高职院校教师业务档案管理存在的问题与对策

刘 慧

（湖南生物机电职业技术学院，湖南 长沙 410127）

一、高职教师业务档案管理现状

（一）教师业务档案管理者素质情况。经过对问卷结果从业者素质调研（表1）分析来看，每所高职学院从事专职教师业务档案管理者只有1人，一般归口学院档案室，在学院档案室设有教师个人档案，一般只收录个人的重要文档。在这些专职档案管理者中，真正来自档案管理专业毕业的只有2人，高级职称有5人，其学历、年龄结构不尽合理。

在笔者调查的23所高职院校，档案管理者都为兼职档案管理员，她们都较年轻，以中级职称、本科学历、非档案专业管理者居多。这些人是高职学院教师业务档案管理的骨干，但大多没有受过专门的档案管理培训，欠缺档案管理方面的专业知识和技能。由于工作的兼职性，这些档案管理者不仅流动性大，而且还由于不是自己的主体工作，对应该归档的资料做不到及时归档，再加上认识不足，严重影响了教学业务档案管理质量。

（二）教师业务档案建档情况。从所调研的情况来看，23所高职学院对教师业务档案（表2）都有自己的归档内容、建档方式、管理要求和利用方式。通过座谈与访谈方式得知，这些学院教师业务档案利用一般停留在项目申报、人才工作水平评估、职称评定、评先评优等方面，普遍存在重归档、轻利用的现象。

（三）教师业务档案管理情况。从表2可知，教师业务档案管理方式也不尽一样，有的采取教务统管，有的采取人事处管理，有的却是以系部为主等方式。在每一级的管理中，都没有收集完整的教师业务档案，而是根据各自工作职责承担职责之内的归档工作。

从问卷结果分析来看（表3），管理体制健全只占12.2%，管理制度规范占24.1%，具有现代化管理手段的有25.7%，配备了齐全的管理队伍的只占33.5%。从这些数据来看，我们的教师业务档案管理水平还相当低，必须采取可行的措施来改变教师业务档案管理的现状。

（四）教师业务档案利用情况。

从表2知，目前教师业务档案利用主要停留在学院的人才培养工作水平评估与教师本人职称评定方面，在有关教师成长、教学考核、科研考核、干部考核、权益维护等方面的利用意识比较淡薄，开发利用的程度很浅。

教师业务档案利用现状的调研采取多项选择进行问卷。从问卷结果分析来看（表4），认为教师业务档案的利用是重管理、收集、个体、现状的分别占86.1%、77.1%、94.7%、88.2%，而认为轻利用、使用、整体、发展的分别占95.9%、80%、67.3%、72.7%。

二、强化高职教师业务档案管理的对策

从所调研的情况来看，目前高职院校教师业务档案管理的现状不令人乐观。我们知道，教师既是教学的主体，又是科研的主体，也是学院核心竞争力提升的关键环节。因此，我认为搞好高职院校教师业务档案的管理至关重要，建议从以下几方面做好高职院校的教师业务档案工作。

表1 23所高职院校教学业务档案管理队伍素质情况

（一）建立良好的教师业务档案管理体制与运行机制。从所调研的情况来看，认为管理体制不健全的占87.8%，这主要是由于我国职业技术教育正在探索中，而处于其中的高等职业教育的教师业务档案管理同样处于探索中，还未形成一个较为完善的档案管理体制，而带动其运行的机制还在探讨。因此，各高职院校要建立良好的教师业务档案管理体制，努力创新其运行机制，以达到最大限度发挥教师业务档案作用力的目的。例如，可借鉴高校以及社会其他企业或机构中对其成员业务档案的管理体制，参照其运行机制，从而构建与完善一套适合自身的教师业务档案管理的体制与运行机制，使之能为一个完整、严谨的档案系统。

表2 23所高职院校教师业务档案建档情况

表3 教师业务档案管理状况情况

表4 教师业务档案利用情况

（二）建立健全的教师业务档案管理制度。目前高职学院教师队伍复杂，有专任教师、兼职教师、兼课教师、临聘教师等类型，除了专任教师外，其余的教师具有流动性大、专业知识性强、相对约束力小等问题，这就为业务档案的及时归档带来了不少问题。而调研结果显示，教师业务档案管理制度不规范的占75.9%，这就要各学院建立一套完整、科学、规范化的管理制度来保证各类教师业务档案的及时归档。当然，其制度应该包括教师业务档案的各个方面，防止和杜绝只建立专任教师档案，而忽视对兼职教师、兼课教师、临聘教师业务档案的归档。

（三）建立规范的教师业务档案归档内容。针对目前高校教师业务档案归档内容重复的严重问题，各高校应规范归档范围，严格归档界限，做到分类科学。因此，各高职院校应制定详细、合理的教师业务档案归档范围，规范其归档行为。例如，从教师业务档案建档的对象、归档资料收集阶段开始，就要明确和完善其内容分类，依照内容类别、时间阶段等将其分别存档管理，同时采取现代化档案管理技术手段提高其档案编研水平，使教师业务档案做到管理完整有序、方便调用。

（四）提高教师业务档案管理的技术和手段。随着电子信息技术在高职院校教师业务档案管理的逐步应用，提高档案管理者技术水平就显得非常重要。因此，各高职院校应当组织档案管理者学习和正确地应用电子、视音频等管理技术，熟练操作计算机、刻录机、扫描仪、照相机、复印机以及用于防盗、防火、防潮、防尘用的各种设备，弄清教师业务档案现代化的管理模式、运行机制，采用计算机软件建立教师档案数据库，使教师档案工作步入科学化、现代化的管理轨道。与此同时，教师业务档案管理者要有高度的工作主动性与责任心，采取灵活多样的工作办法，积极参加各类档案管理技术培训，加强业务学习，不断提升自身的政治、业务素质，尤其是现代档案管理技术水平，以保证教师业务档案的真实性、系统性和完整性。

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