新形势下的医院档案管理工作

刘宝恒

摘 要：医院档案管理工作是整个医院运行的重要环节。目前，许多医院档案管理工作存在不少问题，而新时期，医院档案管理工作被赋予了新的内容，这要求我们认真探索、总结规律，把这一工作做好。

关键词：新时期；医院；档案管理

医院档案管理是指对医院日常医疗活动中的病案为主体的具有保存价值的各种文字、音像等资料的管理。其中还包括了医院党务、政务、人事档案、财务状况、器械设备、药材采购等，覆盖了医院工作的方方面面。计划经济时代的医院，管理者包括医护人员往往忽视医院档案工作，认为医院的工作就是治病救人，别的环节都是次要的。随着时代的发展和社会的进步，卫生事业也在不同层次的提升，现代医疗行业的激烈竞争让越来越多的医院管理者认识到档案工作的重

要性。

医院档案工作是医疗活动的重要依据，是医院管理中的重要组成部分，是医院的宝贵财富，是医院继往开来、谋求发展重要基础，同时也是医学科学研究的基础，是医院进行宣传教育的生动资料。加强医院档案信息资源管理，对现代化医院建设尤为重要。医院要想适应社会主义市场经济体制，必须以档案学原理为依据，转变档案管理方式，创新科学档案管理方法，制定先进档案管理制度，加强档案规范化管理，把档案管理工作提到一个新的高度。

一、当前医院档案管理工作存在的问题。

前面我们也提到过，我们过去的医院档案管理工作没有受到应有的重视，导致出现了许多问题。

1、档案管理滞后，缺乏科学高效的档案管理机制。在医院的档案管理中，往往只是把医生开出的病例送到病案室，然后档案整理人员归类整理，其它的工作常常处在可做可不做的状况。医院人事、行政、后勤管理制度没有明确的定位，工作总结、行政会议材料放在办公室，人事档案归口人事科，后勤的许多工作文件也随处乱放，造成档案内容界限不清，档案管理权限不明确。到目前为止，许多医院档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度标准。随着科学技术的进步，社会的发展，档案的内涵和外延都在发生变化。各级医院在管理档案时，由于还没有统一的管理标准和模式，一味地根据自己的理解和实践进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理，造成档案收集效率不高，档案不齐全。

2、档案意识薄弱，档案利用效率不高。我们的许多医生，往往只是在需要查找病例时才想起病案室，匆匆的跑过去，查到自己想要找的东西一走了事，根本不会关注其它的东西。实际上，档案资料无论是对于管理者还是医护人员都重要。医院的许多制度都需要员工们去了解，包括医院沿革、工资制度、请销假制度、人事制度、管理制度等等。再比如，一个医生要评职称，要写论文，要报科研成果，但手头缺乏资料，网上的东西又不可靠，这就需要借助我们档案室的作用，找出往年的科研成果以及工作总结，充分借鉴的基础上形成自己的观点和意见。

还有就是作为新时代的医护人员，不仅仅需要高超的医术，素质的提升同等重要。档案图书室充分发挥学习功能，其收藏各学科的图书音像资料为他们提供了重要的学习载体，同时，阅览室也为员工们工闲之余读书提供了重要场所。

3、档案管理人员专业性不强，业务能力参差不齐。由于档案学的建立健全是从现代发展起来的，导致我们的档案专业人才不足，尤其是30岁以上的人员，很少接受过专业化系统化的档案训练。对于医院来说，档案管理人才更显贫乏、单一、老化，那些既掌握档案专业知识，又对医院各科室情况都很熟悉的人才少之又少，档案管理人员的管理水平停留在传统经验上。而在医院人才培养中，一般重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高没有纳入计划和要求，档案管理人员平时进修学习的机会不够，缺乏系统的档案知识培训，许多档案管理人员的管理水平停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展要求，缺乏创新和活力。医院档案管理人员的素质直接影响着档案管理质量的高低，更决定着医院档案管理是否科学化、规范化，培养高素质的档案专业人才成为医院工作的当务之急。

二、新时期医院档案管理工作呈现，出新的特点

1、档案管理数字化。所谓档案管理数字化就是医院以信息网络化为载体，以现代化的计算机技术为手段，档案信息的采集、处理、存储、归档、组织、发布、利用以及数字管理全过程。这种新的管理方式把档案人员从繁琐的手工立卷程序中解放出来，降低了劳动强度，提高了工作效率，准确率高，检索方便。

2、档案管理系统化、科学化。通过去的医院档案管理工作不同，现在的档案管理是一个完善的系统，内部有其规范的机制。档案管理系统不是孤立的系统，各个档案管理系统之间，档案管理系统和其它文献管理系统之间有着千丝万缕的联系，并正在向网络化方向发展。这就要求统一规划、统一协调，实行档案管理工作的标准化、规范化，使得档案信息资源得以共享。要达到规范性要求，除了要制订各项医院档案管理业务标准和技术标准并贯彻实施外，还可通过法规手段来实现。

三、新时期如何做好医院档案管理工作

1、促进档案工作规范管理，建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度，是促进医院档案工作规范管理的关键。当前，由于许多医院对档案管理工作不够重视，导致其发展滞后，甚至许多医院没有专门的档案室，这严重制约医院档案工作的有效运行，进一步影响到整个医院工作的正常运转。要想改变这种被动的局面，医院管理者就必须加大改革力度，立足现实认真探索，逐步建立健全并完善自己的档案管理制度，确立档案室在医院中的地位，实现档案管理从分散模式向集中模式的转变，从而有利于档案的保管和档案信息的综合开发。档案管理是一项长期工作，医院各级部门要严格把关，责任到人，建立相应的考核制度。医院应将档案管理工作纳入科室管理责任书之中，和科室主任工作实绩考核奖惩挂钩，明确科室主任对科室档案工作的管理责任，抓好归档材料的收集、整理，促进档案管理的规

范化。

2、引進先进档案管理设备，实现档案的现代化管理。医院要加大资金投入，引进现代化的技术和设备。一方面要提高档案保护设备和技术现代化的配备，如档案库房的去湿、空调设备，高效灭虫、灭火设备，这些设备和技术的应用是档案现代化管理的重要内容；另一方面要加强机房管理，用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案，方便使用者及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，提高了工作效率，同时利用计算机管理可以减少档案的有效空间，保存信息方便简单，也增加了其保密程度。因此，医院应充分利用计算机管理应用设计完善的软件和网络等现代化办公设备，实现档案管理的自动化、现代化。

3、加大培训力度，提高档案管理人员素质。档案管理人员素质直接影响档案管理水平，医院要将档案人员培养纳入医院人才培养计划，全面提高档案管理人员素质。医院要努力开展不同形式的培训进修活动，加大培训力度，不断总结探索档案管理工作，以业务素质的提高为着重点，争取各种机会参加有关档案知识的学习，拓宽知识面，优化知识结构，建立档案管理人才梯队，适应档案业务发展，推动档案管理水平的提高。作为档案管理人员必须注意学习新技术，努力提高自己的业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平。现代医院管理中基建档案管理人员应具备熟悉基建专业知识，掌握电子文档管理和网络技术、现代管理理论的技能。