项目实施过程中知识管理的应用

吴勤范， 翟颖敏

（上海船舶运输科学研究所 民船产品分所，上海200135）

0 引 言

知识经济的到来，使知识逐渐成为企业在激烈的市场竞争中生存、发展和获得持续竞争优势的主要资源，知识管理对于支持企业决策，提升应变能力和业务效率，保持企业的创新能力和产品质量都发挥着直接的作用。

随着科技创新体制的确立，以横向科研项目为主要运作模式的应用型科研院所逐步转制为科技型企业。与生产型企业最重要的区别是，项目的实施过程，实质是对产品研发或对技术的传承发展，其间产生大量的知识资源，如软件、专利、生产工艺及专有技术等，若不通过有效的管理，造成知识资源的流失，势必影响企业的中长期发展。

1 问题的提出

知识管理作为一个新兴的管理理念，逐渐被企业界所接受。许多应用型科研院所转制前多为计划经济体制下的事业单位，内部设置不同部门承担科技管理，档案管理和信息管理等职能，对知识资源的管理条块分割、界限清楚，如科技管理部门负责对合同信息等的管理，档案室负责对图纸、技术文档等的管理。一个企业的知识资源，存在多个部门并行管理而又各自为政，没有一套完整的知识管理工具，知识资源难以共享的局面。

在管理实践中，还存在对企业发展产生重要影响的隐性知识资源的管理。科技型企业的大量知识资源以隐性方式存在员工的头脑中，这种资源是高度个性化的知识，如油轮静电防护措施的解决方案、船舶配载仪的关键技术等。如果企业没有一套合适的知识管理方案，一旦员工离职或退休带走这部分知识资源而没有被后继者掌握，将给企业利益造成损失。在实际工作中就发生过此两种案例，前者因项目负责人退休造成企业完全退出该业务领域市场，后者因员工离职造成同样后果，给企业经济利益带来直接影响。如果能通过一套有效的知识管理解决方案，促进隐性知识向显性知识的转化，避免隐性知识资源的流失。

2 项目实施过程中的知识分析

科研项目是创造知识、发展知识、完善知识以及开拓知识新用途的工作，既包含对未知问题与未知领域的探索，也包含对已有知识的整理、鉴别和应用。知识资源是项目实施过程中最重要的资源。

结合船舶桥楼值班报警系统（Bridge Navigation Watch Alar m System，BN WAS）研制项目来分析项目实施过程中知识的应用、产生和管理过程。2011年7月1日后，海上人命安全条约（Safty of Life at Sea，SOLAS）第282（86）号修正案的强制执行，使BN WAS由用户选装设备变为必装设备，在各等级船舶上广泛应用。从项目申报开始，项目组就需要大量的关于该领域的背景知识，如项目涉及的技术领域、研究现状，国内外的发展趋势，与项目相关的技术文本、图表等资料，以及判断技术人员对研发产品的经验和能力，这些已存在的知识为将要进行的科研活动提供显性知识，在项目全过程中起指导作用。立项之后，参与人员的个人知识也成为项目背景知识的一部分，这些知识包括个人技术文档，项目中用到的技术技能、收集的项目相关资料等。

随着项目的进行，知识在不断积累、产生，项目知识库的内容不断扩充，根据产生知识的来源，项目实施过程中的知识分为以下三种：

（1）从项目申报、项目执行、项目结题到成果验收过程中所发生的一切与项目有关的信息。BN WAS在项目实施过程中产生了项目可行性研究报告、项目立项申请书、科研项目立项暨开支计划报备单、随机设备采购清单、试验大纲、电磁兼容性试验报告等知识信息；

（2）参与科研项目的成员在研究过程中，依据专业知识积累的经验与技巧，发现、解决问题的方案，以及由此形成的图纸资料、技术文档和科研成果。如《船舶桥楼值班报警系统（BN WAS）科技查新报告》，《船舶桥楼值班报警系统设计与实船应用》等科技论文；

