基于项目管理理论下的南京青奥会政府职能定位研究*

李 铁，邹 铜，李 跃

（1.江苏科技大学（张家港）基础部，江苏 苏州 215600；2.张家港市体育局，江苏 苏州 215600；3.常州机电职业技术学院 体育部，江苏 常州 213000）

1 相关概念界定及其特征

1.1 项目

现代项目管理的理论认为：项目是一个组织为实现自己既定的目标，在一定的时间、人员和其他资源的约束条件下所开展的一种有一定独特性的、一次性的工作。戚安邦在其出版的《项目管理学》中提到“项目可以是一项特定服务或一次独特的活动”。麦克·吉多认为“项目就是一套独特而又相互关联的任务为前提，有效利用资源，为实现一个特定的目标所做的努力。”关于项目不同学者给出不同的定义，但究其特性包括目的性、独特性、一次性、制约性、风险性和过程性等特征。

1.2 项目管理

现代项目管理的理论认为：项目管理是运用各种相关的知识、技能、方法与工具，为满足或超越项目有关各方对项目的要求和期望，所开展的各种计划、组织、领导和控制等方面的活动。其主要特点包括：项目管理的对象是项目或运作（可被当作项目来处理的运作）；项目管理的全过程都贯穿着系统工程的思想；项目管理的组织具有特殊性（临时性、柔性、强调协调性）；项目管理的体制是一种基于团队管理的个人负责制；项目管理的方式是目标管理；项目管理的要点是创造和保持一种使项目顺利进行的环境；项目管理的方法、工具和手段具有先进性、开放性。

2 青奥会及其项目属性

2.1 青奥会

青年奥林匹克运动会（The Youth Olympic Games，YOG）简称为青年奥运会、青奥会。它是一项专为年轻人设立的体育赛事，揉和了体育、教育和文化等领域的内容，并将为推进这些领域与奥运会的共同发展而起着一个催化剂的作用。青奥会每4年一届，分为冬、夏两季，夏季青奥会最长12天。首届夏季青年奥林匹克运动会于2010年8月14日——8月26日在新加坡举行。第二届将于2014年8月16日——8月28日在江苏南京举行，期间将有3500名左右的运动员和900名左右的裁判员及教练员，参加包括26个大项国际性赛事。

青奥会具有将全世界的青年运动员们都集合起来，用一种独特而有力的方式来推广奥林匹克精神，在节日般融洽欢快的气氛中分享世界各地的文化，在年轻人之间提升体育运动意识和参与感，在奥林匹克发展运动中成为一个创新的平台等目标。它还具有城市申办和举办、重视文化教育交流、树立奥林匹克精神、凸显改革和创新等特点。

2.2 青奥会项目属性

2.2.1 目标确定性

焦点对准全球青年，年龄应在14岁到18岁之间，更注重对青年身心健康的教育，更看重运动员之间的交流以及和全世界青年的互动，传达奥林匹克的核心价值——卓越、尊重和友谊。

2.2.2 独特性

青奥会除了体育竞赛，更加注重在运动会举办期间的教育与文化交流，包括奥运价值观、健康的生活方式、反对使用毒品、社会责任、借助数字媒体表达等教育。南京青奥会的理念“绿色青奥、活力青奥、人文青奥”也是其独特性之一。

2.2.3 一次性

一次性是指每个项目都有自己的起点与终点，并且每个项目必须有始有终。对于南京青奥会同样只有一次成败的机会，它可以借鉴以往的赛事经验，但绝对没有可以完全照搬的先例，也不会有完全相同的复制。

2.2.4 制约性与风险性

青奥会的制约性，是由于其赛事的独特性、制约性和一致性造成的，而南京青奥会要做到与众不同，做到更好的创新效果，必须包括各种不确定因素，从而造成其风险的存在。可以说南京青奥会对南京城市品牌营销是一把双刃剑。

2.2.5 具有市场运作前景

青奥会除了具有项目的性质外，自身还包含很多特殊的内容，如广告宣传、媒体报道、活动营销、赛事赞助、志愿者服务等。这些特殊的内容推动和促进着体育赛事的发展，也正是这些特殊的赛事内容，使得像青奥会这种大型的体育赛事得到空前繁荣和发展。

