港口工程项目档案现阶段主攻方向

徐方

港口经济是在一定区域范围内，由港航、临港工业、商贸、旅游等相关产业有机组合而成的一种区域经济，是推动区域经济发展的重要力量。以泰州港为例，经过近十年的发展，泰州港作为长江中上游西部地区物资中转运输的重要口岸、上海组合港中的配套港，与多个国家的港口产生运输往来，是苏中及苏北地区物资对外交流的重要门户。“十一五”期间，泰州沿江港口拥有万吨级以上泊位43个，“十二五”期间规划将达到75个。全港综合通过能力2012年末为1.06亿吨，年均增速35.6 %，已成为支撑城市经济发展的有力保障。

与港口经济蓬勃快速发展的势头所不相适应的，是当下港口内部管理的不匹配、不适应和滞后性，其中，尤以港口档案整理不规范、制度不健全、管理不到位、应用不充分最为突出。港口项目档案反映了一个重大项目建设的全过程，是港口工程建设活动中的真实记录和企业珍贵的资源，并越来越活跃地参与企业实际生产经营，日益成为推动技术进步、技术创新的催化剂。因此，只有充分管理、利用项目档案，才能发掘其经济效益，如果缺少了这一领域的建设，势必对港口文化的形成产生较大影响，也间或地制约着港口经营发展步伐。

一、港口项目档案存在的现状

港口工程档案包括港口工程建设项目在立项、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收全过程中形成的，以纸质、胶片、光介等载体形式存在的全部文字、图像、声像等文件。笔者通过对泰州各沿江港企的调查摸底，发现在港口项目档案中普遍存在着资料收集不全、利用效率不高、硬件投入不足等共通问题。

（一）建设单位档案意识薄弱

长期以来，在建设领域都存在“重建设、轻档案”的思想，各参建单位普通对建设工程档案管理重视不够，缺乏有力的管理办法和措施。在新的投资形势下，个别投资主体、特别是民营企业，注重短期经济效益，档案意识薄弱，对工程档案管理投入严重不足。

（二）港口档案收集困难，资料缺失严重

港口工程项目投入大、标段多、领域广、参与主体情况各异，给档案收集造成较大影响。现有的项目参建单位与项目部档案管理脱节， 项目法人、监理、施工单位主要是以项目管理部、项目监理部、施工项目部的形式对项目实施管理、监理、施工， 环节上的不連贯，易造成对项目部档案工作的忽视，进一步影响档案资料收集。

（三）信息化程度不够，档案管理与时代脱节

年来，计算机及网络技术在档案管理中广泛运用，档案种类也呈现出多元化的特点， 照片、音像、光盘、磁盘、移动硬盘及相关的支持文件等。然纵观各港口企业的档案管理，还拘泥于手工收集、检索，企业档案室建设不标准、不规范，档案柜陈旧老化，档案保管条件简陋，运用计算机及网络技术管理档案的企业较少，基本还采用信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。档案人员往往重“纸张”轻“实物”，人为造成了收集不全、种类单调，不足以反映整个档港口码头建设的全过程。

二、现阶段港口工程项目档案工作主攻方向

随着《港口法》的颁布实施，港口建设取得长足发展。港口工程投资巨大，建设条件复杂、参建单位多、建设周期长，系统性和专业性强，其工程档案形成较其它档案过程更长、种类更多，这些特征也决定了港口工程项目档案收集、管理的困难性和针对性。

（一）建立健全各项规章制度，使档案工作规范化、标准化

各港口参建单位应该根据国家有关档案的法律法规，结合项目建设的实际情况，加大对港口项目档案的宣传力度，制定切合项目档案管理实际的制度、办法、细则等，对归档范围、归档时间、归档要求、归档原则等作详细说明，使企业不断增强档案的形成意识、收集意识、保护意识和利用意识。同时，企业要主动将工程项目档案列入部门的职责范围和人员的岗位责任制里，明确目标，严格考核，使档案管理法制规范、使档案工作有章可循。

（二）建立起工程档案归集的跟踪、协调机制

收集工作是港口工程档案工作的第一个环节。收集是否科学齐全、内容是否准确完整，都会给港口工程质量、进度、工程项目竣工后运行、改扩建以及设备的维修、管理带来重要影响。一个港口项目从申报到工程竣工经过诸多环节，间隔周期数年，形成的文件材料涉及面广、内容繁杂，涉及的部门及人员多，时间跨度长，稍有疏忽极可能出现遗漏。因此，建立起工程档案归档的跟踪、协调机制显得尤为重要。一是要坚持档案收集与港口工程建设同步，统筹部署、全面安排，确保整个工程周期文件材料无一漏收。二是要确保港口工程建设项目档案的收集责任落实至各涉及单位，对内完善企业档案管理制度，明确责任、超前控制；三是实施合同管理制度，明确合同签署、付款会审环节，强制项目档案管理薄弱的参建单位重视项目档案编制工作。通过这种跟踪、协调机制，不但可以了解工程进展情况，掌握各参建单位档案状况，及时发现解决问题，而且建设单位档案部门可以随时发现参建单位档案编制情况，并通过协调相关部门，采取延迟支付合同进度款等措施，最大程度上确保工程资料收集及时、编制整理规范。

（三）不断完善科技档案信息化的管理

面对新形势、新技术，港口项目档案必须紧随时代步伐，不断创新观念、组织、管理模式、服务手段等，以适应企业发展之需。要重视港口科技信息的开发利用，逐步由封闭式服务转变为开放式服务，由静态服务转变为动态服务； 要利用计算机技术定向为用户提供科技信息的采集、整理、存储、显示等一系列服务。科技档案信息的社会价值并不在于积累信息量的多少，而是在于如何有效地开发和利用，在信息传递过程中的及时性、准确性、针对性和完整性。与此同时，要进一步转变管理方式，加强信息基础设施的建设，配置完备的基础调入，对利用率、使用率较高的科技档案可以利用局域网和互联网，突破地域限制、时间限制，实现科技档案信息资源共享。现今，查找技术资料信息方式已从过去传统期刊、查档案、查手册中转变到网络数据库中查询，因此说，被动的、人工式的档案提供方式将逐步被主动的、现代化的服务方式所代替，这一趋势必不可挡。

（四）提高工程档案工作人员的业务素质。

港口工程专业性强，从前期研究、开始立项到竣工投产，往往需要数年时间，因此，从事港口工程档案管理工作的人员，专业知识和技能应该比一般单位的其他兼职档案人员要更全面。不仅要懂得工程基建档案，还要懂文书档案，甚至懂得与工程有关的专业知识，清楚不同类别的档案的分类整理。所以，必须配备专业技术水平和工程档案管理水平高、工作能力强的专职港口工程档案管理人员负责港口工程档案全过程形成的文件材料的收集、整理工作。