（3）知识交流过程中形成解决问题的方案，存储在员工头脑中的知识通过交流来传播和共享。隐性知识存在于人脑之中，它的主观性和动态性难以在静态知识管理中得到实质处理和存储，隐性知识只能通过项目组成员之间交流反映出来，这也正是项目实施过程中知识管理的难点所在。

3 项目实施过程中的知识管理方案

知识到效益的转化很大程度上是通过项目的实施得以实现。项目知识管理的过程是隐性知识和显性知识、个人知识和组织知识之间不断转化、不断创新的过程。

针对项目实施过程中存在的知识管理问题，BNWAS作为一个企业内部的纵向科研项目，通过应用知识管理的理论和方法，实践中较好地解决了知识梳理、隐性知识转化和知识共享的问题，是知识管理在项目实施过程中较好的一次实践，管理案例获选为上海市“航天杯”QC小组竞赛三等奖。

3.1 知识管理的切入点

以进行产品技术研发和应用为目的的纵向科研项目，成员有目的、有选择地获取知识，有意识地学习掌握相关的理论工具和技巧，创造新的知识是知识管理在项目实践中的高层次追求。

BNWAS项目组以成员个人知识为实施知识管理的切入点，针对项目实际情况，有针对性的学习、存储相关知识，如选择参加VC编程、嵌入式软件开发工具等有关的知识培训，汲取外部知识转化为个人知识，选择合适的方式进行知识存储，建立个人知识库，运用个体知识解决实际问题，通过项目实践促进个体知识转化为项目知识。

3.2 进行知识梳理

BNWAS项目组通过知识梳理，将启动知识、专业知识等按一定的维度进行细分，融入到项目知识管理中。

BNWAS项目知识共梳理了4类需要实施知识管理的对象：

1）项目启动知识

具体包括BNWAS项目可行性研究报告、项目立项申请书、资金开支计划等知识信息，这类信息主要以文本、技术文档等显性形式存在，它提供了项目启动的先决条件，不具有决定性意义。

2）项目专业知识

是对项目实施知识本单位管理的关键。项目研究需要的专业知识包括显性和隐性知识，显性知识保存在企业的档案资料中，是长期以来在船舶技术领域的研究实践中形成的技术文档、图纸资料等科研工作经验的总结，通过技术手段保存，可以从归档资料中进行知识获取；依据个人知识储备，将专业经验与技巧形成解决问题的能力，存在于成员头脑之中，成为项目的隐性知识，对知识的创新和项目的研究产生重要影响，是知识管理的实施重点。

3）生产过程知识

从BN WAS立项到产品落地，中间有许多生产环节，项目执行中元器件性能的对比、外协方案和过程、质量检验等。

4）项目完工知识

包括了项目最终形成的图纸资料、技术文档和科研成果。

3.3 个人知识向组织知识转化

对知识进行梳理后，将个人知识、经验、技术诀窍、技能和创造力等转化为供组织成员共享的知识，应用显性知识的管理框架和机制实施管理，使个人知识转化为企业的知识资源。这个知识转换过程采用科学化和“以人为本”的理念。

BN WAS项目组采用头脑风暴总结个人知识，通过项目组成员之间的技术交流，最终实现组织对知识资源的分享。

如在实现IEC 62616标准要求的问题中，项目组进行头脑风暴会议，研究讨论IEC 62616标准要求，BNWAS的IEC 62616要求，该系统应具有操作面板功能、值班选择功能、I／O控制功能、电源切换功能、复位功能和报警功能等（见图1）。

经过对成本预算、性能要求、功能结构等综合方面的考虑，项目组成员根据自己的知识积累，提出了两种可选方案（见表1）。

表1 方案及其优、缺点对比

项目成员分别就这两个方案的功能、性能、工艺、可靠性及成本依托个人知识进行了充分讨论，并向技术专家咨询，参与分析上述两种方案的可行性，运用水平对比法对其进行评估，得出综合评分，头脑风暴促进了成员间的技术交流，在对不同方案的比较过程中，最终选择出最佳的实现方案，实现将个人掌握的知识转化为企业的知识资源。

