共享，避免重复劳动。文档一体化是实现办公自动化的一个重要环节。电子文件从形成到电子档案的开发利用，中间经过很多环节，哪一个环节的职责不清、制度不明、考虑不周，都可能造成对电子文件的原始性、真实性的危害。因此，及早地建立电子文件全过程管理制度，明确各方面的职责要求，尤为重要。 [科]