关于加强年鉴图片管理与开发利用的认识

沈 娜

（南海年鉴社 广东 佛山 528200）

一、加强年鉴图片管理的必要性

以前，图片在年鉴中的定位往往是起美化、装饰版面的作用，处于附庸的地位。但近十几年来，随着摄影、排版、印刷技术的日新月异以及业界对图片在年鉴中作用的重新认识和定位，图片在年鉴中的重要性日益凸显，图片使用的数量、质量都有了质的飞跃。各年鉴特别是地方综合年鉴都把图片作为展示区域或行业年度特色的重要舞台，在增加随文图片的同时，很多年鉴还根据每年本地的大事、要事、新事、特事精心组织策划了若干个图片专辑，像《吉林年鉴》、《广州年鉴》、《张家港年鉴》在这方面都是做得比较好的年鉴。笔者试比较了《广州年鉴》以及《奉贤年鉴》从2005年到2012年的图片使用情况（具体见下表）。从下表中我们可以看到，图片使用的数量基本都是逐年递增的，而每年使用的图片数量少则上百张，多则几百张。此外，还有部分收集来的图片是未在年鉴中使用的，这样算来，很多年鉴社或史志编辑部都掌握了成千上万张的图片。而这成千上万张的图片又是如何被管理的呢？是妥善保存还是每年用完就不知所踪呢？

2005～2012年《广州年鉴》和《奉贤年鉴》收录图片情况表

好的图片可以做到“一图胜千言”，它记录的可以是一个重大的历史瞬间、一个城市面貌的变迁或一个生动的生活场景，相较于文字，图片更具客观性、直观性和真实性。年鉴中使用的图片，一般都是经过编辑们多渠道统筹搜集来的，并经过精心挑选使用的，所以这些图片在存史上更具价值。但是如果没有加以妥善地保管和利用，这些珍贵的图片资源不仅会被白白浪费，更将对以后工作的造成影响。因为同文字不同，文字一旦被记载下来出版成书，就能被后人利用，但图片作为一种特殊的载体，只有保存拍摄的底片、纸质照片或数码照片，才能被利用，发挥作用，产生价值。目前，已经有业界同仁意识到这个问题，上海市方志办的丁曦和上海市奉贤区方志办的夏伟燕在《图片数据化入库与应用》中提到“上海市奉贤区地方志办公室在第二轮修志及地情资料编纂中深深认识到图片的缺失、图片保管不当等问题，其中的关键是基础建设不到位，图片资料库不完善，图片管理与使用制度尚欠完备。”为此，上海市奉贤区地方志办公室在2006年起开始着手建立图片库，在图片的管理及利用上进行了有益的探索。而福建年鉴社的林忠玉在其撰写的《建立标准和机制 提高年鉴图片应用功效》中也提到“建设图片数据库，配备专人进行长期建设和管理，对每年搜集的所有图片进行分类归档管理，使各阶段累计的图片成果在长期年鉴工作中充分利用。”为此，笔者认为，年鉴图片的管理及开发利用问题应该引起更多的重视，使这些图片发挥出更大的功用，同时开辟出年鉴服务地区政治经济和社会生活的新路径。

二、加强年鉴图片的管理

以前，图片的保存管理一般是对实体的底片和纸质图片进行保存管理，随着电脑、数码相机的普及和信息化技术的突飞猛进，图片资料的载体及管理模式也发生了变化——由纸质图片变为数字文件，由对实体图片管理变为对数字化图片信息资源的管理。但无论是原始的图片保存管理方式还是数字化图片信息资源的管理，有几项基础工作是必须做好，这样才能确保图片得到有效管理，并为后续开发利用奠定基础。

（一）图片存储安全化

由于图片易损坏，而且一旦损坏就不可修复，特别是电子图片，一旦损坏或丢失了，其影响是不可逆转的。因此，图片管理的首要任务就是要保证图片的安全存储。对纸质图片的安全存储问题，笔者就不赘述了。目前，档案馆对数字图像的存储制度是“多种载体备份，同一载体多份复制。多种载体备份，就是用光盘、外置硬盘、磁盘阵列等载体复制保存同样的数码图像；同一载体多份复制就是利用不同品牌的光盘、硬盘等复制同样内容的图像三套以上。”这也应该成为年鉴电子图片安全存储的原则。而对于通过建立图片库进行图片管理的，由于图片库具有容量大、图片多及开放性等特征，保证图片的安全存储就显得更为重要和复杂，一般都要做好系统的定期备份、双硬盘数据备份和服务器的安全防护。