3 南京青奥会政府职能定位

3.1 沟通管理

项目沟通管理，就是为了确保项目信息合理收集和传输，以及最终处理所需实施的一系列过程，包括信息及时适当的产生、收集、传播、保存和最终配置所必须的过程。对于项目来说，要科学的组织、指挥、协调和控制项目的实施过程，就必须进行项目的信息沟通，没有沟通，就没有管理。

青奥会涉及南京社会、经济、文化等方方面面，牵涉关联主体较多的事件，它能够调动众多行业和产业协调运作。其中直接服务人流的有酒店业、餐饮业、旅游业、零售业、娱乐业、交通业、安保业、医疗保健业等；直接服务物流的有交通业、保险业、海关、商检和外运等；直接服务信息流的有咨询业、通讯业、广告业和传媒业等。所以，南京政府必须做好与之相关部门的沟通工作，然后组织选调青奥会期间值班领导分管相关事宜，协助体育局圆满完成比赛。

沟通管理过程中，青奥会的沟通管理是指在青奥会举办过程中组委会各部门之间以及部门同外界之间信息的有效沟通合作。有效的信息沟通能够保证青奥会的协调，使赛事组织内部工作人员以及各相关协作单位了解工作任务，各自按时完成，保证管理的质量。举办青奥会的南京政府必须把握沟通方法与技巧，是选择口头沟通、书面沟通、非语言沟通，还是通过电子媒介沟通，针对不同情况应选择恰当的沟通方式和环境，合理安排沟通的时间，及时针对突发或正常实践进行沟通了解，确保各项工作的顺利进行，圆满完成青奥会的赛事工作。

3.2 决策与评估管理

青奥会一个重要的特征之一就是重视文化教育交流。此外，国际奥委会特别强调文化教育生活和体育竞技同样重要，并完美融合。南京青奥会期间一系列的文化活动、教育交流有没有特色就显得尤为重要。

南京青奥会政府在对文化和教育计划中，对文化教育部提出的一系列活动方案，都必须进行全方面的评估，而后做出决策，最后交给职能部门去执行。当前，南京2014年夏季青奥会文化教育计划提出让参与者在“学习、责任、共享、快乐、成长”等方面的理念，以此来促进奥林匹克精神的传承与持续发展。期间“文化与教育计划”的四个支柱为：学而知之、学而做之、学而立人之、学而共处之。五大主题包括：奥林匹克主义、技能发展、幸福与健康的生活方式、社会责任、表达。虽然文化教育部大的主题和方向已经把握，而涉及各方面的细节问题还没有具体的计划方案。不管针对哪个细节方案，南京政府执行部门都应该充分利用项目评估和决测之间的关系，必须坚持文化教育活动设计的针对性，如奥林匹克知识竞赛、《我为青奥写首歌》比赛、青年奥林匹克文化节等。如下图关于青年奥林匹克文化节活动方案决策与评估示意图。

图1 青年奥林匹克文化节评估与决策之间的关系

3.3 成本与风险管理

项目成本管理是由于人们开展项目活动而占用和消耗资源形成的，而项目活动就是为实现项目目标服务的。因此，在确保项目目标的前提下人们可以通过从控制项目活动多少、规模和内容等方面入手而最终实现对项目成本的有效管理。刚刚结束的伦敦奥运会十分强调“节俭”理念，14个新建场馆中有8个是比较简陋的“临建”，奥运会后就要拆除或移位。南京青奥会组委杨卫泽表示，南京将把“节俭”二字贯穿本届青奥会筹办始终，严格按照“能改不建、能修不换、能租不买、能借不租，花好每一分钱，努力做到简约不简单，精炼又不失精彩”的原则。此外，南京政府还必须坚持以下几个工作重点来切实做好青奥勤廉建设，加强青奥会成本管理，即全面开展勤廉教育工作，积极创新青奥会筹办工作推进机制，切实加强青奥会筹办全程监管，严肃查处违纪违法行为。

