加强档案行政执法，提高档案依法监督能力

张悦

当前必须根据档案管理面临的新情况，拓宽档案工作依法监督的对象与范围、创新档案工作依法监督的途径与方式和加大档案工作依法监督的广度与力度，以保证档案在“十二五”时期各项事业中发挥更大的作用。

计算机技术的出现使传统的档案管理工作发生了深刻的变革，给档案监督指导工作赋予了新的内容，对档案监督指导部门和人员提出了更高的要求，这不仅仅是社会各行各业的关注点，更是我们档案界依法监督的重点，要将监督的重点逐步从现代化技术接触较少，掌握不多的困境中走出，积极探索电子档案管理的新思路。

一、创新档案工作依法监督的方式与途径

要提高档案依法监督的时效性，加强对“十二五”时期各项建设中形成的大量档案、资料的经常性监管，发挥事先预防、事中控制和事后监督的作用，构建全方位的立体档案依法监督指导模式。通过监督指导发现问题、进行处理处罚和提出加强管理的建议是档案依法监督指导工作的基本模式。实践证明，这种依法监督模式同时也使监督指导的依据存在严重的滞后性，跟不上形势发展的需要。因此，我们必须考虑到依法监督指导应当在如何保证档案及档案工作不出现问题上发挥作用，而不能把查处的问题越大看作依法监督指导的成绩越大。如何从制度上和机制上加强管理和监督，从而有效避免问题的发生，维护档案的安全与完整，这才是应该着重考虑的问题。从档案行政管理部门角度看，就是要建立適应各个门类档案，特别是各种特殊载体档案形成特点的事后归档监督与事前参入监控结合的依法监督指导模式。要建立重点档案直接监管控制模型，有条件的要实施联网

监控。

重点档案直接监管的方式，是指档案行政管理部门在重点档案形成、积累、归档和管理等重点和关键环节上采用登记、验收、检查、组织、调节等各种有效形式实行及时、超前、跟踪监管。这种方式相对于传统的直接微观的业务指导和政府职能转变后的间接宏观的执法监督，具有监管直接具体、时效性强、对象复杂、聚合效应明显等特点。重点档案直接监管体现了监管对象和监管方式的有机统一，体现了档案工作基本要求和实现手段的统一，符合既要管住，又要管好的行政职能转变精神。

近几年各地围绕重点档案监管进行了有益的探索，国家档案行政规章和一些地方档案法规在某些方面有了新的突破。山东省蓬莱市档案局为强化档案行政管理职能。从多方面对档案直接监管进行了系统的尝试。最近该局将“重点档案直接监管”和“档案行政执法”作为两项主要行政职能，通过新闻媒体进行公开。结合现有的政策法规对“重大活动告知和档案登记”、“建设项目、科研项目档案验收登记”、“党政活动中某些重要档案建档的组织与管理”、“重大变动事项档案处置”等作了严格规定，对重点档案直接监管的内容、途径及方法作了详细的说明。该局坚持和完善了重点工程项目跟踪服务人制度，依法参加重点工程项目验收工作，保证重点工程竣工项目档案的齐全完整。加强了与国资部门的联系，做好改制、破产国有企业档案清查工作，并及时监督有关部门做好移交国家综合档案馆，确保国有档案不流失、不毁损；支持、鼓励和引导民营企业开展档案工作，探索建立有利于民营企业发展的档案工作机制；督促开发区及乡镇工业园建立档案行政机构和档案室，并将开发区档案工作纳入目标管理考核范围；进一步规范了保险档案、环保档案及已公开现行文件利用、政务信息资源管理、公共文献基础数据库建设、档案信息资源社会化服务工作。同时积极介入本地区、本部门电子文件的产生运行过程，加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督、指导，保证归档电子文件真实、完整、有效。积极探索电子档案接收、保管、利用的技术方法，做好电子档案的接收工作。

二、加大档案工作依法监督的广度与力度

《档案法》明确规定各级档案行政管理部门主管本行政区域内的档案工作，行使好档案事业行政管理权是档案行政管理部门的主要职责，因此，档案行政管理部门除搞好本身依法监督的同时，应在加大依法监督的广度与力度上做好文章。

（一）加大档案法律法规宣传力度

2013年，是《档案法》颁布实施25周年，也是修改后的《档案法》公布于15周年。要抓住有利时机早动手安排好宣传活动，把宣传贯彻《档案法》作为夯实社会主义法制权威。搞好档案系统“五五”普法宣传教育活动，积极开展内容丰富、形式新颖，广大人民群众喜闻乐见的普法宣传、纪念活动，增强社会档案法制观念和意识。同时要加强对档案工作人员的档案法制宣传，为全面推行依法监督提供思想保障。

（二）着手完善档案工作规章制度

档案工作要紧紧围绕构建服务和谐社会这一主题，重点加强档案法制建设已成为当务之急。方向正确、任务明确，还要有得力的措施保证。档案工作实践中出现了一些新事物和新问题，迫切需要加一规范。如：企业改制过程中的档案管理、电子政务环境下电子文件和电子档案的管理、档案中介机构的管理、已公开现行文件利用中心的建设等。为适应改革开放和现代化建设形势及档案事业自身发展的需要，我们要围绕当地工作实际开展一系列调研，同时着手修订本地区一些档案工作基础性重要规章，尽快制定当地档案事业发展急需的部分规章，不断完善本地区的档案法规、规章体系，保证档案执法人员在监督中有规可循、有章可办，保障档案事业在法制轨道上健康

发展。

（三） 搞好各单位的档案执法检查

与职能部门相结合，深入推行档案系统行政执法责任制，建立健全档案执法检查工作长效机制。受职权范围的限制，档案管理部门只靠自身的力量，对档案违法案件和违法人员，无法进行有效的处罚，致使一些单位领导对档案行政管理部门的行政执法检查不屑一顾，从而导致档案行政执法形同虚设。档案行政管理部门必须积极争取当地党委、政府的支持，与同级人大、政府、纪检、监察、组织、人事等部门的相关机构通力协作，强化档案执法检查工作，将执法检查与业务指导相结合，实现档案执法检查经常化、制度化，并且要有广度与力度。从根本上解决档案行政管理部门执法监督、教育培训方面的缺位以及业务指导上的错位现象，促进业务指导、培训教育、监督检查更加规范标准，提高服务水平，强化档案业务基础工作，更地为国民经济和各项社会事业的发展提供优质高效的档案服务。

（四）建立档案管理监督工作体系

档案的管理和监督涉及到各行各业，都是为了一个共同的目标——即管好、用好档案，为构建和谐社会服务。虽然在具体工作上部门之间各有职责分工，但也存有共同点和交叉点，所以要整合管理监督资源，形成各负其责、资源共享、优势互补、运转协调的档案管理监督机制，形成人人关心档案、依法监督档案的局面。档案部门要把服务和谐社会建设作为档案工作服务大局的重要任务，尽快建立以档案法制建设为保障，依法行政、有效监督、高效服务的档案法制工作体系。明确主题、找准位置、争取主动、有所作为。要唱好监督主角，当好管理配角，积极主动地履行职责，做到有威、有位、有为。只有这样，才能适应形势需要，做好依法监督工作。