（二）图片分类科学化

图片的分类是图片管理的基础，只有对图片进行科学的分门别类，才能使图片管理者实现有效管理图片的目的，图片利用者实现快速查找的目的。特别是在图片库的管理中，建立一套合理有效的分类是整合图片资料的先决条件之一。建立不同的图片分类，把图片按照分类进行整理是分类检索的前提，这样才能实现快捷浏览、查找图片的目的。图片的分类一般是先按事件属性进行分类，同一属性的图片再根据拍摄时间的先后进行再分类。电子图片的分类，为方便查找，也可以采取先按图片拍摄时间进行建档分类，再按照事件属性进行再次分类的做法；图片库图片的分类，一般都是按事件属性进行分类。年鉴是区域经济社会情况的反映，年鉴图片亦是经济社会方方面面的写照。因此年鉴图片按属性分类大致可以参照年鉴部类分类方式进行。先设立大的分类，再在大的分类下建立若干小类。设定分类时要注重分类名称的直观性和涵盖性，要避免分类过细。而分类时要注意一旦建立，就不要轻易改动。如南海图片信息管理系统在中心图库中设立了“领导视察”、“重要政务”、“党派群团”、“地方武装”、“政法工作”等25个大类；每个大类下再设若干个小类，如“教育”下设立了“教育科研”、“幼儿教育”、“普通教育”、“高等教育”、“成人教育”、“职业教育”6个小类。

（三）图片说明撰写规范化

“照片是哑巴”，一张图片必须配上准确、规范的文字说明才能算是一张完整的图片，也才有利用的价值。何为准确、规范呢？那就是事件发生的“五个W”，时间、地点、人物、事件等要素缺一不可。图片跟图片说明是相辅相成、密不可分的整体。一张再珍贵的图片，如果缺少文字说明，其使用价值也大为逊色。尤其是历史老照片，如何图片要素不全，由于事过境迁，后人无法辨认和了解，那么就不能准确地揭示和表达出事物的本来面目。很多时候我们都会碰上这样的情况，本来是一张不错的图片，但由于文字图片说明要素不全，往往只能无奈舍弃。南海年鉴社是较早建立图片库的年鉴社，目前图片库已积累了2万多张图片，但由于前期有一部分的图片存在图片信息填写的简单化和不规范现象，导致图片利用也受到一定的制约。因此，近几年来，南海年鉴社已逐步加强图片说明撰写的规范化管理，图片拍摄者上传的图片要有标题、内容、拍摄时间、地点、事件、人物等详细的文字说明；图片上传后，由编辑对每一幅图片说明的要素进行审核把关，确保图片拥有完整的有效信息。

三、年鉴图片的开发利用

图片管理是手段，图片的开发利用是目的。图片只有得到开发利用，才能体现其本身的价值。在工作中，我们经常会遇到为了找一张需要的图片而大费周折，有时甚至是徒劳无功的情况。有感于此，南海年鉴社才在2002年建立了南海图片信息管理系统，对图片进行规范管理，并努力通过各种渠道征集散落在社会上的各类珍贵图片。实践证明，这不仅为年鉴的编纂创造了良好的条件，更为地情资料的修编、地方对外宣传提供了很好的支撑。近年来，南海图片信息管理系统每年为各镇（街道）、机关单位和社会各界提供图片查询、利用服务2000多张次。

（一）为重大活动、对外宣传服务

南海图片信息管理系统建立以来，已先后为全国园林城市及文明城市创建、学习实践科学发展观、佛山市城市升级三年行动、“佛山新跨越——佛山市经济社会发展大型成就展”、改革开放30周年图片展等重大活动及重要展览提供图片利用服务，并为《城市风》、《南海村居行》、《悠游南海》等多本大型宣传册提供丰富、生动的图片素材，为服务地方发展、宣传推介南海发挥了积极的作用。

（二）为地情资料编修服务

在南海区第二轮志书编修中，图片信息管理系统发挥了重要的作用。仅《南海市志》一书中，利用图片系统的图片就超300张。此外，图片系统还为《中国共产党南海区历次代表大会资料汇编》、《南海改革开放大事记》、《辛亥南海志士》等地情书籍提供了大量的图片资料。

[1]丁曦，夏伟燕.图片数据化入库与应用.第十三届全国年鉴学术年会论文集，2012.

[2]林忠玉.建立标准和机制 提高年鉴图片的应用功效.第十三届全国年鉴学术年会论文集，2012.

[3]朱敏彦，沈思睿.地方综合年鉴图片编纂的若干问题.第十三届全国年鉴学术年会论文集，2012.