浅谈档案工作的现代化管理

孙颖

【摘 要】跟随市场经济日益蓬勃的发展，现代企业管理信息化逐步建立，财务管理作为企业的一个重要部分，施工企业财务管理的档案管理工作显得尤其重要，与企业的生产、经营、发展、施工质量直接挂钩，联系紧密。作为企业内外信息的交流的渠道，企业档案工作的现代化管理发挥着功不可没的作用，在施工单位财务管理方面，体现得更是淋漓尽致。现代发展日新月异，知识化、信息化、数字化成为新的时代特征，档案管理工作势必也紧随科技的进步采取现代管理的模式，传统纸质档案管理面临着前所未有的改革，从纸质和电子混合档案向全数字化编程档案转变，从人工档案为主向自动档案上交为主转变、从单一企业部门档案管理向跨部门、跨企业、跨专业、跨地域、跨领域档案管理转变。

【关键词】档案工作；现代化管理；施工企业

1.加强档案管理现代化应用的背景和现状

1.1目前，德惠市经济局为了实现经济与企业发展方式转变，带动地区经济建设，努力优化经济建设的结构，高度重视施工企业的档案管理工作的现代化，大力推进企业财务管理方面的档案管理信息化。

1.2但目前企业档案管理工作还依然存在一些问题，没有及时解决。

（1）当下仍然存在大量纸质档案未实现数字化。

（2）各个部门之间系统互不相连、缺乏沟通、信息孤岛较为严重，无法形成统一的联通的档案信息资源库，主要有以下原因。

1）部分部门掌握核心数据，存在一定的商业机密，由于公司要求和部门的核心竞争力，必须使数据处于保密状态。

2）部门缺乏录入数据的分工，数据无法及时上传。

（3）各个部门档案管理水平及管理软件应用水平参差不齐，低水平重复建设现象十分严重，软件管理系统功能存在缺陷，无法确保文档的真实性、可靠性、精确性与完整性。

（4）软件管理系统的自动化、智能化程度不够高，导致用户查询档案信息的效率较低。

（5）灵活性不足，不能适应机构调整对档案管理的要求。

因此，目前迫切需要通过深化应用统一的档案管理信息平台来破解上述问题和难题。

2.档案管理现代化平台应用的目标

（1）传统的企业财务管理一般是以事后管理为主的，这不能跟上现代化企业管理的步伐，财务管理工作应该是由事后监督转变成事先预算的控制。市场的需要不仅仅是传统的手工纸质编制的分类会计报表、合同等资料，目前企业的目标是达到一定规模以上的全面数字化管理，优化系统，提高档案管理的效率。

（2）财务管理方面的档案工作现代化是企业管理体系的重要环节，可以在现代企业制度中得以证实，企业方方面面的管理都可以通过经济核算来挖掘薄弱环节，适时调整运行方案，及时查漏补缺。

3.档案管理现代化平台应用的操作步骤

档案管理现代化管理包括三个方面

（1）把现代化的技术和手段用于档案管理中，在现代化发展进程中，由于科技水平飞速发展，如何高效利用计算机进行档案管理，对于施工企业，是一个巨大的挑战。

（2）档案管理人员掌握现代科学知识，这点不仅需要档案管理人员不断进取学习现代化档案管理的知识，而且需要施工企业在经费运算上给予管理人员相应的支持。

（3）建立起信息化和高效的档案管理制度，具体操作包括以下三个方面：

1）规范系统模型。系统包括导入文件、管理文件、常用财务公式计算、智能分析公司企业运行状况、定时邮件等功能。只有规范系统模型，企业才能实现财务方面的档案现代化管理，才能实现信息咨询的零阻力交流，才能达成节能提效的最终目的。

2）嵌入记录功能。每个部门都使用同一的规范系统模型，各自的责任划分容易模糊，这需要嵌入记录功能，避免部门为了一时的安逸，推卸自身的责任，规避导致的意外风险，提醒企业的公司职员，持认真谨慎的态度使用该系统。

3）运用会计的电算化。电算化节约了很多会计人员手工的劳动成本，还能随时随地迅速提供相关的财务管理信息，正可谓一举两得。财务人员节省出来的时间和精力可以用来了解企业需求和发布企业市场的动态咨询，提升自我职业修养与技能。

4.档案管理现代化平台应用的效果反馈

（1）档案工作的现代化管理落实后，企业员工仅需在电脑上输入ID号登陆后，点击相应的栏目，各种档案资料就能在电脑屏幕上出现。企业员工可以快速高效地进行数据查阅，复制打印，收集资料等操作。档案管理实现了网络一体化管理，该系统的功能，收集、归纳、管理、分类到查阅、分析、删除等一应俱全，轻点鼠标，按动键盘，就可在新兴的互联网上实现。

（2）这不仅方便了广大的用户，而且大大地提高了办公效率，尽可能地缩减了人工成本，实现了管理的科技化、服务人性化、查找便捷化，从根本上改变了人们管理的初始模式。

5.总结

档案工作的现代化管理，代表着现代企业管理规范化、信息化的发展方向，财务管理作为企业管理的重要组成部分，必然要加强档案管理的现代化。所以一定要做好财务档案工作管理这项工作，才能完全挖掘档案管理的强大功能，更好地深化财务信息化工作。同时，档案现代化管理有容易受电脑病毒入侵的不足之处，企业要加强防范管理，但财务信息化档案管理的优点甚为突出：载体多元化、利用效率高、信息量巨大等，所以档案管理现代化是一种不可逆的趋势。 [科]

【参考文献】

[1]何劲军.浅谈我国国有企业财务管理存在的问题及对策[J].商场现代化，2008，（17）.

[2]崔侠.我国国有企业财务管理的现状及对策[J].西部财会，2007，（12）.