一般的成本核算采用WBS成本和算法，利用WBS方法先对青奥会的工作任务进行分解直到可以确认，再估算每个单一WBS要素的费用，当进度计划表和WBS工作分解表完成后就可以进行青奥会的成本核算。

核算出青奥会的成本后，将成本指标分解落实到每个项目部门，通过分解将计划成本作为标准控制各部门的支出。对青奥会赛事成本进行有效控制的关键是要经常及时地分析项目成本的实际状况，尽早地发现项目成本出现的偏差和问题，以便在情况变坏之前能够及时采取纠正措施。

风险管理主要涉及：第一类自然性突发事件，主要包括气象灾害、地震灾害、地质灾害等；第二类是事故灾难，包括安全事故、环境污染和生态破坏事故等；第三类是公共卫生事件，包括重特大传染病疫情、重特大动植物疫情、食品安全事件等；第四类是社会安全事件，包括重大群体性事件、重大刑事案件、涉外突发公共事件等。

南京青奥会在全面分析评估风险因素的基础上，根据风险类别准备不同的应急预案，制定行之有效的管理方案，在不可避免的风险情况下，依据预案降低赛事成本。所以说项目成本管理和项目风险管理有着非常密切的关系。

3.4 质量管理

办好青奥会，是党中央、国务院交给南京的光荣任务，南京政府应充分抓住这次机遇加快体育和文化强省建设，提升江苏省社会文明程度和良好国际形象，并在建设“现代人文绿都”进程中扩大南京影响力。新华日报2011年11月18日报道了南京青奥会组委会全体（扩大）会议上李学勇关于高水平高质量高效率做好青奥会筹备工作的讲话。文中指出：要求充分认识办好南京青奥会的重大意义，进一步明确筹办工作的重要原则和重点，切实加强组织领导，突出工作重点，把握序时进度，统筹规划安排，高水平、高质量、高效率地做好各项筹备工作，确保南京青奥会圆满成功。根据以上情况，本届青奥会对南京政府提出很高的要求，可以说是一次历史性的挑战和机遇。

南京青奥会质量的好坏关系着国家的声望和南京城市的发展。通过查阅文献资料认为全局上南京政府应从以下几个方面把握：（1）加强整体设计，进一步突出南京青奥会“活力青奥、人文青奥、绿色青奥”的理念，使南京青奥会在奥林匹克史上留下独特印记；（2）提高赛事管理水平，按照“高起点规划、高标准建设，高效能管理”的要求，一丝不苟抓好竞赛组织工作，为世界各地运动员搭建公平竞赛的平台；（3）强化市场开发，制定切实可行的推广计划，全面实行市场化运作，把潜在资源转变为现实财源。厉行节约办会，认真落实国家有关要求，力戒铺张浪费，做到少花钱、多办事、办好事。展现美好南京，着力优化城市功能、优化服务环境、优化人居环境，既办好青奥会，又为城市留下宝贵财富。针对具体项目南京政府应该以不断监控和改进为核心思想，做好预防工作和项目质量检验工作，并纠编和补救。

4 结束语

青奥会是基于青少年、为了青少年、在青少年中广泛传播“卓越、友谊、尊重”的奥林匹克理念，鼓励和引导青少年积极参与体育运动，突出世界青少年之间的交流与合作。如此盛大规模的体育赛事，需要南京政府积极地、全力地投入到青奥会的运作和管理之中。要将青奥会举办好，为运动员以及来自世界各地媒体和观众服务到位，科学合理的项目管理理论必不可少。通过本课题的研究，以期引起广大读者对项目管理与大型体育赛事（文化活动）发展问题的重视，也希望本课题能够为南京青奥会组委的赛事管理提供借鉴作用。

［1］赵灵峰.职业体育发展中的政府职能定位［J］.广州体育学院学报，2012，32（1）：15-18.

［2］戚安邦.项目管理学［M］.北京：科学出版社，2007.

［3］柳鸣毅，陈昌盛，胡海旭，等.大型体育赛事运行理念嬗变—基于新加坡青奥会的亲身体验［J］.体育与科学，2011，32（2）：41-42.