数字化档案馆的建设

摘 要：对数字化档案馆建设的紧迫性和数字化档案馆的特征进行了阐述，并提出了数字化档案馆建设的途径。

关键词：数字化；档案馆；建设

随着计算机、网络技术应用的不断深入，办公自动化、电子商务等的应用越来越广泛，大量电子文件也随之应运而生，档案管理模式从传统的以档案实体保管为主，向以档案实体和数字化信息共同保管的双重模式转变，这就要求研究并建立一套完善的数字档案管理方案，充分发挥档案信息资源在管理中的作用。因此，数字化档案馆建设迫在眉睫，也是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。

一、數字化档案馆建设的紧迫性

1.1 现代化管理的需求

各级档案馆应把数字化建设摆在首要位置，档案信息化程度已成为衡量本单位档案管理现代化水平的重要指标。数字化档案将有利于档案信息资源的开发，与传统载体的档案相比，数字化档案的最大特点是能够通过网络迅速流动，彻底改变档案的利用方式，冲破档案利用的限制，促使档案管理从档案的保管、利用职能向信息采集、管理和信息服务职能转变。只有实现数字化档案，才能使档案管理部门从封闭走向开放，实现档案信息资源的合理配置和现代化管理的需求。

1.2 形势发展的需求

各行各业竞相“触网”，无纸化、办公自动化逐步兴起，网络化、电子商务层出不穷，人们将开始享受数字化带来的快捷和便利，同时，也给档案管理工作带来了巨大的挑战。其一，档案馆馆藏有数百万卷档案资料，数千万件档案，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，就是对档案资源的浪费。所以，各级档案馆首先要建设数字化档案馆。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是数字化档案馆的建设。

1.3 档案利用的需求

数字化档案的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，满足对档案利用的需求。数字化档案是新型文件和档案管理信息化的必然结果，数字技术的应用完善并发展了档案馆的职能，妥善解决了各种档案原件保护与利用的矛盾，使珍贵的档案原件能够保存得更加长久。数字档案检索系统方便、快捷，不仅极大地满足了利用要求，而且，利用者可以不受时间、地点的局限，随时、随地实现档案的异地查找。数字档案馆能够向利用者提供更加专指、更具特色的档案咨询服务，改变档案馆信息“孤岛”的形象，改善档案服务的落后面貌。

二、数字化档案馆的特征

2.1 信息资源存储数字化

信息资源存储数字化是指通过计算机，运用数据处理技术，将各种传统介质的档案资料转化为新型载体承载的二进制数字信息存储起来，它是数字化档案馆的基础，也是数字化档案馆与传统档案馆最大、最根本的区别。数字化档案馆将经过数字化后的信息采用数字的方式进行处理，并通过网络传输，形成了一个数字档案信息资源库，用户可以在网上通过声音、数据以及图形、图像来获取所需要的

信息。

2.2 空间虚拟化

数字化档案馆是一个开放的信息系统，它超越了时空的限制，其资源和服务不再仅仅是原来物理意义上的馆藏资源，而是一个连接网络上所有信息资源的网络传递系统。由于这种虚拟性，数字化档案馆的发展不再受制于物理空间，它所采编、收藏的档案信息数量将没有空间的制约，可利用网络交流与发布信息，对档案信息进行远程存取及提供利用，用户可以在任何时间、任何地点，通过网络查询、检索和获取档案信息。

2.3 信息资源共享化

数字化档案馆的最大特点就是最大限度地实现资源共享，突破用户对档案信息利用的时间和空间限制，使档案馆互联，形成巨大的信息空间。

三、数字化档案馆建设的途径

3.1 统一布局、合理规划

数字化档案馆建设成为档案事业宏观管理工作的一部分，需要进行全局性的规划。可以考虑以档案社会化、信息化利用为导向，积极采用现代计算机技术和通信手段，逐步建立以中央级档案馆为核心，省市级综合档案馆为基础，连接全国各地各类档案馆的档案信息资源网，为经济建设和社会发展提供网上服务。数字化档案馆是一项巨大的工程，需要投入大量的人力、物力和财力，所以要统一布局、合理规划并加强馆际合作，避免数字化信息的重复建设，保证数字化档案馆健康有序地发展。

3.2 数字化档案加工的基本原则

各个馆藏机构根据保管和利用的实际需要，有选择地对传统载体档案实施数字化。数字化加工的原则：一是符合国家法律法规的原则。档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。二是价值性原则。属于归档范围且应永久或长期保存的、利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。三是系统性原则。信息资源的采集、存储和利用，应进行全面规划，并在实施过程中不断根据实际情况进行调整。四是优先性原则。应确定档案数字化的顺序。宜根据实际情况，优先处理重要的、开放的、利用率高的、需要抢救的档案。比如河南油田档案馆，先期对管理类档案的永久和长期档案进行数字化加工，永久和长期档案里面有任职、职称和机构沿革，这些档案利用率较高。五是安全性原则。在档案数字化过程中，应避免或减少对档案实体的破坏，最大程度地维持档案的原貌。应加强安全保密管理，防止涉密或不开放的档案信息泄露，确保档案实体和数字信息的安全。

3.3 提高档案工作者的能力与素质

人才队伍建设是数字化档案馆的关键，建设数字化档案馆，必须有一支高素质的人才队伍。因此，数字化档案馆所需要的人才，除具有传统的档案及其相关的管理知识外，还要掌握新技术尤其是现代信息技术和网络技术，是具有信息处理、分析和利用能力以及一定英语水平的复合型人才。各级档案馆要采用各种措施，多途径、多形式提高档案工作者的能力与素质，只有这样，他们才能真正成为数字化档案馆的导航员、协调员、管理员和咨询员。

参考文献

[1]焦新亭，吕海民等.中国石化档案管理[M].中国石化出版社，2013年：195-197.

[2]李红兰.档案信息资源数字化与网络化管理[J].《档案管理》，2013年第2期：54-55.

作者简介

张迎九（1968—），性别：男，籍贯：重庆市綦江区，现职称：档案馆员，学历：本科，研究方向：档案管理。