3.4 实现知识共享

BN WAS组织成员间有共同的技术语言，能够相互理解、交流、共享彼此的知识，形成组内知识释放、分享的良好氛围，最终实现知识创新。通过将企业资源整合计划（Enterprise Resourse Planning，ERP）、网络信息技术手段与个人学习创新能力结合起来，从组织管理和技术保障两个层面，促进科技人员知识的创造、获取、传递、共享和使用，以发挥知识共享的价值。

1）建立知识地图。从知识网络出发，显示知识在研发过程发展变化过程。通过知识梳理，项目组按知识管理的对象推进项目进程，无论项目执行到哪个阶段，执行者很容易通过信息技术手段找到知识所在的位置，获得知识线索，完成知识共享，提高工作绩效。

2）建设知识库。知识库是专门存储、管理知识的机构，它对知识进行系统化地组织、管理和控制，并能存储、查询和检索知识，是实施知识管理的基本工具。然而，我们在实践过程中，知识库建设一直没有得到应有的重视，大多数项目在执行后，直接归档结题，很少有对项目过程中产生什么知识，哪些是新知识进行总结，再归入企业知识库，一个项目组容易开展知识共享，一个企业呢？对企业知识库资源进行内部知识共享，提高知识效率正成为管理者的新课题。

3.5 实施知识存储

隐性知识转化为企业的知识资源后，选择合适的知识存储方式是企业在知识循环过程中的关键。

1）对于项目实施过程中产生的显性知识，如合同立项资料、技术图纸、鉴定报告等，项目组通过企业资源整合计划（ERP）等技术手段进行系统化管理，结合知识归档方法，进行知识储存和处理，实现个人知识——项目知识，最终融入企业知识库，后继者可以从企业知识库中汲取知识，形成知识管理的良性循环。

2）知识产权是企业保持市场竞争优势遏制竞争对手，谋取最佳经济效益的策略与手段。其作用的范畴不仅仅包括专利技术、注册商标、商业秘密，包含企业内部的工作方法、业务流程，关系网络等能够综合形成企业独特竞争能力的各种知识资源。如一种船体外加电流阴极保护装置正是通过专利申请等知识存储形式，获得国家实用新型专利授权，在项目负责人离职后，这部分知识资源仍是企业的知识资产，后继者很容易从企业内部获取知识资源，实施对技术的持续改进。

BN WAS项目组基于这样一种认识，对系统软件编程部分采用合理的知识评估机制，进行了软件著作权登记，通过知识产权方式实现知识存储，使员工对知识的创新转化为企业的知识存储，满足资产确认条件，可确认为无形资产，实现项目实施过程中知识管理的目标，成为企业又一个知识循环的起点。

3.6 实施知识管理的效果

通过BN WAS知识管理方案的运行，结合企业资源整合计划（ERP）的实施，使知识信息在项目实施过程中得到准确、实时、集成化的采集和记录，实现知识循环的过程，创造了新的知识。

在该项目知识管理方案的基础上，应用到其它纵向科研项目中，通过与企业资源整合计划（ERP）系统的结合，提高企业效率和盈利能力，增强企业的核心竞争力，近年来同比降低近10%的采购成本，有多项成果已经科技查新查证，所有知识参与者了解每个知识环节的目的和价值，实现企业经营管理模式的转变，促进了企业的发展。

4 结 语

科研项目的特点造成每个项目都有自己的独特性和唯一性，项目的研制过程就是知识创造的过程，每个项目的独特工作方法会带来丰富的知识经验积累。知识管理在项目实施过程中具有以下优势：

（1）有利于项目实践中知识的收集、整理和创造；

（2）有利于项目对个人知识的有效发掘和传播；

（3）有利于提高科研成果的质量和工作效率；

（4）有利于在项目小组中形成良好的学习氛围。