事业单位档案管理信息化建设的途径

孙亮

摘 要：随着我国市场经济体制改革的不断深入发展，事业单位档案数量与需求日益增多。多数事业单位采取档案管理信息化的建设。档案管理信息化是一种全新的档案管理模式，在当前事业单位档案工作中档案管理信息化建设为重点，随着档案管理模式转型的不断推进，提升信息化管理对事业单位档案工作的优化作用进一步凸显。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设

1 档案管理信息化的概念

所谓档案管理信息化是指通过国家档案行政管理部门的统一组织与规划，在进行档案管理活动时，通过对计算机信息技术的应用，进行档案信息资源管理、处置和提供使用服务。进一步实现档案管理模式，将重点从面向档案实体保管方面转向社会提高服务的过程。因此，从本质上说，档案管理信息化是指档案管理模式和工作方式从传统的以档案实体保管为主向现代化的档案管理信息数字化收集、存储、转送，以信息化的形式为社会提供服务的转变过程。

2 事业单位档案工作的现状

2.1 主要内容及特点

随着发展我国已经进入信息时代，事业单位档案是一种重要的文献信息资源，领导一直给予高度重视，对事业工作的发展、领导的决策等方面的发展做出了不可估量的贡献。在工作中有事业单位档案逐步形成，并与事业单位共同发展。种类繁多、数量巨大、涉及范围广就是事业单位档案的特点，事业单位建设、管理、规划及发展的过程都在这些档案材料中直接记述和反映，起到了现实依据的作用，也有历史的查考和凭证的作用。事业单位档案能满足建设和发展的需要，提供相应的原始依据和准确的信息、数据，在实际工作中发挥借鉴和凭证作用即为事业单位档案的实用价值

2.2 工作现状及重要性

由于领导对事业单位档案工作的重视，近些年事业单位档案工作飞速发展。大多数大卫都建立了自己的档案馆、档案室， 也有比较专业的档案管理人员配备。档案管理队伍在规模上日益壮大，素质也有一定的提高，有更加科学、规范档案管理的方法，具有扎实的专业知识，严格遵守《档案法》和相关规章制度和考核管理办法， 逐步达到档案工作体系的完善，并根据自身发展的情况，来制定出更加符合实际、切实可行的归档范围和分类标准一整套管理系统。但当今社会为信息化的时代，如要实现电子政务，电子文档，实现政府“无纸化”办公，加快信息化步伐是很好的解决办法。将信息资源少、更新周期长、特色不明显、使用率过低等问题一一攻破。看清形势，积极采取措施，充分利用现代化信息技术，开展档案工作的信息化建设。

3 事业单位中档案信息化建设的途径

3.1 档案信息化建设的设备支撑

一种全新的信息化建设理念应该在事业单位内部被树立，事业档位应适当加强对各种现代设备的采购，如计算机、光盘的刻录机、打印机、复印机以及扫描仪等，档案的网络管理系统也需要在单位内部开发，在软件硬件的共同工作下，进行信息化建设。政府部门应在软件开发上给予一定的支持，可以通过引入开源软件模式提供事业单位良好的运行软件，然后再由事业单位进行通过以内部需求为基础的二次开发来满足工作要求。同時，也可以将各个事业单位中的档案管理系统软件整合成一个具有较高通用性的开发资源的平台，从而降低开发的费用等。

3.2 提高档案管理人员的专业素质

为达到实现档案管理的信息化建设的目的，档案工作人员应该使自己的自我学习能力得到提高，档案业专业知识的学习不断加强。目前， 对于档案管理，科技的发展提出了新的要求。所以， 这些新技术应该尽快被业务人员努力掌握，做到活学活用，为新时期档案工作的优化提供基础。这需要加强档案工作者获取新信息的能力，并在获取之后进行正确的评估，合理加工和利用。确保合理分配职位，使每个员工都能认真掌握现代计算机技术，并将其和档案管理工作结合起来，强化操作技能培训。

3.3 制定合理的总体规划

在制定档案管理信息化的总体规划的时候，服从服务于事业单位发展的战略是基本要求。以分析事业单位自身的特点与发展目标为基础，再深入进行调查和科学论证，将切实可行的档案管理信息化长远规划及近期计划制定出，形成一个较大规模的网络管理模式，推动档案信息化协调发展。另外，还应注重系统实际应用的效果，重视系统对事业单位信息服务的目标支持，使系统的可扩展性和灵活性最大限度应用，留下扩展空间以供未来发展。

3.4 安全科学管理制度的建立

由于档案管理具有服务的性质，尽量地开发其档案信息是对事业单位的档案馆的基本要求，以便提供利用以及最大限度地发挥档案信息的利用功能，从而达到档案信息资源共享的目标，建立健全和完善事业单位的安全管理制度以及针对事业单位信息化档案的一整套严格的安全措施是其核心，在各个环节上解决信息虚假的隐患。

3.5 推进档案管理信息化标准建设

信息标准化建设是档案信息化建设的重要基础。加强档案管理信息标准化的建设工作，对发展档案事业，促进档案信息化建设健康、有序、协调、稳步地发展，提高档案管理、利用服务的水平，加强档案工作其它社会工作的交流与合作，增进社会、经济效益都具有重要意义。事业单位推进档案管理信息化标准建设应着力从档案管理信息化网络环境的标准化建设与档案信息资源标准化建设两方面进行，尽管制定和完善档案管理信息化的相关标准。

3.6 做到档案信息化、规范化、标准化

规范化、标准化是进行档案信息化建设的一项重要内容，也是衡量档案管理工作现代化水平的一个重要标志。事业单位在进行档案管理信息化时，应该按照国家推荐信息化管理的标准，根据自身发展的需求和特点来制定内部的管理标准体系，在实践中不断进行完善。档案目录数据库，应既符合国家的标准，又有利于实际的操作。应对各立档单位文件及档案的内容、著录项目、数据库结构和格式等作出统一的规定，还要对档案数据库管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等进行统一规范。使得将来电子目录入档案馆之后能实现数据的共享，解决因软件的不同而带来的数据无法转换或者不能读取的问题。

3.7 完善电子档案的管理

在档案管理工作中，确保信息的安全性是最为关键的，因此，需要通过各种途径，来保证档案信息的完整性和安全性。可以通过规范档案电子文件的管理，让所有管理人员都致力于档案管理的安全工作，来逐渐完善管理，同时，还需要加强对价值较高的档案文件的保护，做好档案的备份工作，归档的内容应该包括电子以及纸质版两种。

4 结语

综上所述，通过本文对档案管理信息化建设的粗浅的分析，我们可以了解到对事业单位档案管理使用现代化的信息手段，是当前我国市场经济发展、科学技术进步必然需求，对进一步促进我国社会主义事业建设有着极其重要的现实意义。因此，各个事业单位在日常档案管理中，要加强对档案信息化的总体规划，建设好自己的档案信息化管理模式，使档案信息化更加符合我国发展的标准，适应我国时代发展潮流。

参考文献

[1] 孙艳平：《论事业单位档案的信息化建设》，《科技咨询导报》，2007，（21）。

[2] 王立新.实现档案管理信息化的途径与方法[J].管理科学，2011（5）.